Programma Managementassistent

Bright-Professionals; Eindhoven; On-site; EUR 17,000 - 21,000; Part time

Job summary

Gemeente Eindhoven is op zoek naar een Programma Managementassistent die het programmateam ondersteunt met secretariële en administratieve taken, zodat programma's en projecten soepel verlopen.

Je beheert agenda's, behandelt vragen, organiseert bijeenkomsten met interne en externe stakeholders, bereidt overleggen voor en notuleert waar nodig, en bewaakt voortgang en follow-up.

Daarnaast richt je de Teams-omgeving in, beheer van mailbox en archivering en draag je bij aan procesverbeteringen.

Qualifications

• MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting secretarieel of administratief.
• Enkele jaren ervaring als programma-assistent, programma-ondersteuner of projectondersteuner.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Goede kennis van het MS Office-pakket en ervaring met Teams.
• Organisatiesensitiviteit, nauwkeurigheid en een proactieve werkhouding.

Responsibilities

• Beheer van agenda's: plannen en verzetten van afspraken met goede prioritering op basis van organisatie, functies en rollen.
• Afhandeling van binnenkomende vragen en verzoeken en het begeleiden van gesprekken naar de juiste vervolgactie.
• Organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen en overleggen, zowel intern als incidenteel met externe stakeholders.
• Voorbereiden van overleggen samen met de programmamanager of projectleider (opstellen agenda, verzamelen stukken) en notuleren wanneer nodig.
• Bewaken van follow-up en voortgang van gemaakte afspraken.
• Inrichten en structureren van de Teams-omgeving voor het programma en de projecten en collega’s ondersteunen in het gebruik ervan.
• Beheren van de mailbox: controleren binnenkomende mail, doorzetten naar collega's, beantwoorden van routinematige berichten en archiveren.
• Ondersteunen bij archivering van documenten en mailverkeer.
• Doen van voorstellen ter verbetering van administratieve processen.
• Bijhouden van planningen en bewaken van de voortgang van werkzaamheden.
• Leveren van inhoudelijke bijdragen aan projecten en evenementen en rapporteren over voortgang onder regie van projectleiders of de programmamanager.
• Opstellen van overzichten en planningen ter ondersteuning van projectteams.

Skills

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Secretariële ervaring

Klantgerichtheid

Proactief handelen

Nederlands-vloeiend

Education

MBO werk- en denkniveau richting secretarieel/administratief

Tools

MS Office

MS Teams

Job description

Voor Gemeente Eindhoven zoeken wij een Programma Managementassistent. Je ondersteunt het programmateam als Programma Management Assistent door secretariële en administratieve taken uit te voeren die bijdragen aan een soepel verloop van programma's en projecten.

Jouw verantwoordelijkheden

• Beheer van agenda's: plannen en verzetten van afspraken met goede prioritering op basis van organisatie, functies en rollen.


• Afhandeling van binnenkomende vragen en verzoeken en het begeleiden van gesprekken naar de juiste vervolgactie.


• Organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen en overleggen, zowel intern als incidenteel met externe stakeholders.


• Voorbereiden van overleggen samen met de programmamanager of projectleider (opstellen agenda, verzamelen stukken) en notuleren wanneer nodig.


• Bewaken van follow-up en voortgang van gemaakte afspraken.

Administratieve taken

• Inrichten en structureren van de Teams-omgeving voor het programma en de projecten en collega’s ondersteunen in het gebruik ervan.


• Beheren van de mailbox: controleren binnenkomende mail, doorzetten naar collega's, beantwoorden van routinematige berichten en archiveren.


• Ondersteunen bij archivering van documenten en mailverkeer.


• Doen van voorstellen ter verbetering van administratieve processen.

Overige werkzaamheden

• Bijhouden van planningen en bewaken van de voortgang van werkzaamheden.


• Leveren van inhoudelijke bijdragen aan projecten en evenementen en rapporteren over voortgang onder regie van projectleiders of de programmamanager.


• Opstellen van overzichten en planningen ter ondersteuning van projectteams.

Jouw profiel

• MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting secretarieel of administratief.


• Enkele jaren ervaring als programma-assistent, programma-ondersteuner of projectondersteuner.


• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.


• Goede kennis van het MS Office-pakket en ervaring met Teams.


• Organisatiesensitiviteit, nauwkeurigheid en een proactieve werkhouding.

Je werkt onder regie van programmamanagers en projectleiders en draagt zo bij aan de efficiënte uitvoering van programma's en projecten.

Functie-eisen

• Je hebt MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in secretariële of administratieve richting


• Je hebt enkele jaren ervaring als programma-assistent of -ondersteuner, of als projectondersteuner


• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk


• Je hebt goede kennis van het MS Office-pakket


• Je beschikt over een geldig paspoort of identiteitskaart

Functie-wensen

• Het is een pre als je MBO werk- en denkniveau hebt, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting

Extra Informatie

• Aantal uur 18


• ZZP mogelijk? Nee


• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.


• Startdatum zo spoedig mogelijk


• Opleidingsniveau MBO