Procesondersteuner/ Managementassistent

S&Z Consultancy; Nieuwegein; On-site; EUR 32,000 - 48,000; Full time

Job summary

S&Z Consultancy in Nieuwegein zoekt een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent om het afdelingshoofd en teamleiding te ondersteunen met agenda- en vergaderondersteuning en diverse administratieve taken.

De rol vereist minstens 3 jaar ervaring in vergelijkbare functies, uitgebreide ervaring met complex agendabeheer en schriftelijke communicatie in een professionele omgeving. Je werkt nauw samen met collega’s en management en zorgt voor soepele processen en tijdige afhandeling.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of vergelijkbare ondersteunende functie.
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer en vergaderondersteuning.
• Ervaring met verslaglegging, correspondentie en schriftelijke communicatie in een professionele werkomgeving.

Responsibilities

• Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen
• Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling
• Voorbereiden en, indien nodig, notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag)
• Beheer van de gezamenlijke mailbox
• Bijhouden van het zaaksysteem (CRM)
• Meedenken over procesverbeteringen
• Organiseren van bijeenkomsten (locatie en catering)
• Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief
• Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem
• Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.
• Postbeheer

Skills

Agenda beheer

Vergaderondersteuning

Administratieve ondersteuning

Communicatieve vaardigheden

Proactief

Zelfstandigheid

Organisatorisch vermogen

Job description

Startdatum: 12 oktober 2026

Einddatum: 31 januari 2027

Optie op verlenging: Nee

Duur: tot en met 31 januari 2026

Sluitingsdatum: 30 september 2026

Publicatiedatum: 18 september 2026

Functie

Positie: Tijdelijke procesondersteuner / managementassistent

Als procesondersteuner/managementassistent ondersteun je het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden.

Belangrijkste werkzaamheden

• Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen
• Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling
• Voorbereiden en, indien nodig, notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag)
• Beheer van de gezamenlijke mailbox
• Bijhouden van het zaaksysteem (CRM)
• Meedenken over procesverbeteringen
• Organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering)
• Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief
• Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem
• Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.
• Postbeheer

Samenwerking

Je werkt nauw samen met de andere procesondersteuner en ondersteunt leidinggevenden binnen de afdeling bij hun dagelijkse werkzaamheden.

Eisen:

• Beschikbaar per 12 oktober 2026 voor de gevraagde inzet gedurende de volledige opdrachtperiode, waarbij inzet op donderdag vereist is
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning en administratieve ondersteuning
• Aantoonbare werkervaring met verslaglegging, correspondentie en overige schriftelijke communicatie in een professionele werkomgeving

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeentelijke organisatie of andere overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met complex agendebeheer, vergaderondersteuning, administratieve processen en het ondersteunen van management of directie
• Persoonlijke motivatie waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht, communicatieve vaardigheden en motivatie voor deze opdracht

Competenties:

• Organisatorisch sterk: kan meerdere (complexe) agenda's en overleggen tegelijk beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen
• Planvaardig: kan meerdere (complexe) agenda's en overleggen tegelijk beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen
• Kan prioriteiten stellen: weet in een dynamische werkomgeving hoofd- en bijzaken te scheiden en blijft zorgvuldig werken bij piekbelasting of ad-hoc verzoeken
• Stressbestendig: blijft zorgvuldig werken bij piekbelasting of ad-hoc verzoeken
• Communicatief vaardig: communiceert helder en professioneel, zowel schriftelijk als mondeling, en schakelt makkelijk met management, collega’s en externe partijen
• Proactief: ziet werk liggen, handelt vooruit en pakt taken zelfstandig op, met oog voor afstemming met procesondersteuners en management
• Zelfstandigheid: pakt taken zelfstandig op en handelt vooruit met oog voor afstemming met procesondersteuners en management
• Integer: gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige stukken zoals agenda's, overleggen, brieven en mailboxen
• Discreet: gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige stukken zoals agenda's, overleggen, brieven en mailboxen