Personal Assistant

Just Vargas; Lisboa; Presencial; EUR 24 000 - 32 000; Tempo integral

Resumo da oferta

A Just Vargas, consultora de recursos humanos com atuação em Lisboa, está a recrutar um/a Personal Assistant para apoiar a Administração e o Board de um cliente internacional na zona de Lisboa.

Procura-se profissional com formação superior em Secretariado Executivo, Gestão ou Administração, experiência como Executive Assistant ou Office Manager, excelente organização, confidencialidade e capacidade de atuar sob pressão.

Qualificações

• Formação superior relacionada com Secretariado Executivo, Gestão ou Administração.
• Experiência comprovada em funções executivas (Executive Assistant, PA, Office Manager) em contexto empresarial.
• Capacidade de gerir prioridades com autonomia e de antecipar necessidades.
• Comunicação institucional e relacionamento com stakeholders corporativos.
• Domínio de ferramentas de produtividade e organização (MS Office, gestão de agendas, videoconferência).
• Sentido de confidencialidade, discrição, resiliência e profissionalismo.

Responsabilidades

• Suporte executivo à Administração e ao Board, assegurando rigor, confidencialidade e eficiência.
• Gestão de agendas complexas, com múltiplos interlocutores, garantindo alinhamento e antecipação de necessidades.
• Preparação de briefings, dossiers executivos e materiais de suporte à decisão.
• Gestão de correspondência institucional (email, chamadas, documentos), assegurando comunicação clara e profissional.
• Acompanhamento de decisões, follow-ups, monitorização de prioridades estratégicas.
• Relação com stakeholders internos, externos e Board, garantindo alinhamento e representação institucional.
• Organização de reuniões de Board, gestão documental, arquivo confidencial e revisão de documentos, relatórios e apresentações.
• Planeamento e coordenação de reuniões internas e externas, incluindo logística, documentação e preparação de materiais estratégicos.
• Planeamento de viagens (voos, alojamento, transfers, logística) e organização de eventos corporativos e reuniões estratégicas de alto nível.
• Suporte à equipa de Fleet & Facilities em temas como viagens, catering e correio interno.

Formação académica

Secretariado Executivo

Gestão

Administração

Ferramentas

MS Office

Videoconferência

Descrição da oferta de emprego

A Just Vargas é uma consultora derecursos humanos que recruta, forma, acompanha, desafia e incentiva candidatose empresas a tirarem o melhor proveito de seus talentos.

Atualmente, estamos a contratar um/a PersonalAssistant, para umcliente internacional, de referência, na zona de Lisboa.

Procuramos um/aprofissional capaz de assegurar suporte executivo de excelência, e garantireficiência na tomada de decisão da Administração e do Board.

Principais responsabilidades

• Suporte executivo àAdministração e ao Board, assegurando rigor, confidencialidade eeficiência;
• Gestão de agendas complexas,e com múltiplos interlocutores, garantindo alinhamento e antecipação denecessidades;
• Preparação de briefings,dossiers executivos e materiais de suporte à decisão;
• Gestão de correspondênciainstitucional (email, chamadas, documentos), assegurando comunicação clarae profissional;
• Acompanhamento de decisões,follow-ups, monitorização de prioridades estratégicas;
• Relação com stakeholdersinternos, externos e membros do Board, garantindo alinhamento erepresentação institucional;
• Organização de reuniões deBoard, gestão documental, arquivo confidencial e revisão de documentos,relatórios e apresentações;
• Planeamento e coordenação dereuniões internas e externas, incluindo logística, documentação epreparação de materiais estratégicos;
• Planeamento de viagens (voos,alojamento, transfers, logística) e organização de eventos corporativos ereuniões estratégicas de alto nível;
• Suporte à equipa de Fleet& Facilities em temas como viagens, catering e correio interno.

Requisitos

• Formação superior emSecretariado Executivo, Gestão, Administração ou área equivalente;
• Experiência comprovada comoExecutive Assistant, PA, Office Manager ou função similar em contextoexecutivo;
• Elevada capacidade de gestãode prioridades, autonomia e antecipação de necessidades;
• Competências de comunicaçãoinstitucional e relacionamento com stakeholders corporativos;
• Domínio avançado deferramentas de produtividade e organização (MS Office, gestão de agendas,videoconferência);
• Sentido de confidencialidade,discrição, resiliência e profissionalismo;
• Capacidade de atuar emambientes exigentes, com múltiplos interlocutores e ritmo acelerado.

Perfil valorizado

• Proatividade;
• Capacidade de antecipação;
• Atenção ao detalhe;
• Maturidade profissional;
• Capacidade de lidar cominformação sensível.