Recordbeheerder

Overheidzzp; Doetinchem; On-site; EUR 34,000 - 52,000; Full time

Job summary

Laborijn zoekt een ervaren recordbeheerder voor haar Archief en Informatiebeheer vakgroep. Je controleert dossieropbouw, registreert documenten en bereidt vernietigingsprocessen voor volgens de selectielijst. Je bewaart en transporteert dossiers naar het depot en voert periodieke kwaliteitscontroles uit.

Daarnaast lever je audits en advies over informatiebeheerbeleid en DMS-richtlijnen, en werk je nauw samen met vakgroepen en functioneel beheer aan verbeteringen in het DMS.

Qualifications

• Aantoonbare kennis van Archiefwet, AVG en Woo.
• Aantoonbare werkervaring met dossiervorming, metadata en bewaartermijnen.
• Aantoonbare werkervaring met DMS en zaaksystemen.

Responsibilities

• Controleer of dossiers correct en volledig worden opgebouwd.
• Zorg voor classificatie en registratie van documenten.
• Bereid vernietigingsprocessen voor aan de hand van de selectielijst.
• Breng dossiers over naar het depot voor bewaring.
• Voer periodieke kwaliteitscontroles uit op dossiers en registraties.
• Signaleer risico’s en adviseer over verbetermogelijkheden.
• Draag bij aan informatiebeheerbeleid en DMS-richtlijnen.

Skills

Organized

Detail-oriented

Service mindset

Teamwork

Independent

Quality focused

Education

MBO-4 diploma in informatiebeheer

Aantoonbare kennis Archiefwet/AVG/Woo

Tools

Decos JOIN

Sharepoint

Verseon

DMS

Zaaksystemen

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat dossiers controleren en beheren, archiefwetgeving borgen, vernietiging en overbrenging voorbereiden, kwaliteitscontroles en audits ondersteunen en collega’s adviseren over digitaal archiveren, dossieropbouw en verbetering van informatiebeheerprocessen.

Organisatie

Laborijn is de uitvoeringsorganisatie voor de Participatiewet, Wet Inburgering en de Wet sociale werkvoorziening voor de gemeenten Aalten en Doetinchem. Voor de gemeenten Montferland en Oude IJsselstreek voeren wij de Wet sociale werkvoorziening uit.

Wij ondersteunen inwoners voor wie werk niet vanzelfsprekend is, op hun weg naar een baan. Is die baan nog niet mogelijk of lukt het alleen met een vorm van ondersteuning of begeleiding? Dan staan wij ook voor de inwoner klaar. Kom werken in een organisatie waar meedoen in de samenleving voor iedereen centraal staat!

Opdracht

Laborijn staat op een belangrijk kantelpunt. Waar informatie nu vaak pas aan het einde van een proces wordt gearchiveerd, zetten wij de stap naar een toekomst waarin informatie vanaf het eerste moment digitaal wordt beheerd. Met de invoering van een nieuw Document Management Systeem (DMS) en de verdere ontwikkeling van onze informatiehuishouding, bouwen we aan een moderne, betrouwbare en toekomstbestendige organisatie.

Voor onze vakgroep Archief en Informatiebeheer zoeken wij een enthousiaste ervaren Recordbeheerder.

Als recordbeheerder

• Controleer je of dossiers correct en volledig worden opgebouwd
• Draag je zorg voor het juist classificeren en registeren van documenten
• Bereid je vernietigingsprocessen voor aan de hand van de selectielijst
• Breng je dossiers over naar het depot voor bewaring
• Voer je periodiek kwaliteitscontroles uit op dossiers en registraties
• Bereid je audits voor en lever je de benodigde informatie aan
• Signaleer je risico’s, afwijkingen en adviseer je over verbetermogelijkheden
• Draag je bij aan het opstellen en actualiseren van informatiebeheerbeleid
• Draag je bij aan het opstellen en onderhouden van richtlijnen voor archiveren in het DMS
• Werk je processen uit voor vernietiging, overbrenging en besluitvorming
• Ben je de een vraagbaak voor collega’s voor archiveren, registeren en dossieropbouw en ondersteun je vakgroepen bij het correct toepassen van processen
• Werk je samen met de collega’s van functioneel beheer bij verbeteringen in het DMS

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
• Opleidingsniveau: MBO
• Aantoonbare afgeronde informatiebeheer, documentaire informatievoorziening, administratie, SOD I en/of direct vergelijkbare opleiding op minimaal mbo-4 niveau;
• Aantoonbare kennis van de Archiefwet, AVG en/of Woo. Benoem dit duidelijk in de offerte;
• Aantoonbare werkervaring met dossiervorming, metadata, bewaartermijnen en/of archierveringsprocessen. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject;
• Aantoonbare werkervaring met DMS en/of zaaksystemen. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met Decos JOIN, Sharepoint en/of Verseon. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (25 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het toepassen van metadata én selectielijsten binnen een archief-, informatie- en/of documentmanagementomgeving. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (35 punten);
• Aantoonbare werkervaring met informatiebeheer. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (40 punten);
• Minimaal 2 jaar (40 punten);
• Minimaal 1 jaar (20 punten);
• Minder dan 1 jaar (0 punten).

Competenties

• Je bent georganiseerd en werkt gestructureerd volgens vaste processen;
• Je werkt nauwkeurig en detailgericht;
• Je bent servicegericht. Je denkt mee met vakgroepen, biedt praktische oplossingen en kan daarbij heldere uitleg geven aan collega's;
• Je bent gericht op samenwerken met zowel collega’s binnen en buiten het Informatiebeheerteam;
• Je werkt zelfstandig en proactief;
• Je bent kwaliteitsgericht en bewaakt de juistheid en volledigheid van informatie.

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, mogelijk maar nog niet bekend

Gespreksdatum: 28/10/2026

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

Laborijn is een organisatie die zich richt op werk en participatie in de regio Achterhoek. Ze ondersteunen mensen die moeite hebben om zelfstandig een inkomen te verdienen. Laborijn biedt werkgelegenheidstrajecten en begeleiding aan om mensen te helpen bij het vinden van passend werk. Daarnaast helpen ze bij het aanvragen van uitkeringen en voorzieningen om zo de zelfstandigheid van mensen te bevorderen. Laborijn streeft ernaar om iedereen de kans te geven om volwaardig deel te nemen aan de maatschappij.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match.
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.