Programma Managementassistent

1UP Talent; Eindhoven; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Gemeente Eindhoven zoekt een Programma Management Assistant die agenda's beheert, bijeenkomsten ondersteunt en notulen maakt. Je verzorgt administratieve processen, beheert Teams en mailboxen en zorgt voor een nette projectarchivering.

Je levert inhoudelijke bijdragen aan projecten, bewaakt planningen en rapporteert voortgang onder regie van programmamanagers. Vereiste: MBO werk- en denkniveau, ervaring als assistent en uitstekende Nederlandse taalbeheersing.

Qualifications

• MBO werk- en denkniveau bij voorkeur secretariële/administratieve richting.
• Enkele jaren ervaring als programma-assistent of projectondersteuner gewenst.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Responsibilities

• Secretariële werkzaamheden: agenda's beheren, afspraken plannen en notuleren.
• Administratieve ondersteuning: Teams-omgeving beheren, mailbox afhandeling en archivering.
• Bijdragen aan voortgangsrapportage en content leveren voor projecten en evenementen.

Skills

Secretariële vaardigheden

Administratieve vaardigheden

Organisatiesensitiviteit

Nauwkeurigheid

Proactieve werkhouding

MS Office

Nederlandse taalbeheersing

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

MS Office

Job description

Programma Management Assistent

Taken en verantwoordelijkheden

• Secretariële werkzaamheden: beheren van agenda’s en maken/verzetten van afspraken met goede prioriteitsstelling; afhandelen van vragen, verzoeken en gesprekken; organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen en overleggen (meestal intern, soms extern); voorbereiden van overleggen met de programmamanager/projectleider (agenda, verzamelen stukken) en notuleren indien nodig; bewaken van follow-up en voortgang van afspraken.
• Administratieve werkzaamheden: organiseren en structureren van de Teams-omgeving van het programma en de projecten; ondersteunen van collega’s in het gebruik van Teams; beheren van de mailbox (controle, doorzetten, beantwoorden routinematige mail, nemen van vervolgacties, archiveren); ondersteunen bij archivering van stukken en mails; doen van voorstellen ter verbetering van administratieve processen.
• Overig: bijhouden van planningen en bewaken van voortgang; leveren van inhoudelijke bijdrage aan projecten en evenementen; rapporteren over voortgang van werkzaamheden; maken van overzichten en planningen onder regie van projectleiders of programmamanager.

Vereisten

• MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in secretariële of administratieve richting.
• Enkele jaren ervaring als programma-assistent/-ondersteuner of projectondersteuner (graag benoemen in het CV).
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede kennis van het MS-Officepakket.
• Organisatiesensitiviteit, nauwkeurigheid en een proactieve werkhouding.

Aanvullende informatie

• Geschiktheidseis: als je eerder in dienst bent geweest bij de gemeente Eindhoven geldt een tussenperiode van twee jaar voordat herplaatsing mogelijk is.
• Startvoorwaarden: bij definitieve plaatsing vindt een pre-employmentscreening plaats; je mag starten nadat deze is afgerond.
• Legitimatie: je beschikt over een geldig legitimatiebewijs (paspoort of identiteitskaart) dat zowel bij intake als op de startdatum geldig is en kan worden gecontroleerd.

Eisen

• MBO werk- en denkniveau bij voorkeur in secretariële of administratieve richting
• De aangeboden kandidaat heeft enkele jaren ervaring als Programma-assistent of -ondersteuner of als projectondersteuner.
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal zowel in woord en in geschrift
• Goede kennis MS-Officepakket
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd
• Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven (tussenperiode van twee jaar)

Gunningscriteria

• MBO werk- en denkniveau bij voorkeur in secretariële of administratieve richting
• Je sollicitatie dient uiterlijk 30 september 2026 om 07:00 uur