Managementassistent

Albert Schweitzer Ziekenhuis; Zuid-Holland; Presencial; EUR 28.000 - 39.000; Tempo integral

Resumo da vaga

Bij Oranje zoekt een Secretaresse B / Managementassistent die zelfstandig en professioneel secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning biedt aan de bedrijfsleider, manager stafdienst of medisch specialist. Je zorgt voor een soepele coördinatie van afspraken, informatie en werkzaamheden.

Je beheert agenda’s, behandelt correspondentie en zorgt voor correcte verslaglegging. Je bent een belangrijke schakel die knelpunten signaleert en praktische verbeteringen aandraagt binnen de

Qualificações

• Een mbo-4 opleiding Directiesecretaresse of Managementassistent.
• Ruime ervaring in een zelfstandige secretariële of managementondersteunende functie.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met relevante softwarepakketten.
• Kennis van de gezondheidszorg en affiniteit met administratieve processen.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Een zelfstandige, proactieve en georganiseerde werkhouding.
• Tact, klantgerichtheid en kunnen omgaan met verschillende belangen.
• Zorgvuldigheid en integriteit bij vertrouwelijke informatie.
• Flexibiliteit in een dynamische werkomgeving.

Responsabilidades

• Beheren van agenda’s en plannen van afspraken met prioriteitsbewaking.
• Als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en telefonie.
• Behandelen van bezoekers en ontvangst.
• Zelfstandig opstellen van brieven, notities en documenten.
• Bijhouden van actiepunten en voortgang terugkoppelen aan leidinggevende.
• Notuleren en voorbereiden van vergaderingen en documenten.
• Organiseren van bijeenkomsten, congressen en presentaties.
• Ondersteunen bij beleidsvoorbereiding en rapportages.
• Signaleren van knelpunten en aandragen van verbeteringen.
• Coördineren van selectie-/indiensttredingsprocedures.
• Bijhouden personeels-, vakantie- en aanwezigheidsplanning.
• Beheren van digitale archieven en dossiers.

Conhecimentos

Digitale vaardigheden

Communicatie

Organisatie

Klantgerichtheid

Vertrouwelijke informatie

Proactief

Formação

Directiesecretaresse/Managementassistent mbo-4

Ferramentas

Microsoft Office

DMS / Dossierbeheersysteem

Descrição da vaga

Opdrachtomschrijving

Als Secretaresse B /Management assistent bied je zelfstandige en professionele secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan de bedrijfsleider, manager stafdienst, commissie of medisch specialist. Je bent een belangrijke schakel binnen de organisatie en zorgt ervoor dat afspraken, informatie en werkzaamheden soepel en zorgvuldig worden gecoördineerd.

Jouw werkzaamheden

• Beheren van agenda’s, plannen van afspraken en bewaken van prioriteiten.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgen voor een goede telefonische bereikbaarheid.
• Ontvangen en professioneel te woord staan van bezoekers.
• Zelfstandig behandelen van correspondentie en opstellen van brieven, notities en andere documenten.
• Bewaken van actiepunten, afspraken en de voortgang van werkzaamheden en hierover terugkoppelen aan de leidinggevende.
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen, inclusief agenda’s, verslagen, actie- en besluitenlijsten.
• Organiseren en coördineren van bijeenkomsten, congressen en presentaties.
• Ondersteunen bij beleidsvoorbereiding, rapportages, jaarverslagen, protocollen en richtlijnen.
• Signaleren van knelpunten en aandragen van praktische verbeteringen binnen de bedrijfsvoering.
• Coördineren en bewaken van selectie- en indiensttredingsprocedures.
• Bijhouden van personeels-, vakantie- en aanwezigheidsplanning.
• Beheren van digitale archieven, dossiers en documentatiesystemen.
• Bewaken van relevante procedures, regelingen en afspraken.
• Bijdragen aan afdelingsoverleg en de begeleiding en inwerkperiode van nieuwe medewerkers.

Wat breng je mee?

• Een relevante opleiding op minimaal mbo-4-niveau, bijvoorbeeld Directiesecretaresse of Managementassistent.
• Ruime ervaring in een zelfstandige secretariële of managementondersteunende functie.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met relevante softwarepakketten.
• Kennis van de gezondheidszorg en affiniteit met administratieve en organisatorische processen.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Een zelfstandige, proactieve en georganiseerde werkhouding.
• Tact, klantgerichtheid en het vermogen om effectief met verschillende belangen en niveaus om te gaan.
• Zorgvuldigheid en integriteit, vooral bij het werken met vertrouwelijke en strategische informatie.
• Flexibiliteit en het vermogen om goed te functioneren in een dynamische en soms hectische werkomgeving.