Bestuursondersteuner

S&Z Consultancy; Soest; On-site; EUR 36,000 - 60,000; Full time

Job summary

S&Z Consultancy in Utrecht zoekt een bestuursondersteuner die samen met vier collega-bestuursondersteuners onderdeel uitmaakt van het bestuursecretariaat en verantwoordelijk is voor secretariële en administratieve ondersteuning van het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris. De nadruk ligt op ondersteuning van twee wethouders.

Je werkt nauw samen met bestuurders, directie, management en interne organisatieonderdelen en speelt een sleutelrol in de afstemming tussen

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in secretariële, managementondersteunende of administratieve richting.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementassistent.
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer voor één of meerdere bestuurders, directieleden of managers.
• Aantoonbare werkervaring in een politiek-bestuurlijke, overheids- of semipublieke organisatie.

Responsibilities

• Agendabeheer: complexe agenda's van wethouders beheren en prioriteren op bestuurlijke en politieke belangen.
• Vertrouwelijke correspondentie verzorgen.
• Ondersteuning bestuurlijke processen: signaleren van urgenties en vooruit plannen van werkzaamheden.
• Eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en gastvrije ontvangst van bezoekers.
• Afstemming met collega's, management en andere organisatieonderdelen.
• Vergaderingen organiseren en voorbereiden, vergaderstukken verspreiden en voortgang bewaken.

Skills

Bestuurlijke sensitiviteit

Organisatie sensitiviteit

Integriteit

Plannen en organiseren

Omgevingsbewustzijn

Communicatieve vaardigheden

Samenwerken

Proactiviteit

Stressbestendigheid

Accuratesse

Education

MBO-4 secretariële/managementondersteunende/administratieve richting

Tools

Ibabs

Office 365

SharePoint

Job description

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 12 januari 2027

Optie op verlenging: 2x 3 maanden

Duur: 3 maanden

Sluitingsdatum: 28 september 2026

Publicatiedatum: 18 september 2026

Functie

Als bestuursondersteuner maak je, samen met vier collega-bestuursondersteuners, onderdeel uit van het bestuurssecretariaat en ben je verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning van het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris. Je primaire aandachtsgebied is de ondersteuning van twee wethouders. Vanuit deze positie werk je nauw samen met bestuurders, directie, management en interne organisatieonderdelen en vervul je een belangrijke rol in de afstemming tussen bestuur, organisatie en externe relaties.

Taken en verantwoordelijkheden

• Agendabeheer: beheren van complexe agenda's van de wethouders en prioriteren op basis van inhoudelijke, bestuurlijke en politieke belangen; proactief inspelen op wijzigingen.
• Vertrouwelijke correspondentie: verzorgen van vertrouwelijke correspondentie.
• Ondersteuning bestuurlijke processen: signaleren van urgenties, belangen en samenhang binnen de portefeuille; signaleren van actiepunten en vooruit plannen van werkzaamheden; meedenken over lopende dossiers en bestuurlijke trajecten.
• Eerste aanspreekpunt: fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgen voor een professionele en gastvrije ontvangst van bezoekers en relaties.
• Afstemming en samenwerking: afstemmen met collega's, management, bestuurders en andere organisatieonderdelen om een soepel verloop van bestuurlijke processen te waarborgen.
• Vergaderingen en documenten: organiseren en voorbereiden van vergaderingen, verspreiden van digitale vergaderstukken en bewaken van de voortgang van afspraken en acties.

Werkomgeving en profiel

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving waarin samenwerking, dienstverlening en bestuurlijke sensitiviteit centraal staan. Integriteit, vertrouwelijkheid en een professionele houding zijn vanzelfsprekende onderdelen van de functie.

Gewenste eigenschappen: doortastend, assertief, beschikt over een gezonde dosis humor; behoudt overzicht en kan adequaat handelen wanneer omstandigheden wijzigen of prioriteiten verschuiven.

Eisen:

• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in secretariële, managementondersteunende of administratieve richting
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementassistent
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer voor één of meerdere bestuurders, directieleden of managers
• Aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementondersteuner binnen een politiek-bestuurlijke, overheids- of semipublieke organisatie

Wensen:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementondersteuner binnen een overheids- of semipublieke organisatie
• Aantoonbare werkervaring met het beheren van complexe agenda's van bestuurders of directieleden, waarbij sprake was van tegengestelde belangen, spoedverzoeken en wijzigingen in prioriteiten
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, organiseren en bewaken van bestuurlijke overleggen, collegevergaderingen, commissievergaderingen of vergelijkbare besluitvormingsprocessen
• Beschikbaar per uiterlijk 12 oktober 2026 voor minimaal 32 uur in de week
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Ibabs, Office 365 en Share point

Competenties:

• Bestuurlijke sensitiviteit
• Organisatie sensitiviteit
• Integriteit
• Plannen en organiseren
• Omgevingsbewustzijn
• Communicatieve vaardigheden
• Samenwerken
• Proactiviteit
• Stressbestendigheid
• Accuratesse