Secretariëel / administratief ondersteuner (zzp - freelance)

gemeente Veere; Domburg; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Gemeente Veere zoekt een organisator die binnen de afdeling Dienstverlening de ondersteuning verzorgt voor het afdelingshoofd en een teamleider. Je plant overleggen, reserveert ruimten, stelt agenda's op en verzamelt tijdig de benodigde stukken.

Daarnaast beheer je agenda's en e-mail correspondentie, voer je acties uit en bewaak je processen en gemaakte afspraken. Je werkt aan de digitale en fysieke post, codering van facturen en houd je de afdeling online accuraat.

Qualifications

• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid (heldere communicatie)
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (zakelijk schrijven)
• Klantgericht handelen en dienstverlening
• Luisteren naar collegae en stakeholders
• Doorzettingsvermogen bij drukte en deadlines
• Tactisch gedrag in samenwerking en besluitvorming
• Resultaatgericht werken en doelgericht handelen
• Samenwerken in teamverband
• Assertiviteit in overleg en besluitvorming
• Besluitvaardigheid bij prioriteiten
• Organiseren van werkprocessen en planning
• Kritisch denken en kwaliteitsbewaking
• Plannen en organiseren van werkzaamheden

Responsibilities

• Plannen van overleggen, reserveren van ruimten en het indien nodig opstellen van de agenda en het verzamelen van de benodigde stukken hiervoor.
• Agenda- en e-mailbeheer afdelingshoofd en teamleider. Waar nodig acties uitzetten en bewaken van processen/ gemaakte afspraken.
• Ondersteunende werkzaamheden voor de afdeling gericht op de digitale en fysieke post, coderen van facturen, actueel houden van de informatie over de afdeling op de gemeentelijke website, het maken van vakantieroosters, laten ondertekenen van brieven en het anonimiseren van documenten.

Skills

Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid

Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

Klantgericht

Luisteren

Doorzettingsvermogen

Tactisch gedrag

Resultaatgericht werken

Samenwerken

Assertiviteit

Besluitvaardigheid

Organiseren

Kritisch

Plannen en organiseren

Job description

De organisatie

Onze organisatie telt ongeveer 300 medewerkers. Deze medewerkers zijn verdeeld over zes afdelingen; Bedrijfsvoering, Openbare Ruimte, Dienstverlening, Ruimtelijke Ontwikkeling, Maatschappelijke Ontwikkeling en Programma’s & Projecten. Je toekomstige collega’s ervaren korte lijnen binnen de gemeente Veere, een informele werksfeer, vrijheid, eigen verantwoordelijkheid en uitdaging in hun functie.

Team

Je komt te werken binnen de afdeling Dienstverlening ter ondersteuning van het afdelingshoofd en een teamleider

Opdracht

• Plannen van overleggen, reserveren van ruimten en het indien nodig opstellen van de agenda en het verzamelen van de benodigde stukken hiervoor.
• Agenda- en e-mailbeheer afdelingshoofd en teamleider. Waar nodig acties uitzetten en bewaken van processen/ gemaakte afspraken.
• Ondersteunende werkzaamheden voor de afdeling gericht op de digitale en fysieke post, coderen van facturen, actueel houden van de informatie over de afdeling op de gemeentelijke website, het maken van vakantieroosters, laten ondertekenen van brieven en het anonimiseren van documenten.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Competenties

• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling);
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk);
• Klantgericht;
• Luisteren;
• Doorzettingsvermogen;
• Tactisch gedrag;
• Resultaatgericht werken;
• Samenwerken;
• Assertiviteit;
• Besluitvaardigheid;
• Organiseren;
• Kritisch;
• Plannen en organiseren.