Procesondersteuner/ Managementassistent

Bright-Professionals; Nieuwegein; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Part time

Job summary

Gemeente Nieuwegein zoekt een Procesondersteuner/Managementassistent die het afdelingshoofd en team ondersteunt met agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer en diverse administratieve werkzaamheden.

Je werkt in de vakgroep Management en Ondersteuning en coördineert afspraken, bereidt bijeenkomsten voor, beheert het CRM/zaaksysteem en zorgt voor notuleren waar nodig. Een proactieve, zelfstandige houding en discreet omgaan met vertrouwelijke informatie zijn vereist.

Qualifications

• Ervaring in een secretariële of managementondersteunende rol.
• Ervaring met agendabeheer, mailboxmanagement en notuleren.
• Kennis van zaaksystemen/CRM en het verwerken van inkoopopdrachten in systemen zoals Inconto.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, schriftelijk en mondeling.

Responsibilities

• Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen.
• Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling.
• Voorbereiden en, indien nodig, notuleren van portefeuillehoudersoverleggen.
• Beheer van de gezamenlijke mailbox.
• Bijhouden van hun zaaksysteem CRM.
• Organiseren van bijeenkomsten inclusief locatie- en cateringafspraken.

Skills

Organisatorisch

Planmatig

Prioriteiten

Stressbestendig

Communicatief

Proactief

Discreet

Tools

Inconto

CRM

Job description

Voor Gemeente Nieuwegein zoeken wij een Procesondersteuner/ Managementassistent. Je ondersteunt het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling als procesondersteuner/managementassistent en richt je op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden. Je werkt binnen de vakgroep Management en Ondersteuning en doet dit in nauwe samenwerking met een andere procesondersteuner.

• Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen;
• Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling;
• Voorbereiden en, indien nodig, notuleren van portefeuillehoudersoverleggen;
• Beheer van de gezamenlijke mailbox;
• Bijhouden van hun zaaksysteem CRM;
• Opstellen van inkoopopdrachten en verwerken in Inconto;
• Meedenken en bijdragen aan procesverbeteringen;
• Organiseren van bijeenkomsten inclusief locatie- en cateringafspraken;
• Opstellen van brieven, regelen van ondertekening en vastlegging in het inkoopsysteem;
• Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief;
• Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem;
• Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.;
• Postbeheer.

Competenties

• Organisatorisch sterk: je behoudt het overzicht bij meerdere agenda's en complexe planning;
• Planvaardig: je organiseert en coördineert efficiënt verschillende werkzaamheden gelijktijdig;
• Prioriteiten stellen: je onderscheidt hoofd- en bijzaken en werkt zorgvuldig onder druk;
• Stressbestendig: je behoudt kwaliteit bij piekbelasting en ad-hoc verzoeken;
• Communicatief vaardig: je communiceert helder en professioneel, schriftelijk en mondeling;
• Proactief en zelfstandig: je ziet werk liggen, handelt vooruit en pakt taken zelfstandig op;
• Integer en discreet: je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Jouw profiel

• Ervaring in een secretariële of managementondersteunende rol;
• Ervaring met agendabeheer, mailboxmanagement en notuleren;
• Kennis van of ervaring met zaaksystemen/CRM en het verwerken van inkoopopdrachten in systemen zoals Inconto;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel schriftelijk als mondeling;
• Vaardig met gangbare kantoortoepassingen en administratieve systemen;
• Proactieve, nauwkeurige en dienstverlenende werkhouding.

Je levert een professionele en georganiseerde ondersteuning aan het management en de afdeling en draagt actief bij aan efficiënte werkprocessen.

Functie-eisen

• Je bent beschikbaar gedurende de volledige opdrachtperiode en kunt op donderdagen werken
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie
• Je hebt aantoonbare ervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning en administratieve ondersteuning
• Je hebt aantoonbare ervaring met verslaglegging, correspondentie en overige schriftelijke communicatie in een professionele werkomgeving

Functie-wensen

• Je hebt aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeentelijke organisatie of andere overheidsorganisatie
• Je hebt aantoonbare ervaring met complex agendebeheer, vergaderondersteuning, administratieve werkzaamheden en het ondersteunen van management of directie
• Het is een pré als je een persoonlijke motivatie kunt toevoegen waarin je ingaat op je geschiktheid voor de opdracht, je communicatieve vaardigheden en je motivatie voor deze opdracht

Extra Informatie

• Aantal uur 24
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 12-10-2026