Bestuursondersteuner

Bright-Professionals; Soest; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Part time

Job summary

Bright-Professionals zoekt een Bestuursondersteuner voor Gemeente Soest. Je werkt in het bestuurssecretariaat en ondersteunt twee wethouders, en levert secretariële en administratieve ondersteuning aan het college van B&W en de gemeentesecretaris.

Je werkt nauw samen met bestuurders en management, bewaakt agenda's, verzorgt vertrouwelijke correspondentie en bereidt vergaderingen voor. Vereisten: mbo-4 richting secretarieel, minimaal 3 jaar ervaring, ervaring met complex agendabeheer en

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-4-opleiding in secretariële/managementondersteunende/administratieve richting.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner of soortgelijke rol.
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer voor één of meerdere bestuurders.
• Ervaring binnen een politiek-bestuurlijke, overheid- of semipublieke organisatie.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's van de wethouders en prioriteiten stellen op basis van inhoudelijke, bestuurlijke en politieke belangen.
• Verzorgen van vertrouwelijke correspondentie en proactief inspelen op wijzigingen in agenda's en bestuurlijke afspraken.
• Ondersteunen van wethouders bij dagelijkse bestuurlijke processen door urgenties en samenhang binnen de portefeuille tijdig te signaleren.
• Afstemmen met collega's, management en andere organisatieonderdelen om soepel verloop van bestuurlijke processen te waarborgen.
• Signaleren van actiepunten, vooruit plannen van werkzaamheden en meedenken over lopende dossiers en bestuurlijke trajecten.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, verspreiden van digitale vergaderstukken en bewaken van voortgang van afspraken en acties.

Skills

Bestuurlijke sensitiviteit

Organisatiesensitiviteit

Integriteit

Plannen en organiseren

Omgevingsbewustzijn

Communicatieve vaardigheden

Samenwerken

Proactiviteit

Stressbestendigheid

Accuratesse

Education

MBO-4 diploma secretariële/managementondersteunende richting

Tools

iBabs

Office 365

SharePoint

Job description

Voor Gemeente Soest zoeken wij een Bestuursondersteuner. Je werkt als bestuursondersteuner binnen het bestuurssecretariaat en ondersteunt primair twee wethouders; daarnaast lever je secretariële en administratieve ondersteuning aan het college van B&W en de gemeentesecretaris.

Je werkt nauw samen met bestuurders, directie, management en andere organisatieonderdelen en vervult een belangrijke rol in de afstemming tussen bestuur, organisatie en externe relaties.

Jouw verantwoordelijkheden zijn:

• Beheren van complexe agenda's van de wethouders en prioriteiten stellen op basis van inhoudelijke, bestuurlijke en politieke belangen.
• Verzorgen van vertrouwelijke correspondentie en proactief inspelen op wijzigingen in agenda's, overleggen en bestuurlijke afspraken.
• Ondersteunen van wethouders bij dagelijkse bestuurlijke processen door urgenties, belangen en samenhang binnen de portefeuille tijdig te signaleren.
• Afstemmen met collega's, management, bestuurders en andere organisatieonderdelen om een soepel verloop van bestuurlijke processen te waarborgen.
• Signaleren van actiepunten, vooruit plannen van werkzaamheden en meedenken over lopende dossiers en bestuurlijke trajecten.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, verspreiden van digitale vergaderstukken en bewaken van de voortgang van afspraken en acties.

Werkomgeving

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving waarin samenwerking, dienstverlening en bestuurlijke sensitiviteit centraal staan.

De organisatie werkt voor een diverse samenleving en hecht waarde aan vertrouwen, samen en leren; zij bestaat uit ongeveer 300 professionals en streeft naar een professionele en betrouwbare ondersteuning van het bestuur.

Competenties

• Bestuurlijke sensitiviteit
• Organisatiesensitiviteit
• Integriteit
• Plannen en organiseren
• Omgevingsbewustzijn
• Communicatieve vaardigheden
• Samenwerken
• Proactiviteit
• Stressbestendigheid
• Accuratesse

Jouw profiel

• Je bent doortastend en assertief, met een gezonde dosis humor.
• Je behoudt overzicht als omstandigheden wijzigen of prioriteiten verschuiven en handelt adequaat.
• Je werkt integer en vertrouwelijk en hebt een professionele houding.
• Je bent proactief, planmatig en communicatief vaardig, met oog voor bestuurlijke samenhang.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-4-opleiding in een secretariële, managementondersteunende of administratieve richting.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementassistent.
• Je hebt aantoonbare ervaring met complex agendabeheer voor één of meerdere bestuurders, directieleden of managers.
• Je hebt aantoonbare ervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementassistent binnen een politiek-bestuurlijke, overheids- of semipublieke organisatie.

Functie-wensen

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementondersteuner binnen een overheids- of semipublieke organisatie
• Je hebt aantoonbare ervaring met het beheren van complexe agenda's van bestuurders of directieleden, waarbij je omging met tegengestelde belangen, spoedverzoeken en veranderende prioriteiten
• Je hebt aantoonbare ervaring met het voorbereiden, organiseren en bewaken van bestuurlijke overleggen, college- of commissievergaderingen of vergelijkbare besluitvormingsprocessen
• Bij voorkeur heb je aantoonbare ervaring met iBabs, Office 365 en SharePoint

Extra Informatie

• Aantal uur 32
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau MBO