Secretariëel / administratief ondersteuner

Gemeente Veere; Zeeland; On-site; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Job summary

Bij Oranje zoekt een administratieve medewerker voor de afdeling Dienstverlening. De taak omvat het plannen van overleggen, reserveren van ruimten, en het opstellen van agenda’s en benodigde stukken.

Ook agenda- en e-mailbeheer voor het afdelingshoofd en teamleider, met uitvoering van acties en het bewaken van processen. Daarnaast ondersteunt u digitale en fysieke post, factuurcodes en informatie op de gemeentelijke site, en draagt bij aan vakantieroosters.

Qualifications

• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.

Responsibilities

• Plannen en coördineren van overleggen.
• Reserveren van ruimten en opstellen van agenda en stukken.
• Agenda- en e-mailbeheer voor afdelingshoofd en teamleider.
• Acties uitzetten en bewaken van processen en gemaakte afspraken.
• Ondersteuning van digitale en fysieke post, facturatie en website-informatie.
• Liever dagelijks contact met interne stakeholders en teamoverleggen.

Skills

Mondelinge communicatie

Schriftelijke communicatie

Klantgerichtheid

Luisteren

Doorzettingsvermogen

Tactisch handelen

Resultaatgericht werken

Samenwerken

Besluitvaardigheid

Organiseren

Plannen en organiseren

Kritisch denken

Job description

Opdrachtomschrijving

De organisatie

Onze organisatie telt ongeveer 300 medewerkers. Deze medewerkers zijn verdeeld over zes afdelingen; Bedrijfsvoering, Openbare Ruimte, Dienstverlening, Ruimtelijke Ontwikkeling, Maatschappelijke Ontwikkeling en Programma’s & Projecten. Je toekomstige collega’s ervaren korte lijnen binnen de gemeente Veere, een informele werksfeer, vrijheid, eigen verantwoordelijkheid en uitdaging in hun functie.

Team

Je komt te werken binnen de afdeling Dienstverlening ter ondersteuning van het afdelingshoofd en een teamleider

Opdracht

Plannen van overleggen, reserveren van ruimten en het indien nodig opstellen van de agenda en het verzamelen van de benodigde stukken hiervoor.

Agenda- en e-mailbeheer afdelingshoofd en teamleider. Waar nodig acties uitzetten en bewaken van processen/ gemaakte afspraken.

Ondersteunende werkzaamheden voor de afdeling gericht op de digitale en fysieke post, coderen van facturen, actueel houden van de informatie over de afdeling op de gemeentelijke website, het maken van vakantieroosters, laten ondertekenen van brieven en het anonimiseren van documenten.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Bereidheid om aanwezig te zijn op kantoor in Domburg.

Competenties

• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
• Klantgericht
• Luisteren
• Doorzettingsvermogen
• Tactisch gedrag
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Assertiviteit
• Besluitvaardigheid
• Organiseren
• Kritisch
• Plannen en organiseren

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg ma-do

Is hybride werken mogelijk: Nee