Administratief ondersteuner

Multiselect Publiek; Domburg; On-site; EUR 30,000 - 45,000; Full time

Job summary

Multiselectpubliek zoekt een administratief ondersteuner voor de afdeling Dienstverlening in Veere. U ondersteunt het afdelingshoofd en een teamleider met planning, agendabeheer en documentbeheer.

Verantwoordelijkheden omvatten postverwerking, factuurcodering, website-actualisatie, vakantieroosters en het redigeren van correspondentie terwijl u nauw samenwerkt met interne stakeholders. Reist of werkt op kantoor in Domburg is vereist.

Qualifications

• Aantoonbaar afgeronde mbo-4 opleiding in een administratieve/secretariele richting.
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare secretariele of administratieve functie.
• Bereidheid om op kantoor in Domburg aanwezig te zijn.
• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente.

Responsibilities

• Plannen van overleggen, reserveren van ruimten en indien nodig opstellen van de agenda en verzamelen van stukken.
• Agenda- en e-mailbeheer voor het afdelingshoofd en teamleider; acties uitzetten en afspraken bewaken.
• Ondersteunende werkzaamheden voor de afdeling, zoals digitale en fysieke post, coderen van facturen, bijhouden van informatie op de gemeentelijke website, vakantieroosters opstellen, brieven laten ondertekenen en documenten anonimiseren.

Skills

Administratieve vaardigheden

Secretariële ondersteuning

Agenda-beheer

Documentverwerking

Education

MBO-4 administratieve/secretariële richting

Tools

MS Office

Job description

Onze organisatie telt ongeveer 300 medewerkers. Deze medewerkers zijn verdeeld over zes afdelingen; Bedrijfsvoering, Openbare Ruimte, Dienstverlening, Ruimtelijke Ontwikkeling, Maatschappelijke Ontwikkeling en Programma’s & Projecten. Je toekomstige collega’s ervaren korte lijnen binnen de gemeente Veere, een informele werksfeer, vrijheid, eigen verantwoordelijkheid en uitdaging in hun functie.

Je komt te werken binnen de afdeling Dienstverlening ter ondersteuning van het afdelingshoofd en een teamleiderOpdracht

• Plannen van overleggen, reserveren van ruimten en het indien nodig opstellen van de agenda en het verzamelen van de benodigde stukken hiervoor.
• Agenda- en e-mailbeheer afdelingshoofd en teamleider. Waar nodig acties uitzetten en bewaken van processen/ gemaakte afspraken.
• Ondersteunende werkzaamheden voor de afdeling gericht op de digitale en fysieke post, coderen van facturen, actueel houden van de informatie over de afdeling op de gemeentelijke website, het maken van vakantieroosters, laten ondertekenen van brieven en het anonimiseren van documenten.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4 in een administratieve/ secretariele richting;
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare secretariele of administratief ondersteunende functie;
• Bereidheid om aanwezig te zijn op kantoor in Domburg;
• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente.