Assistente Executiva

Largo Tempo SGPS - SA; Lisboa; Presencial; EUR 18 000 - 30 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Plano de saúde

Subsídio de alimentação 9€/dia

Subsídio de transporte

Dia de férias extra no aniversário

Resumo da oferta

Grupo Largo Tempo SGPS - SA procura uma Assistente Executiva para assegurar o suporte administrativo, documental, logístico e operacional às várias empresas do Grupo, contribuindo para o apoio organizacional à Administração.

A candidata ideal tem experiência consolidada em secretariado, forte organização, autonomia, domínio de MS Office e foco na coordenação entre departamentos, viagens nacionais/internacionais e atendimento a entidades.

Qualificações

• Formação profissional ou superior em Secretariado ou área afim.
• Experiência de 5 a 10 anos em funções de secretariado e apoio administrativo.
• Gestão de tarefas administrativas com contacto a múltiplos interlocutores.
• Bons conhecimentos de MS Office (Outlook, Word, Excel).
• Grande organização, responsabilidade, confidencialidade e proatividade.
• Experiência em assessoria de escritório e apoio a Diretores/Administração.
• Capacidade de organizar viagens e deslocações profissionais.

Responsabilidades

• Gestão administrativa e documental de forma eficiente.
• Coordenação operacional dos escritórios e apoio à Administração.
• Gestão de economato, serviços gerais e frota.
• Apoio administrativo aos departamentos e projetos.
• Organização de viagens/ deslocações nacionais e internacionais.
• Atendimento e suporte logístico a clientes, fornecedores e visitantes.

Conhecimentos

Secretariado

Gestão documental

Microsoft Office

Organização

Comunicação interpessoal

Apoio a Diretores

Proatividade

Formação académica

Secretariado

Ferramentas

Outlook

Word

Excel

Descrição da oferta de emprego

Quem somos

O Grupo Largo Tempo procura reforçar a sua equipa administrativa com a contratação de uma Assistente Executiva, responsável por assegurar o suporte administrativo, documental, logístico e operacional às diferentes empresas do Grupo, contribuindo simultaneamente para o apoio organizacional à Administração.

Procuramos profissional experiente, com percurso profissional consolidado em funções de secretariado e apoio administrativo, altamente organizada e proativa, garantindo o bom funcionamento dos escritórios, a coordenação dos serviços de suporte e o acompanhamento administrativo de assuntos da Administração.

Missão da Função

Assegurar o funcionamento eficiente dos serviços administrativos e de apoio das empresas do Grupo Largo Tempo, garantindo a gestão documental, a coordenação operacional dos escritórios, a gestão dos serviços de suporte e o apoio administrativo à Administração, contribuindo para a organização, eficiência e bom funcionamento da atividade empresarial.

Principais Responsabilidades

Gestão Administrativa e Documental

• Receber, registar, distribuir e arquivar correspondência física e eletrónica.
• Organizar e manter atualizados os arquivos físicos e digitais das empresas do Grupo.
• Garantir o correto registo, organização e controlo da documentação administrativa.
• Assegurar a atualização dos sistemas de arquivo documental e plataformas de partilha de documentos.
• Apoiar a gestão e controlo de contratos, licenças, seguros e outra documentação administrativa.
• Elaborar mapas, listagens, relatórios e documentação de suporte à atividade.

Coordenação Operacional dos Escritórios

• Zelar pelo bom funcionamento dos escritórios e espaços de trabalho.
• Identificar necessidades operacionais e coordenar a respetiva resolução.
• Articular com fornecedores e prestadores de serviços externos.
• Solicitar e acompanhar orçamentos para serviços de manutenção e apoio.
• Garantir a adequada organização das salas de reuniões e espaços comuns.

Gestão de Economato, Serviços Gerais e Frota

• Gerir necessidades de economato e consumíveis das diferentes localizações.
• Coordenar serviços de apoio ao funcionamento dos escritórios.
• Assegurar o acompanhamento administrativo da frota automóvel do Grupo.
• Coordenar inspeções, revisões, manutenções, seguros e processos de aluguer de viaturas.
• Acompanhar necessidades de manutenção preventiva e corretiva das instalações.

Apoio Administrativo aos Departamentos

• Prestar suporte administrativo às diferentes áreas da organização.
• Assegurar o expediente administrativo geral das empresas do Grupo.
• Apoiar a organização documental de projetos e iniciativas internas.
• Garantir o encaminhamento eficiente de informação e pedidos entre departamentos.

Apoio à Administração

• Organizar viagens e deslocações nacionais e internacionais da Administração, incluindo reservas, alojamento e transportes.
• Assegurar a preparação da documentação necessária para deslocações e viagens.
• Apoiar a organização de reuniões e compromissos da Administração.
• Preparar documentação, apresentações e informação de suporte sempre que solicitado.
• Efetuar o tratamento e encaminhamento de correspondência dirigida à Administração.
• Apoiar na elaboração de mapas de despesas e no acompanhamento administrativo de assuntos correntes.

Atendimento e Suporte Logístico

• Receber clientes, fornecedores, parceiros e visitantes.
• Assegurar o atendimento telefónico e o encaminhamento de chamadas.
• Apoiar a organização de eventos corporativos, formações e reuniões internas.
• Garantir o apoio logístico necessário às atividades da empresa.

Qualificações e Experiências Requeridas

• Formação profissional ou superior em Secretariado, Secretariado de Direção, Assessoria de Administração, Gestão Administrativa ou área similar (preferencial).
• Experiência profissional mínima de 5 a 10 anos em funções de secretariado, apoio administrativo ou assessoria administrativa.
• Experiência na gestão de tarefas administrativas diversificadas e contacto com múltiplos interlocutores.
• Bons conhecimentos de Microsoft Office, nomeadamente Outlook, Word e Excel.
• Excelente capacidade de organização e gestão de prioridades.
• Elevado sentido de responsabilidade, rigor e confidencialidade.
• Forte capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal.
• Perfil autónomo, proativo e orientado para a resolução de problemas.
• Capacidade para gerir vários assuntos em simultâneo e responder a contextos exigentes.
• Experiência profissional em assessoria de escritório (obrigatório)
• Experiência profissional em apoio a Diretores ou Administração (preferencial)
• Experiência na organização de viagens e deslocações profissionais.
• Conhecimentos de gestão documental.
• Valorizamos percursos profissionais marcados pela estabilidade, continuidade e dedicação às organizações onde desempenharam funções.

Benefícios

• Integração num Grupo empresarial sólido e em crescimento.
• Função diversificada e transversal à organização.
• Contacto próximo com diferentes áreas de negócio.
• Estabilidade profissional e oportunidade de desenvolvimento.
• Remuneração compatível com a experiência e qualificações demonstradas.
• Atribuição de dia de férias extra em dia de aniversário;
• Plano de saúde (de acordo com o procedimento da empresa);
• Subsídio de alimentação 9€/dia;
• Subsídio de transporte;