Recordbeheerder (zzp - freelance)

Laborijn; Doetinchem; On-site; EUR 30,000 - 38,000; Full time

Job summary

Laborijn is de uitvoeringsorganisatie voor participatiewet en aanverwante wetten en zoekt een ervaren recordbeheerder voor het team Archief en Informatiebeheer. Je bewaakt de juistheid en volledigheid van informatie en ondersteunt audits en beleid.

Je werkt in een team van 7 collega's en draagt bij aan digitale en fysieke informatiebeheerspraktijken. Hybride werken is niet mogelijk; dagelijkse uitvoering vindt op kantoor plaats.

Qualifications

• Je bent georganiseerd en werkt volgens vaste processen.
• Je werkt nauwkeurig en detailgericht.
• Je bent servicegericht en denkt mee met vakgroepen.
• Je werkt graag samen met collega’s binnen en buiten het Informatiebeheerteam.
• Je werkt zelfstandig en proactief.
• Je bent kwaliteitsgericht en bewaakt volledigheid van informatie.

Responsibilities

• Dossiers correct en volledig opbouwen.
• Juist classificeren en registeren van documenten.
• Vernietigingsprocessen voorbereiden volgens de selectielijst.
• Dossiers overdragen naar depot voor bewaring.
• Periodieke kwaliteitscontroles op dossiers en registraties.
• Audits voorbereiden en benodigde informatie aanleveren.
• Risico’s signaleren en adviseren over verbeteringen.
• Informatiebeheerbeleid opstellen en actualiseren.
• Richtlijnen voor archiveren in het DMS opstellen en onderhouden.
• Processen uitwerken voor vernietiging, overbrenging en besluitvorming.
• Vraagbaak voor collega's bij archiveren en dossieropbouw.
• Samenwerken met functioneel beheer bij DMS-verbeteringen

Skills

Gestructureerd werken

Nauwkeurig

Servicegericht

Teamspeler

Verantwoordelijk

Proactief

Job description

Organisatie

Laborijn is de uitvoeringsorganisatie voor de Participatiewet, Wet Inburgering en de Wet sociale werkvoorziening voor de gemeenten Aalten en Doetinchem. Voor de gemeenten Montferland en Oude IJsselstreek voeren wij de Wet sociale werkvoorziening uit.

Wij ondersteunen inwoners voor wie werk niet vanzelfsprekend is, op hun weg naar een baan. Is die baan nog niet mogelijk of lukt het alleen met een vorm van ondersteuning of begeleiding? Dan staan wij ook voor de inwoner klaar. Kom werken in een organisatie waar meedoen in de samenleving voor iedereen centraal staat!

Opdracht

Laborijn staat op een belangrijk kantelpunt. Waar informatie nu vaak pas aan het einde van een proces wordt gearchiveerd, zetten wij de stap naar een toekomst waarin informatie vanaf het eerste moment digitaal wordt beheerd. Met de invoering van een nieuw Document Management Systeem (DMS) en de verdere ontwikkeling van onze informatiehuishouding, bouwen we aan een moderne, betrouwbare en toekomstbestendige organisatie.

Voor onze vakgroep Archief en Informatiebeheer zoeken wij een enthousiaste ervaren Recordbeheerder.

Als recordbeheerder werk je in een team van 7 directe collega’s en ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse uitvoering van informatiebeheer. De recordbeheerder controleert dat dossiers volledig, correct en duurzaam worden opgebouwd, beheerd en bewaard. Je zorgt ervoor dat de archiefwetgeving wordt geborgd, ondersteunt audits en voorkomt juridische risico’s door controle op zorgvuldig beheer van digitale en fysieke informatie. Op inhoud ben je het eerste aanspreekpunt voor de collega’s binnen de vakgroep Archief en Informatiebeheer. Daarnaast is de recordbeheerder in staat om jouw kennis over te dragen aan andere recordbeheerders.

Als recordbeheerder:

• Controleer je of dossiers correct en volledig worden opgebouwd
• Draag je zorg voor het juist classificeren en registeren van documenten
• Bereid je vernietigingsprocessen voor aan de hand van de selectielijst
• Breng je dossiers over naar het depot voor bewaring
• Voer je periodiek kwaliteitscontroles uit op dossiers en registraties
• Bereid je audits voor en lever je de benodigde informatie aan
• Signaleer je risico’s, afwijkingen en adviseer je over verbetermogelijkheden
• Draag je bij aan het opstellen en actualiseren van informatiebeheerbeleid
• Draag je bij aan het opstellen en onderhouden van richtlijnen voor archiveren in het DMS
• Werk je processen uit voor vernietiging, overbrenging en besluitvorming
• Ben je de een vraagbaak voor collega’s voor archiveren, registeren en dossieropbouw en ondersteun je vakgroepen bij het correct toepassen van processen
• Werk je samen met de collega’s van functioneel beheer bij verbeteringen in het DMS

Competenties

• Je bent georganiseerd en werkt gestructureerd volgens vaste processen;
• Je werkt nauwkeurig en detailgericht;
• Je bent servicegericht. Je denkt mee met vakgroepen, biedt praktische oplossingen en kan daarbij heldere uitleg geven aan collega's;
• Je bent gericht op samenwerken met zowel collega’s binnen en buiten het Informatiebeheerteam;
• Je werkt zelfstandig en proactief;
• Je bent kwaliteitsgericht en bewaakt de juistheid en volledigheid van informatie.

Benodigd aantal professionals

1.

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal Schaal 7 cao SGO. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Offerte-eisen

Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde, dit valt niet onder bovenstaande bepaling.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma - Di - Wo - Do -Vr. Is hybride werken mogelijk: Nee.