Managementassistent – cluster DV

Kennisinstituut Gemeenten; Rotterdam; On-site; EUR 34,000 - 44,000; Full time

Job summary

Kennisinstituut Gemeenten zoekt een Managementassistent ter ondersteuning van twee afdelingsmanagers op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak. Je maakt deel uit van het Management Team en ondersteunt bij agenda- en vergaderplanning, verslaglegging en het opstellen van actielijsten.

Je werkt nauw samen met managers en collega’s, signaleert knelpunten en draagt bij aan soepele processen en een prettige samenwerking binnen het team.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding.
• Minimaal 1 jaar werkervaring als Managementassistent in de afgelopen 4 jaar.
• Werkervaring met MS Office Outlook en MS Teams.
• Werkervaring met notuleren en agendabeheer voor een afdelingshoofd.
• Wensen: ervaring met Oracle Fusion.
• Wensen: ervaring bij een overheidsorganisatie.
• Wensen: afgeronde opleiding Management Assistent of Office & Management Support Specialist.
• Wensen: digitaal archiveringsysteem.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda’s en prioriteren bij het plannen van afspraken
• Plannen van vergaderingen, aanmelden van externe bezoekers en verspreiden van stukken ter voorbereiding
• Verslaglegging en opstellen van actielijsten van overleggen indien nodig
• Proactief oppakken van taken uit de mailbox van de afdelingsmanager
• Ondertekenen van vooraf afgesproken stukken namens de afdelingsmanager
• Bespreken van jaarbonnen met afdelingsmanagers en teamleiders en zorgen voor de aanvraag
• Faciliteren van ketensessies en zorgen dat alles organisatorisch en technisch goed is geregeld
• Organiseren van werkbezoeken en bijeenkomsten en het boeken van geschikte locaties
• Bijhouden van een overzicht van locaties die de gewenste kwaliteit leveren
• Nauw samenwerken met collega’s binnen het team en elkaar vervangen bij afwezigheid
• Tijdig signaleren van knelpunten en voorstellen van oplossingen
• Zorgen voor een plezierige samenwerking en bijdragen aan het soepel laten verlopen van werkzaamheden

Skills

Proactieve instelling

Accuraat/planmatig

Nederlandse taalvaardigheid

Snel eigen maken van gemeentelijke IT

Teamwork/ samenwerken

Education

MBO niveau 4

Tools

MS Outlook

MS Teams

Job description

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 14 april 2027

Optie op verlenging: 3 x 2 maanden

Sluitingsdatum: 30 september 2026

Salarisschaal: 7

Jouw functie

Je ondersteunt twee afdelingsmanagers op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak. Je werkt nauw samen met de managers en de twee secretarissen en maakt deel uit van het Management Team, waar je een belangrijke ondersteunende rol vervult.

Voor de afdelingsmanagers

• Beheren van complexe agenda’s en prioriteren bij het plannen van afspraken
• Plannen van vergaderingen, aanmelden van externe bezoekers en verspreiden van stukken ter voorbereiding
• Verslaglegging en opstellen van actielijsten van overleggen indien nodig
• Proactief oppakken van taken uit de mailbox van de afdelingsmanager in goed overleg
• Ondertekenen van vooraf afgesproken stukken namens de afdelingsmanager
• Bespreken van jaarbonnen met afdelingsmanagers en teamleiders en zorgen voor de aanvraag
  Voor de afdeling
• Faciliteren van ketensessies en zorgen dat alles organisatorisch en technisch goed is geregeld
• Organiseren van werkbezoeken en bijeenkomsten en het boeken van geschikte locaties
  Voor het secretariaat
• Bijhouden van een overzicht van locaties die de gewenste kwaliteit leveren
• Nauw samenwerken met collega’s binnen het team en elkaar vervangen bij afwezigheid
• Tijdig signaleren van knelpunten in ondersteuning en processen en voorstellen van oplossingen binnen het team
• Zorgen voor een plezierige samenwerking en bijdragen aan het soepel laten verlopen van werkzaamheden
• Bijdragen aan de resultaten van het team

Jouw profiel

• Proactieve en ondernemende instelling
• Accuraat, planmatig, flexibel en resultaatgericht
• Motivatie om binnen een dynamische afdeling gezamenlijk resultaten te behalen
• Denkt actief mee, is omgevingsbewust, kan goed samenwerken en verbindingen leggen tussen mensen en belangen
• In staat om verschillende systemen van de gemeente snel eigen te maken
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk

Eisen:

• Je beschikt over minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als Managementassistent, opgedaan in de afgelopen 4 jaar
• Je hebt werkervaring met de MS Office programma’s Outlook en MS Teams
• Je hebt werkervaring met notuleren en agendabeheer voor een afdelingshoofd of vergelijkbaar

Wensen:

• Je hebt werkervaring met het invoeren van bestellingen in Oracle Fusion
• Je hebt werkervaring als Managementassistent bij een overheidsorganisatie
• Je hebt een afgeronde opleiding Management Assistent of Office & Management Support Specialist
• Je hebt werkervaring met een digitaal archiveringsysteem