Recordbeheerder Informatiebeheer

Gemeente Zoetermeer; Zoetermeer; On-site; EUR 52,000 - 62,000; Full time

Job summary

Gemeente Zoetermeer zoekt een Recordbeheerder Informatiebeheer voor beheer van digitale archieven en metadata. Je classificeert dossiers, verrijkt metadata en bereidt overdracht naar e-depot voor.

Verantwoordelijk voor kwaliteitszorg en naleving van wet- en regelgeving, met sterke samenwerking met collega’s en archivaris. Je werkt binnen Informatie & Automatisering en hebt HBO-niveau, met ervaring in digitaal archiefbeheer en Excel-vaardigheden.

Qualifications

• Het beschikken over een HBO werk- en denkniveau en een relevante opleiding in informatiebeheer of archiefbeheer.
• Kennis van digitaal archiefbeheer, metadata en duurzame toegankelijkheid.
• Ervaring met zaakgericht werken en digitale archiefsystemen is een pré.

Responsibilities

• Digitale archieven waarderen, classificeren en structureren.
• Metadata verrijken en digitale inventarisbeschrijvingen opstellen.
• Digitale dossiers voorbereiden voor opname in predepot en overdracht naar e-depot.
• Vernietiging plannen en uitvoeren volgens kalender en regelgeving.
• Kwaliteitszorgplan opstellen en monitoren.
• Samenwerken met recordmanagers en archivarissen en adviseren.

Skills

Analytisch denken

Nauwkeurig

Excel-vaardigheden

Digitalisering kennis

Informatiebeheer

Kennis van wet- en regelgeving

Zaakgericht werken

Samenwerken

Education

HBO werk- en denkniveau

Opleiding informatiebeheer / archiefbeheer of vergelijkbaar

Tools

Record Management Tool (RMT)

Excel

Job description

Zorg jij ervoor dat onze digitale informatie ook over tientallen jaren nog vindbaar, betrouwbaar en toegankelijk is?

Recordbeheerder Informatiebeheer

• Werken bij de gemeente Zoetermeer
• Informatie & Automatisering
• €5.096
• 32 - 36 uur
• Schaal 9

De gemeente Zoetermeer werkt steeds meer digitaal. Daarmee groeit ook het belang van goed digitaal informatiebeheer. Als Recordbeheerder speel jij een cruciale rol in het beheren, toegankelijk houden en duurzaam bewaren van onze digitale archieven. Dankzij jouw expertise blijven belangrijke gemeentelijke dossiers vindbaar, voldoen we aan wet- en regelgeving en zorgen we voor een betrouwbare informatiehuishouding.

Naast het duurzaam bewaren van informatie is de gemeente op basis van wet- en regelgeving ook verantwoordelijk voor het tijdig vernietigen van informatie die daarvoor in aanmerking komt. Ook hierin speel jij een belangrijke rol.

Jouw uitdaging

Als Recordbeheerder Digitaal Archief ben je samen met je collega's verantwoordelijk voor het beheer van de digitale semi-statische archieven van de gemeente Zoetermeer. Je zorgt ervoor dat digitale dossiers correct worden geclassificeerd, voorzien zijn van de juiste metadata en op een duurzame wijze worden beheerd. De gemeente heeft hiervoor een pre-depot en we gebruiken de Record Management Tool (RMT). Tevens verzorg je een belangrijk deel van de kwaliteitszorg op de dossiers van de gemeentelijke organisatie.

Je houdt je onder andere bezig:

• Het waarderen, classificeren en structureren van digitale archieven.
• Het verbeteren en verrijken van metadata van digitale dossiers.
• Het opstellen van digitale inventarisbeschrijvingen.
• Het voorbereiden van digitale archieven voor opname in het predepot en uiteindelijk overdracht naar het e-depot.

Vernietiging en bewaarbeheer

• Het uitvoeren van vernietigingen volgens de vernietigingskalender.
• Het plannen, coördineren en uitvoeren van digitale dossiervernietiging conform wet- en regelgeving.
• Het beoordelen van bestanden en dossiers op bewaartermijnen en vernietigingsvoorwaarden.

Kwaliteitszorg en compliance

• Het opstellen, uitvoeren en monitoren van het kwaliteitszorgplan voor Informatiebeheer.
• Het uitvoeren van kwaliteitscontroles binnen vakapplicaties.
• Het signaleren van verbeterpunten en hierover adviseren richting gebruikers, management en functioneel beheerders.
• Het bewaken van naleving van relevante wet- en regelgeving.

Advisering en samenwerking

• Het beantwoorden van complexe zoekvragen naar digitale dossiers.
• Het ontwerpen en opstellen van protocollen en werkinstructies om de werkzaamheden vast te leggen en te structureren.
• Het adviseren over duurzaam digitaal archiveren en informatiebeheer.
• Het samenwerken met recordmanagers, functioneel beheerders, de gemeentearchivaris en andere collega's binnen de organisatie.
• Het bijdragen aan de verdere ontwikkeling van digitaal recordbeheer binnen de gemeente.

Dit zijn wij

Het team Informatiebeheer en Stadsarchief bestaat uit ongeveer 20 collega's. We werken collegiaal samen en vakmanschap, kennisdeling en een prettige werksfeer staan centraal. Binnen het team Recordbeheer en Recordmanagement werk je samen met 6 collega's die de werkzaamheden goed op elkaar afstemmen.

Het team maakt onderdeel uit van de afdeling I&A (Informatie en Automatisering). Deze afdeling bestaat uit ongeveer 125 collega's, verdeeld over vijf teams. De verschillende teams werken veel met elkaar samen en weten elkaar gemakkelijk te vinden.

Dit ben jij

Je houdt van structuur aanbrengen en werkt nauwkeurig, zorgvuldig en consequent. Werken volgens afspraken en protocollen past bij jou, maar je kijkt ook verder dan de dagelijkse praktijk.

Je bent analytisch sterk, hebt affiniteit met digitalisering en informatiehuishouding en werkt secuur. Nieuwe ontwikkelingen in wet- en regelgeving weet je te vertalen naar praktische oplossingen. Daarnaast vind je het leuk om collega's hierin mee te nemen en hen te adviseren.

Ook beschik je over uitstekende digitale vaardigheden en kun je goed overweg met Excel.

Dit neem je mee

• Hbo werk- en denkniveau.
• Een afgeronde opleiding op het gebied van informatiebeheer, archiefbeheer of een vergelijkbare richting.
• SOD I en/of II aangevuld met een VVA-, LARM- of HMDI-opleiding.
• Kennis van digitaal archiefbeheer, metadata en duurzame toegankelijkheid van informatie.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving.
• Ervaring met zaakgericht werken en digitale archiefsystemen is een pré.

Goed om te weten

Interne kandidaten hebben bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

Generiek functiegebouw / CAO

Wij maken gebruik van een generiek functiegebouw. Deze functie is toebedeeld aan het generieke profiel: Medewerker I&D D (Schaal 9).

CAO gemeenten.