Secretária de Administração

Portway - Handling de Portugal S. A.; Lisboa; Presencial; EUR 18 000 - 24 000; Tempo integral

Resumo da oferta

A Portway - Handling de Portugal S. A. procura uma Secretária de Administração para atuar na sede em Lisboa, reportando-se à CEO. A função envolve tarefas administrativas, garantindo o cumprimento de procedimentos e boas práticas na empresa.

Entre as responsabilidades estão o acolhimento de visitantes, gestão de correio, organização de documentação, planeamento de viagens e reservas, gestão de agendas e apoio direto à Administração, contribuindo para a eficiência global da organização.

Qualificações

• Experiência mínima de 3 anos em funções similares.
• Domínio do Microsoft Office.
• Inglês fluente (nível mínimo exigido).

Responsabilidades

• Receber e encaminhar visitantes, mantendo cordialidade.
• Gerir correio físico e digital, registando e distribuindo.
• Organizar arquivo de documentos conforme procedimentos internos.
• Planear viagens, alojamentos e transportes; preparar salas de reunião.
• Atualizar agendas da Administração e cumprir prazos.
• Gestão de consumíveis e economato.
• Lançar faturas na plataforma interna.
• Apoio direto à Administração.
• Executar outras funções administrativas compatíveis com o cargo.

Conhecimentos

Inglês fluente

Microsoft Office

Organização

Planeamento

Comunicação

Formação académica

12º ano de escolaridade

Descrição da oferta de emprego

A Portway - Handling de Portugal S. A. pretende recrutar para a sua sede, em Lisboa um/a colaborador/a para exercer a função de Secretária de Administração. Com reporte hierárquico à CEO, a posição a recrutar terá como principal missão, a execução de tarefas administrativas relativas ao funcionamento da empresa, garantindo a adoção de boas práticas e o cumprimento dos procedimentos definidos.

Principais Responsabilidades:

• Receber e encaminhar visitantes, garantindo uma comunicação cordial e eficiente;
• Receber, registar, distribuir e expedir correio físico e digital;
• Organizar e arquivar documentos de acordo com os procedimentos internos;
• Planear e reservar viagens, alojamentos e transporte; assegurar a marcação e preparação de salas de reunião, garantindo os recursos necessários;
• Organizar e atualizar as agendas da Administração e de outros responsáveis, assegurando o cumprimento de prazos e compromissos;
• Gestão de consumíveis e economato;
• Gestão e lançamento de faturas em plataforma interna;
• Apoio direto à Administração;
• Executar outras funções administrativas compatíveis com a natureza do cargo, contribuindo para a eficiência global da empresa.

Requisitos da Função:

• Habilitações literárias ao nível de 12ª ano de escolaridade ou frequência universitária (preferencial);
• Experiência mínima de 3 anos em funções similares;
• Domínio da língua inglesa;
• Domínio do Microsoft Office na ótica do utilizador.

Perfil Comportamental Privilegiado:

• Capacidade de organização e planeamento;
• Atenção ao detalhe;
• Flexibilidade;
• Capacidade de comunicação;