Recordbeheerder

1UP Training; Arnhem; On-site; EUR 36,000 - 60,000; Full time

Job summary

1UP Training zoekt een ervaren recordbeheerder die verantwoordelijk is voor dagelijkse informatiebeheerprocessen. Je controleert dossiers, registreert metadata en bewaartermijnen, en bereidt audits voor.

Je werkt samen met een team en draagt kennis over aan collega’s. Ervaring met DMS/zaaksystemen en kennis van relevante wet- en regelgeving zijn vereist.

Qualifications

• Aantoonbare mbo-4 of hoger opleiding in informatiebeheer of gelijkwaardig.
• Kennis van Archiefwet, AVG en Woo.
• Ervaring met dossiervorming, metadata, bewaartermijnen en archiveringsprocessen.
• Ervaring met DMS en/of zaaksystemen.

Responsibilities

• Controleren of dossiers correct en volledig worden opgebouwd.
• Classificeren en registeren van documenten.
• Voorbereiden van vernietigingsprocessen volgens de selectielijst.
• Overdragen van dossiers naar het depot voor bewaring.
• Periodiek uitvoeren van kwaliteitscontroles op dossiers en registraties.
• Voorbereiden van audits en leveren van benodigde informatie.
• Signalen van risico’s en adviseren over verbeteringen.
• Bijdragen aan informatiebeheerbeleid en richtlijnen voor archiveren in het DMS.
• Uitwerken van processen voor vernietiging, overbrenging en besluitvorming.
• Ondersteunen van collega’s bij archiveren en documentbeheer.

Skills

Archiefwet kennis

AVG kennis

Woo kennis

Dossiervorming

Metadata

Bewaartermijnen

Archiveringsprocessen

Education

Opleiding informatiebeheer (MBO-4+)

Tools

Decos JOIN

Sharepoint

Verseon

Job description

Functie
Recordbeheerder
Wij zoeken een enthousiaste, ervaren recordbeheerder. Je werkt in een team van 7 directe collega’s en bent verantwoordelijk voor de dagelijkse uitvoering van informatiebeheer. Je controleert dat dossiers volledig, correct en duurzaam worden opgebouwd, beheerd en bewaard. Je zorgt dat archiefwetgeving wordt geborgd, ondersteunt audits en voorkomt juridische risico’s door controle op zorgvuldig beheer van digitale en fysieke informatie. Op inhoud ben je het eerste aanspreekpunt voor collega’s binnen de vakgroep Archief en Informatiebeheer en je bent in staat jouw kennis over te dragen aan andere recordbeheerders.

Taken en verantwoordelijkheden
Belangrijkste werkzaamheden

Controleren of dossiers correct en volledig worden opgebouwd
Zorgen voor het juist classificeren en registeren van documenten
Voorbereiden van vernietigingsprocessen aan de hand van de selectielijst
Overbrengen van dossiers naar het depot voor bewaring
Periodiek uitvoeren van kwaliteitscontroles op dossiers en registraties
Voorbereiden van audits en aanleveren van de benodigde informatie
Signaleren van risico’s en afwijkingen en adviseren over verbetermogelijkheden
Bijdragen aan het opstellen en actualiseren van informatiebeheerbeleid
Bijdragen aan het opstellen en onderhouden van richtlijnen voor archiveren in het DMS
Uitwerken van processen voor vernietiging, overbrenging en besluitvorming
Fungeren als vraagbaak voor collega’s voor archiveren, registeren en dossieropbouw en ondersteunen van vakgroepen bij het correct toepassen van processen
Samenwerken met collega’s van functioneel beheer bij verbeteringen in het DMS

Jouw profiel
Voor deze rol ben je: enthousiast, ervaren en in staat om kennis over te dragen aan andere recordbeheerders.OrganisatieLaborijn is de uitvoeringsorganisatie voor de Participatiewet, Wet Inburgering en de Wet sociale werkvoorziening voor de gemeenten Aalten en Doetinchem. Voor de gemeenten Montferland en Oude IJsselstreek voeren wij de Wet sociale werkvoorziening uit.
Wij ondersteunen inwoners voor wie werk niet vanzelfsprekend is, op hun weg naar een baan. Is die baan nog niet mogelijk of lukt het alleen met een vorm van ondersteuning of begeleiding? Dan staan wij ook voor de inwoner klaar. Kom werken in een organisatie waar meedoen in de samenleving voor iedereen centraal staat!

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding informatiebeheer, documentaire informatievoorziening, administratie, SOD I en/of direct vergelijkbare opleiding op minimaal mbo-4 niveau
• Aantoonbare kennis van de Archiefwet, AVG en/of Woo
• Aantoonbare werkervaring met dossiervorming, metadata, bewaartermijnen en/of archiveringsprocessen
• Aantoonbare werkervaring met DMS en/of zaaksystemen

Gunningscriteria

• Aantoonbare werkervaring met Decos JOIN, Sharepoint en/of Verseon
• Aantoonbare werkervaring met het toepassen van metadata én selectielijsten binnen een archief-, informatie- en/of documentmanagementomgeving
• Aantoonbare werkervaring met informatiebeheer