HR & Administrative Specialist (K/M/inni)

HRK S.A.; Województwo mazowieckie; On-site; PLN 90,000 - 150,000; Full time

Job summary

HRK S.A. poszukuje HR & Administrative Specialist (K/M/inni) do międzynarodowej firmy farmaceutycznej. Stanowisko obejmuje administrację cyklu zatrudnienia, wsparcie procesów płacowych, koordynację rekrutacji oraz zapewnienie zgodności procesów HR z przepisami prawa.

Wymagane jest min. 5 lat doświadczenia i biegła znajomość HRIS oraz MS Excel. Oferujemy możliwość pracy w środowisku międzynarodowym, organizację podróży służbowych i wsparcie administracyjne.

Qualifications

• Wyższe wykształcenie w obszarze HR, administracji biznesowej lub pokrewnym.
• Minimum 5 lat doświadczenia w administracji personalnej/HR.
• Doświadczenie w obsłudze całego cyklu zatrudnienia i administracji płacowej.

Responsibilities

• Administracja cyklem zatrudnienia pracownika i dokumentacją personalną.
• Wspieranie procesów płacowych oraz ewidencji czasu pracy.
• Koordynacja procesów rekrutacyjnych i komunikacja z kandydatami.
• Zapewnianie zgodności HR z przepisami prawa (RODO, prawo pracy).
• Wsparcie administracyjne i organizacyjne spotkań międzynarodowych i podróży służbowych.

Skills

Systemy HRIS

Onboarding / Offboarding

Rekrutacja

Zarządzanie dokumentacją

Komunikacja z pracownikami

Education

Licencjat/Magister HR

Tools

MS Excel

Job description

Dla mojego klienta międzynarodowej firmy farmaceutycznej, która od wielu lat specjalizuje się w terapiach hormonalnych dla kobiet i mężczyzn, poszukuję osoby na stanowisko HR & Administrative Specialist (K/M/inni).

HR & Administrative Specialist (K/M/inni)odpowiada za bieżące wsparcie operacyjne w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi oraz administracji biznesowej, zapewniając prawidłową, efektywną i terminową realizację procesów pracowniczych, prowadzenie dokumentacji oraz działań administracyjnych.

Stanowisko obejmuje administrację całym cyklem zatrudnienia pracownika, wsparcie procesów płacowych, koordynację rekrutacji, zapewnienie zgodności procesów HR z przepisami prawa, zarządzanie dokumentacją oraz wsparcie organizacji międzynarodowych spotkań i podróży służbowych.

Główne obowiązki

1. Administracja personalna i obsługa cyklu zatrudnienia pracownika

• Przygotowywanie umów o pracę, aneksów, zaświadczeń oraz innych dokumentów związanych z zatrudnieniem.
• Koordynowanie procesów onboardingu i offboardingu, w tym przygotowywanie dokumentacji, organizowanie dostępów do systemów oraz komunikacji z pracownikami.
• Prowadzenie i aktualizowanie akt osobowych pracowników, baz danych HR oraz dokumentacji personalnej.
• Monitorowanie okresów próbnych, terminów zakończenia umów, ważności badań lekarskich, zezwoleń na pracę oraz obowiązkowych szkoleń.
• Przygotowywanie standardowych pism kadrowych i zaświadczeń o zatrudnieniu.
• Wspieranie pracowników w kwestiach związanych z administracją personalną, benefitami oraz systemami HR.

2. Obsługa procesów płacowych i ewidencja czasu pracy

• Gromadzenie i weryfikowanie comiesięcznych danych do naliczania wynagrodzeń, w tym informacji o nieobecnościach, urlopach, premiach, prowizjach oraz zmianach dotyczących pracowników.
• Koordynowanie przekazywania danych płacowych do zewnętrznych dostawców usług kadrowo-płacowych oraz zapewnienie terminowej realizacji procesów.
• Prowadzenie ewidencji czasu pracy i urlopów.
• Udzielanie odpowiedzi na standardowe pytania pracowników dotyczące wynagrodzeń i benefitów oraz przekazywanie bardziej złożonych spraw do odpowiednich osób.

3. Koordynacja procesów rekrutacyjnych

• Publikowanie ogłoszeń o pracę oraz wstępna selekcja aplikacji na podstawie ustalonych kryteriów.
• Koordynowanie i przeprowadzanie rozmów rekrutacyjnych oraz prowadzenie komunikacji z kandydatami.
• Przygotowywanie ofert zatrudnienia i dokumentacji niezbędnej przed rozpoczęciem pracy.
• Współpraca z agencjami rekrutacyjnymi oraz menedżerami odpowiedzialnymi za zatrudnienie.
• Prowadzenie i aktualizowanie dokumentacji oraz zestawień dotyczących procesów rekrutacyjnych.

4. Zgodność procesów HR z przepisami (HR Compliance)

• Zapewnienie kompletności, poprawności i zgodności akt osobowych oraz dokumentacji HR z obowiązującymi przepisami.
• Aktualizowanie i utrzymywanie wzorów dokumentów HR, polityk wewnętrznych oraz formularzy.
• Monitorowanie obowiązkowych działań związanych z przestrzeganiem przepisów oraz prowadzenie odpowiedniej dokumentacji.
• Wspieranie audytów HR oraz zapewnienie właściwego przetwarzania poufnych danych pracowników zgodnie z wymogami RODO (GDPR).

5. Wsparcie administracyjne i biznesowe

• Zarządzanie obiegiem dokumentacji biznesowej, w tym procesami zatwierdzania, przechowywania i archiwizacji dokumentów.
• Wsparcie organizacji spotkań międzynarodowych i regionalnych, w tym koordynowanie podróży służbowych, zakwaterowania oraz kwestii logistycznych.
• Współpraca z dostawcami i zewnętrznymi usługodawcami w sprawach administracyjnych.
• Prowadzenie i aktualizowanie dokumentacji administracyjnej oraz zestawień.

Wymagania

• Preferowane wykształcenie wyższe licencjackie lub magisterskie w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, administracji biznesowej lub pokrewnym.
• Minimum 5 lat doświadczenia zawodowego w administracji personalnej, operacjach HR lub na stanowisku łączącym obowiązki HR i administracyjne.
• Doświadczenie w obsłudze procesów związanych z całym cyklem zatrudnienia pracownika oraz administracją płacową.
• Doświadczenie w pracy z systemami HRIS oraz systemami zarządzania danymi pracowników.
• Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office, w szczególności programu Excel.
• Biegła znajomość języka polskiego i angielskiego
• Doświadczenie w pracy w środowisku międzynarodowym będzie dodatkowym atutem.

Kluczowe kompetencje

• Bardzo dobre umiejętności organizacyjne i dbałość o szczegóły.
• Proaktywne, praktyczne i zorientowane na potrzeby innych podejście do pracy.
• Wysokie poczucie odpowiedzialności za powierzone zadania, skuteczność w ich realizacji oraz konsekwencja w monitorowaniu postępów.
• Umiejętność ustalania priorytetów i zarządzania wieloma terminami jednocześnie.
• Bardzo dobre umiejętności komunikacyjne i interpersonalne.
• Umiejętność zachowania poufności i dyskrecji w pracy z danymi wrażliwymi.
• Samodzielność w działaniu oraz umiejętność odpowiedniego eskalowania problemów.
• Elastyczność i zdolność adaptacji do zmieniającego się środowiska biznesowego.

Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI)

• Poprawność i terminowość przygotowywania dokumentacji HR oraz danych do naliczania wynagrodzeń.
• Kompletność, aktualność i gotowość dokumentacji personalnej do audytów.
• Terminowa realizacja procesów onboardingu i offboardingu zgodnie z ustalonym harmonogramem.
• Sprawna i profesjonalna obsługa zapytań pracowników.
• Terminowa realizacja działań administracyjnych związanych z rekrutacją.
• Skuteczne monitorowanie terminów i realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy oraz wewnętrznych procedur HR.
• Poprawne i terminowe przetwarzanie faktur oraz dokumentów w ramach wewnętrznych procesów administracyjnych.
• Rzetelna i sprawna obsługa administracyjna floty samochodowej, podróży służbowych oraz spotkań biznesowych.

Zapraszamy do aplikowania bez względu na płeć, wiek, pochodzenie etniczne, orientację seksualną, tożsamość płciową, niepełnosprawność czy inne cechy różnicujące.