Secretariëel / administratief ondersteuner

Gemeente Veere; Veere; On-site; EUR 27,000 - 34,000; Full time

Job summary

Gemeente Veere zoekt een secretariële/administratieve ondersteuning voor het behandel van agenda’s, vergaderingen en postverwerking. U beheert de agenda en e-mail van het afdelingshoofd en teamleider, zet acties uit en bewaakt lopende processen en afspraken binnen de gemeente.

De organisatie telt circa 300 medewerkers verdeeld over zes afdelingen; korte lijnen, informele werksfeer en eigen verantwoordelijkheid kenmerken de functie. Kantoorlocatie: Domburg.

Qualifications

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare secretariële of administratieve functie.
• Bereidheid om aanwezig te zijn op kantoor in Domburg.
• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente is een plus

Responsibilities

• Plannen van overleggen en reserveren van vergaderruimten.
• Opstellen van agenda’s en verzamelen van benodigde stukken.
• Beheren van agenda en e-mail van het afdelingshoofd en teamleider.
• Zetten van acties en bewaken van processen en gemaakte afspraken.
• Ondersteunen bij verwerking van digitale en fysieke post.
• Coderen van facturen en bijhouden van afdeling op gemeentelijke website.
• Maken vakantieroosters en laten brieven ondertekenen.
• Anonimiseren van documenten.

Skills

Organisatie

Administratieve ondersteuning

Communicatie

Education

MBO-4 diploma of gelijkwaardig

Job description

Wat ga je doen?

Je plant overleggen en reserveert vergaderruimten. Waar nodig stel je agenda’s op en verzamel je de benodigde stukken. Je beheert de agenda en e-mail van het afdelingshoofd en een teamleider. Je zet acties uit en bewaakt processen en gemaakte afspraken. Je ondersteunt bij de verwerking van digitale en fysieke post. Je codeert facturen en houdt de informatie over de afdeling op de gemeentelijke website actueel. Je maakt vakantieroosters, laat brieven ondertekenen en anonimiseert documents.

OrganisatieOnze organisatie telt ongeveer 300 medewerkers. Deze medewerkers zijn verdeeld over zes afdelingen; Bedrijfsvoering, Openbare Ruimte, Dienstverlening, Ruimtelijke Ontwikkeling, Maatschappelijke Ontwikkeling en Programma’s & Projecten. Je toekomstige collega’s ervaren korte lijnen binnen de gemeente Veere, een informele werksfeer, vrijheid, eigen verantwoordelijkheid en uitdaging in hun functie.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare secretariële of administratief ondersteunende functie
• Bereidheid om aanwezig te zijn op kantoor in Domburg

Gunningscriteria

• Aantoonbaar afgeronde opleiding in een administratieve/secretariële richting
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare secretariële of administratief ondersteunende functie
• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente