Secretaresse

Maastricht UMC+; Limburg; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

Bij Oranje zoekt een flexibele secretaresse ter ondersteuning van het management binnen het Servicebedrijf MIT. Je maakt deel uit van een team secretaresses en vult waar nodig aan voor collega's.

Je beheert complexe agenda's, verzorgt correspondentie en fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de balie van 09:00 tot 17:00 uur, voorbereidende notulen, vergaderingen en de organisatie van bijeenkomsten en reizen.

Qualifications

• Je hebt een proactieve en zelfstandige werkhouding.
• Je bent servicegericht, flexibel en collegiaal.
• Je gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's en plannen van afspraken en overleggen.
• Verzorgen van correspondentie, inkomende post en documentbeheer.
• Functie als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en balie bemanning (09:00–17:00).
• Voorbereiden, notuleren en uitwerken van vergaderingen en actielijsten.
• Organiseren van bijeenkomsten en reizen/overnachtingen boeken.

Skills

Proactieve houding

Zelfstandig werken

Servicegericht

Flexibiliteit

Collegialiteit

Discreet handelen

Job description

Werkzaamheden

• Je ondersteunt als Secretaresse het management van het Servicebedrijf MIT, als onderdeel van een team van secretaresses. Je ondersteunt een of meer managers en valt waar nodig in voor collega's.
• Beheren van complexe agenda's en plannen van afspraken en overleggen
• Verzorgen van correspondentie, inkomende post en documentbeheer
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten
• Bemannen van de balie van 09:00 tot 17:00 uur volgens rooster
• Voorbereiden, notuleren en uitwerken van vergaderingen
• Bewaken van actiepunten uit overleggen
• Organiseren van bijeenkomsten en evenementen
• Registreren van ziek- en herstelmeldingen
• Boeken van reizen en accommodaties
• Aanmaken van inkooporders

Context en doelstelling

• Werken binnen het secretariaat van het Servicebedrijf MIT van onze opdrachtgever
• Opvangen van een acuut capaciteitstekort doordat meerdere plaatsen in het team langere tijd niet zijn ingevuld
• Overbruggen van de periode tot de vaste vacature structureel is ingevuld
• Borgen van de continuïteit van de managementondersteuning en de bemanning van de balie
• Onderdeel van een team van secretaresses, waarbij je waar nodig invalt voor collega's

Competenties

Je hebt een proactieve en zelfstandige werkhouding en bent servicegericht, flexibel en collegiaal. Je gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie.