Recordbeheerder

Select EXCELLENT; Gelderland; Remote; EUR 22,000 - 31,000; Part time

Job summary

Laborijn zoekt een ervaren Recordbeheerder voor de vakgroep Archief en Informatiebeheer in Gelderland. Je houdt je bezig met dossieropbouw, classificatie en bewaartermijnen en werkt aan de implementatie van het DMS.

Je controleert dossiers, bereidt vernietigingsprocessen voor en ondersteunt audits. Ervaring met DMS en metadata is vereist; voorkeur voor Decos JOIN, SharePoint of Verseon.

Qualifications

• Aantoonbare opleiding in informatiebeheer of vergelijkbaar op mbo-4-niveau.
• Aantoonbare kennis van Archiefwet en AVG/Woo.
• Aantoonbare ervaring met dossiervorming, metadata en bewaartermijnen.

Responsibilities

• Controleren of dossiers correct en volledig zijn opgebouwd.
• Zorg dragen voor juiste classificatie en registratie van documenten.
• Voorbereiden vernietigingsprocessen volgens selectielijst.
• Dossiers overdragen naar depot voor bewaring.
• Uitvoeren van periodieke kwaliteitscontroles op dossiers en registraties.
• Voorbereiden van audits en leveren van benodigde informatie.
• Signaleren van risico's/afwijkingen en adviseren over verbeteringen.
• Bijdragen aan opstellen en actualiseren van informatiebeheerbeleid.
• Omzetten en onderhouden van richtlijnen voor archiveren in het DMS.

Skills

Archiefwetgeving

AVG/WOO kennis

Metadata

Dossiervorming

Kwaliteitsgericht

Samenwerken

Proactief werken

Education

Opleiding in informatiebeheer / documentaire informatievoorziening / administratie / SOD I op mbo-4-niveau

Tools

DMS

Zaaksystemen

Decos JOIN

SharePoint

Verseon

Job description

Jouw functie:

Laborijn is de uitvoeringsorganisatie voor de Participatiewet, de Wet Inburgering en de Wet sociale werkvoorziening voor de gemeenten Aalten en Doetinchem. Voor de gemeenten Montferland en Oude IJsselstreek voert Laborijn de Wet sociale werkvoorziening uit. De organisatie ondersteunt inwoners voor wie werk niet vanzelfsprekend is op hun weg naar een baan, eventueel met ondersteuning of begeleiding.

Laborijn voert een nieuw Document Management Systeem (DMS) in en ontwikkelt de informatiehuishouding verder. Voor de vakgroep Archief en Informatiebeheer zoekt Laborijn in Gelderland een ervaren Recordbeheerder. Je werkt in een team van zeven directe collega's en bent verantwoordelijk voor de dagelijkse uitvoering van informatiebeheer.

Je controleert of dossiers volledig, correct en duurzaam worden opgebouwd, beheerd en bewaard. Je borgt de archiefwetgeving, ondersteunt audits en helpt juridische risico's te beperken door zorgvuldig beheer van digitale en fysieke informatie. Binnen de vakgroep Archief en Informatiebeheer ben je inhoudelijk het eerste aanspreekpunt en draag je kennis over aan andere recordbeheerders.

De functie omvat 24 tot 32 uur per week voor een periode van zes maanden, met een start op 1 november 2026. Verlenging is mogelijk, maar nog niet bekend. Je werkt van maandag tot en met vrijdag. Hybride werken is niet mogelijk.

Jouw profiel:

Je bent georganiseerd, werkt gestructureerd volgens vaste processen en hebt oog voor detail. Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en proactief. Als servicegerichte professional denk je mee met vakgroepen, bied je praktische oplossingen en geef je heldere uitleg aan collega's. Je werkt graag samen met collega's binnen en buiten het Informatiebeheerteam en bewaakt de juistheid en volledigheid van informatie.

Taken:

• Controleer of dossiers correct en volledig worden opgebouwd.

• Zorg voor het juist classificeren en registreren van documenten.

• Bereid vernietigingsprocessen voor aan de hand van de selectielijst.

• Breng dossiers over naar het depot voor bewaring.

• Voer periodiek kwaliteitscontroles uit op dossiers en registraties.

• Bereid audits voor en lever de benodigde informatie aan.

• Signaleer risico's en afwijkingen en adviseer over verbetermogelijkheden.

• Draag bij aan het opstellen en actualiseren van informatiebeheerbeleid.

• Draag bij aan het opstellen en onderhouden van richtlijnen voor archiveren in het DMS.

• Werk processen uit voor vernietiging, overbrenging en besluitvorming.

• Treed op als vraagbaak voor collega's over archiveren, registreren en dossieropbouw.

• Ondersteun vakgroepen bij het correct toepassen van processen.

• Werk samen met collega's van functioneel beheer aan verbeteringen in het DMS.

• Draag kennis over aan andere recordbeheerders.

Eisen:

• Hebt aantoonbaar een afgeronde opleiding in informatiebeheer, documentaire informatievoorziening, administratie, SOD I en/of een direct vergelijkbare opleiding op minimaal mbo-4-niveau.

• Hebt aantoonbare kennis van de Archiefwet, AVG en/of Woo.

• Hebt aantoonbare werkervaring met dossiervorming, metadata, bewaartermijnen en/of archiveringsprocessen, toegelicht met minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject.

• Hebt aantoonbare werkervaring met een DMS en/of zaaksystemen, toegelicht met minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject.

Wensen:

• Hebt aantoonbare werkervaring met Decos JOIN, SharePoint en/of Verseon.

• Hebt aantoonbare werkervaring met het toepassen van metadata en selectielijsten binnen een archief-, informatie- en/of documentmanagementomgeving.

• Hebt aantoonbare werkervaring met informatiebeheer.

• Hebt minimaal één jaar relevante ervaring.

• Hebt relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.

• Hebt relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

• Werkt georganiseerd en gestructureerd volgens vaste processen.

• Werkt nauwkeurig en detailgericht.

• Bent servicegericht, denkt mee met vakgroepen, biedt praktische oplossingen en geeft heldere uitleg aan collega's.

• Bent gericht op samenwerking met collega's binnen en buiten het Informatiebeheerteam.

• Werkt zelfstandig en proactief.

• Werkt kwaliteitsgericht en bewaakt de juistheid en volledigheid van informatie.