Senior Executive Assistant – Rechterhand MD

Pienk; Rijswijk; On-site; EUR 54,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

25 vakantiedagen

10 extra vakantiedagen bij kopen

Goede pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Ruimte voor persoonlijke en/profession

ontwikkeling

Moderne werkplek in Rijswijk

Internationale werkomgeving

Veel verantwoordelijkheid en directie-

Job summary

Pienk zoekt een ervaren Executive Assistant die de Managing Director ondersteunt op directieniveau en meedenkt over efficiëntere processen. Je houdt zicht op prioriteiten, bewaakt acties en organiseert internationaal reizen en meetings.

Je werkt dicht bij HR en interne stakeholders, met een focus op 1-op-1 ondersteuning en nauwkeurige coördinatie van tijd en informatie. Ervaring met AI-tools en moderne digitale platforms is een pré.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau of vergelijkbaar.
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als Executive Assistant, Personal Assistant, Directiesecretaresse of vergelijkbaar.
• Ervaring met intensieve 1-op-1 ondersteuning van een directielid of senior executive.
• Ervaring met complexe agenda's en snel veranderende prioriteiten.
• Ervaring met het organiseren van internationale reizen en meetings.
• Uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.
• Goede kennis van Microsoft Office.
• Ervaring met SharePoint is een pré.
• Affiniteit met moderne digitale tools en interesse in AI.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Beschikbaarheid voor 32 tot 40 uur per week.
• Bereidheid om volledig vanuit het kantoor in Rijswijk te werken.

Responsibilities

• Beheren en strategisch plannen van de complexe agenda van de Managing Director.
• Stellen en bewaken van prioriteiten en voorkomen dat de agenda onnodig volloopt.
• Voorbereiden, organiseren en opvolgen van afspraken en vergaderingen.
• Verzorgen en coördineren van correspondentie en communicatie.
• Voorbereiden en verzamelen van informatie die de Managing Director nodig heeft.
• Coördineren van nationale en internationale reizen.
• Afstemmen van gezamenlijke reizen en afspraken van directieleden.
• Organiseren van teammeetings en gezamenlijke bijeenkomsten.
• Notuleren van de maandelijkse MT-vergadering en bewaken van actiepunten.
• Bewaken van deadlines, afspraken en openstaande acties.
• Ondersteunen bij administratieve werkzaamheden, waaronder contractbeheer en facturatie.
• Structureren en beheren van documentatie.
• Afstemmen met interne afdelingen, waaronder HR.
• Professioneel onderhouden van contacten met collega's, klanten, leveranciers en andere stakeholders.
• Meedenken over efficiëntere werkprocessen en het praktisch inzetten van digitale tools en AI.

Skills

HBO-niveau/denkniveau

5+ jaar ervaring

1-op-1 ondersteuning

complexe agenda

internationale reizen

Nederlands & Engels (vloeiend)

Microsoft Office

SharePoint (pré)

AI/digitale tools interesse

Sterke organisatorische vaardigheden

32–40 uur per week beschikbaar

Kantoorwerk in Rijswijk

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

SharePoint

Microsoft Teams

Loop

Job description

Pienk zoekt een ervaren Executive Assistant die de Managing Director ondersteunt op directieniveau en meedenkt over efficiëntere processen. Je houdt zicht op prioriteiten, bewaakt acties en organiseert internationaal reizen en meetings.

Je werkt dicht bij HR en interne stakeholders, met een focus op 1-op-1 ondersteuning en nauwkeurige coördinatie van tijd en informatie. Ervaring met AI-tools en moderne digitale platforms is een pré.