Recordbeheerder 32 u p/w

BlueTrail; Netherlands; On-site; EUR 34,000 - 52,000; Full time

Job summary

Laborijn zoekt een ervaren Recordbeheerder voor het team Archief en Informatiebeheer in een centrale rol. Je beheert dagelijkse processen rondom informatiebeheer en zorgt ervoor dat dossiers volledig, correct en duurzaam worden opgebouwd, beheerd en bewaard.

Je borgt archiefwetgeving, ondersteunt audits en voorkomt juridische risico’s door zorgvuldige omgang met digitale en fysieke informatie. Je deelt kennis en ondersteunt collega’s bij het toepassen van processen en DMS-richtlijnen.

Qualifications

• Verantwoordelijkheden op gebied van informatiemanagement
• Kennis van archiefwetgeving is een pré
• Goede communicatieve vaardigheden
• Proactief en nauwkeurig in dossiers
• Affiniteit met digitale documentstromen van DMS

Responsibilities

• Controleer of dossiers correct en volledig worden opgebouwd
• Zorg voor juiste classificatie en registratie van documenten
• Bereid vernietigingsprocessen voor volgens de selectielijst
• Breng dossiers over naar het depot voor bewaring
• Voer periodieke kwaliteitscontroles uit op dossiers en registraties
• Bereid audits voor en lever benodigde informatie aan
• Signaleer risico’s en adviseer over verbeteringen
• Draag bij aan opstellen en actualiseren van informatiebeheerbeleid
• Draag bij aan opstellen en onderhouden van richtlijnen voor archiveren in het DMS
• Werk processen uit voor vernietiging, overbrenging en besluitvorming
• Ondersteun vakgroepen bij correct toepassen van processen
• Werk samen met functioneel beheer bij verbeteringen in het DMS

Job description

Opdracht

Laborijn staat op een belangrijk kantelpunt. Waar informatie nu vaak pas aan het einde van een proces wordt gearchiveerd, zetten wij de stap naar een toekomst waarin informatie vanaf het eerste moment digitaal wordt beheerd. Met de invoering van een nieuw Document Management Systeem (DMS) en de verdere ontwikkeling van onze informatiehuishouding, bouwen we aan een moderne, betrouwbare en toekomstbestendige organisatie.

Voor onze vakgroep Archief en Informatiebeheer zoeken wij een enthousiaste ervaren Recordbeheerder.

Als recordbeheerder werk je in een team van 7 directe collega’s en ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse uitvoering van informatiebeheer. De recordbeheerder controleert dat dossiers volledig, correct en duurzaam worden opgebouwd, beheerd en bewaard. Je zorgt ervoor dat de archiefwetgeving wordt geborgd, ondersteunt audits en voorkomt juridische risico’s door controle op zorgvuldig beheer van digitale en fysieke informatie. Op inhoud ben je het eerste aanspreekpunt voor de collega’s binnen de vakgroep Archief en Informatiebeheer. Daarnaast is de recordbeheerder in staat om jouw kennis over te dragen aan andere recordbeheerders.

Als recordbeheerder:

• Controleer je of dossiers correct en volledig worden opgebouwd
• Draag je zorg voor het juist classificeren en registeren van documenten
• Bereid je vernietigingsprocessen voor aan de hand van de selectielijst
• Breng je dossiers over naar het depot voor bewaring
• Voer je periodiek kwaliteitscontroles uit op dossiers en registraties
• Bereid je audits voor en lever je de benodigde informatie aan
• Signaleer je risico’s, afwijkingen en adviseer je over verbetermogelijkheden
• Draag je bij aan het opstellen en actualiseren van informatiebeheerbeleid
• Draag je bij aan het opstellen en onderhouden van richtlijnen voor archiveren in het DMS
• Werk je processen uit voor vernietiging, overbrenging en besluitvorming
• Ben je de een vraagbaak voor collega’s voor archiveren, registeren en dossieropbouw en ondersteun je vakgroepen bij het correct toepassen van processen
• Werk je samen met de collega’s van functioneel beheer bij verbeteringen in het DMS