Recordbeheerder

All About Work; Doetinchem; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

All About Work zoekt een recordbeheerder die zorgvuldig informatie beheert en bewaart binnen een groeiende organisatie. Je ondersteunt digitalisering en draagt bij aan een toekomstbestendig DMS en een betrouwbare informatiehuishouding.

In deze rol vorm je de schakel tussen archief, informatiebeheer en collega's. Je bent aanspreekpunt voor de vakgroep Archief en Informatiebeheer en werkt in een team van directe collega's.

Qualifications

• Minimaal mbo-4 in informatiebeheer of gelijkwaardig.
• Aantoonbare kennis van Archiefwet, AVG en Woo.
• Ervaring met dossiervorming, metadata en bewaartermijnen.
• Kennis van DMS en zaaksystemen.

Responsibilities

• Dossiers controleren of ze volledig zijn opgebouwd.
• Classificeren en registreren van documenten.
• Vernietigingsprocessen voorbereiden volgens de selectielijst.
• Dossiers overzetten naar het depot voor bewaring.
• Periodieke kwaliteitscontroles op dossiers en registraties.
• Audits voorbereiden en benodigde informatie aanleveren.
• Signalen van risico’s en afwijkingen herkennen en verbeteren adviseren.
• Bijdragen aan informatiebeheerbeleid en richtlijnen voor archiveren in het DMS.

Skills

Organisatie

Nauwkeurigheid

Servicegericht

Samenwerken

Proactief

Education

Opleiding informatiebeheer (MBO-4)

Tools

Decos JOIN

SharePoint

Verseon

Job description

Over de functie

ft 32972

Als recordbeheerder werk je aan het zorgvuldig beheren, controleren en duurzaam bewaren van informatie binnen een organisatie die volop in ontwikkeling is. Je ondersteunt de verdere digitalisering van het informatiebeheer en draagt bij aan een toekomstbestendig DMS en een betrouwbare informatiehuishouding. In deze rol ben je een belangrijke schakel tussen archief, informatiebeheer en de dagelijkse praktijk van collega’s. Je werkt in een team van directe collega’s en bent een inhoudelijk aanspreekpunt voor de vakgroep Archief en Informatiebeheer.

Wat ga je doen

• Je controleert of dossiers correct en volledig worden opgebouwd.
• Je draagt zorg voor het juist classificeren en registreren van documenten.
• Je bereidt vernietigingsprocessen voor aan de hand van de selectielijst.
• Je brengt dossiers over naar het depot voor bewaring.
• Je voert periodiek kwaliteitscontroles uit op dossiers en registraties.
• Je bereidt audits voor en levert de benodigde informatie aan.
• Je signaleert risico’s en afwijkingen en adviseert over verbetermogelijkheden.
• Je draagt bij aan het opstellen en actualiseren van informatiebeheerbeleid.
• Je draagt bij aan het opstellen en onderhouden van richtlijnen voor archiveren in het DMS.
• Je werkt processen uit voor vernietiging, overbrenging en besluitvorming.
• Je bent een vraagbaak voor collega’s voor archiveren, registreren en dossieropbouw en ondersteunt vakgroepen bij het correct toepassen van processen.
• Je werkt samen met collega’s van functioneel beheer bij verbeteringen in het DMS.

Eisen

• Je hebt aantoonbaar een afgeronde opleiding informatiebeheer, documentaire informatievoorziening, administratie, SOD I en/of een direct vergelijkbare opleiding op minimaal mbo-4 niveau.
• Je hebt aantoonbare kennis van de Archiefwet, AVG en/of Woo.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met dossiervorming, metadata, bewaartermijnen en/of archiefverwerkingsprocessen.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met DMS en/of zaaksystemen.

Wensen

• Je hebt aantoonbare werkervaring met Decos JOIN, Sharepoint en/of Verseon.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het toepassen van metadata én selectielijsten binnen een archief-, informatie- en/of documentmanagementomgeving.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met informatiebeheer, waarbij je minimaal 2 jaar ervaring kunt aantonen.

Competenties

• Je bent georganiseerd en werkt gestructureerd volgens vaste processen.
• Je werkt nauwkeurig en detailgericht.
• Je bent servicegericht, denkt mee met vakgroepen en biedt praktische oplossingen met heldere uitleg aan collega’s.
• Je bent gericht op samenwerken met zowel collega’s binnen als buiten het Informatiebeheerteam.
• Je werkt zelfstandig en proactief.
• Je bent kwaliteitsgericht en bewaakt de juistheid en volledigheid van informatie.

ft 32972