Secretaresse | 24-32 uur | Eindhoven

Actief Werkt!; Eindhoven; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Actief Werkt in Eindhoven zoekt een secretaresse die als organisatorische spil binnen het secretariaat optreedt. Je ondersteunt zeven managers en helpt bij de organisatie van bijeenkomsten voor verschillende programma's binnen de organisatie.

Je weet prioriteiten te stellen en houdt overzicht in een dynamische werkomgeving. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt en onderhoudt contact met collega's, bestuurders en externe relaties.

Responsibilities

• Beheren en coördineren van agenda's van meerdere managers;
• Organiseren van interne en externe vergaderingen en bijeenkomsten;
• Afstemmen van afspraken met collega's, bestuurders en externe relaties;
• Verzorgen van vergaderruimtes, faciliteiten en praktische voorbereidingen;
• Bewaken van actiepunten, deadlines en gemaakte afspraken;
• Verwerken van correspondentie en administratieve documenten;
• Beantwoorden van het centrale telefoonnummer en ontvangen van bezoekers;
• Publiceren van berichten en opstellen van planningen;
• Archiveren en beheren van documenten en informatie.

Job description

Als secretaresse ben je de organisatorische spil binnen het secretariaat. Samen met twee collega's ondersteun je zeven managers en help je bij de organisatie van bijeenkomsten voor verschillende programma's binnen de organisatie. Je hebt veel contact met collega's, samenwerkingspartners en bestuurders uit de regio.

Je weet prioriteiten te stellen, houdt overzicht in een dynamische werkomgeving en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Je werkzaamheden bestaan uit:

• Beheren en coördineren van agenda's van meerdere managers;
• Organiseren van interne en externe vergaderingen en bijeenkomsten;
• Afstemmen van afspraken met collega's, bestuurders en externe relaties;
• Verzorgen van vergaderruimtes, faciliteiten en praktische voorbereidingen;
• Bewaken van actiepunten, deadlines en gemaakte afspraken;
• Verwerken van correspondentie en administratieve documenten;
• Beantwoorden van het centrale telefoonnummer en ontvangen van bezoekers;
• Publiceren van berichten en opstellen van planningen;
• Archiveren en beheren van documenten en informatie.