Management Assistent

Siebert & Wassink; Enschede; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Siebert & Wassink zoekt een Management Assistent die zorgen voor een vlekkeloze dagelijkse organisatie. Je ondersteunt twee directieleden op HR, facilitair en administratief gebied en bewaakt lopende dossiers en afspraken.

Je schakelt vlot tussen agenda’s, personeelszaken en leveranciers, coördineert in- en uitstroom, verlof en declaraties en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers. Proactief en discreet werken kenmerkt jouw aanpak.

Qualifications

• Hbo werk- en denkniveau
• Ruime ervaring in een brede ondersteunende rol, bijvoorbeeld als Management Assistent, Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager of vergelijkbaar
• Goede beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal, mondeling en schriftelijk
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen en overzicht te behouden
• Een nauwkeurige werkwijze, waarbij afspraken, administratie en dossiers op orde zijn
• Communicatief sterk, stevig in je schoenen en in staat om zaken op een prettige manier bespreekbaar te maken
• Ervaring met of affiniteit voor personeelszaken en plezier in het fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers
• Integer en discreet in de omgang met vertrouwelijke informatie

Responsibilities

• Ontzorgen van twee directieleden op het gebied van agendabeheer, afspraken, reizen en uiteenlopende organisatorische en praktische zaken
• Coördineren en bewaken van personeelszaken, waaronder in- en uitstroom, ziekte en verlof, bewaakt lopende werving- en selectieprocedures en houdt de personeelsdossiers op orde
• Fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers en signaleren van ontwikkelingen rondom functioneren, ontwikkeling en betrokkenheid
• Bewaken van personeels-, financiële en overige administratieve processen, waaronder tijdregistratie en declaraties
• Coördineren van facilitaire en organisatorische zaken, waaronder leaseauto’s, kantoorvoorzieningen, werkkleding, ICT- en hardwarevoorzieningen en leveranciers
• Coördineren van praktische en administratieve zaken rondom vastgoed, schade en verzekeringen en onderhouden van contacten met betrokken partijen
• Bewaken van een actuele en correcte klant- en salesadministratie

Job description

Als Management Assistent zorg je ervoor dat zaken achter de schermen goed georganiseerd zijn en de dagelijkse organisatie soepel verloopt. Je ondersteunt en ontzorgt twee directieleden en hebt daarnaast een belangrijke rol binnen personeelszaken, facilitaire aangelegenheden en administratie. Je houdt overzicht over lopende zaken en ziet erop toe dat afspraken worden nagekomen.

De veelzijdigheid van deze functie maakt dat geen dag hetzelfde is. Het ene moment bewaak je de agenda en organiseer je een afspraak, terwijl je vervolgens bezig bent met een personeelsdossier, een leaseauto, een verzekeringskwestie of een andere organisatorische vraag. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende onderwerpen, stelt prioriteiten en houdt ook wanneer er veel tegelijk speelt het overzicht.

Binnen personeelszaken zorg je ervoor dat de dagelijkse HR-zaken goed geregeld zijn. Je coördineert onder andere instroom en uitstroom, ziekte en verlof, bewaakt lopende werving- en selectieprocedures en houdt de personeelsdossiers op orde. Daarnaast ben je een belangrijk aanspreekpunt voor medewerkers, heb je oog voor hun ontwikkeling en betrokkenheid en onderhoud je contact met externe partijen. Je signaleert wat er binnen de organisatie speelt, vertaalt dit waar nodig naar concrete acties en zorgt voor een goede opvolging.

Verantwoordelijkheden

• Ontzorgen van twee directieleden op het gebied van agendabeheer, afspraken, reizen en uiteenlopende organisatorische en praktische zaken
• Coördineren en bewaken van personeelszaken, waaronder in- en uitstroom, ziekte, verlof, personeelsdossiers en de administratieve opvolging rondom functionerings- en beoordelingsgesprekken
• Fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers en signaleren van ontwikkelingen rondom functioneren, ontwikkeling en betrokkenheid
• Bewaken van personeels-, financiële en overige administratieve processen, waaronder tijdregistratie en declaraties
• Coördineren van facilitaire en organisatorische zaken, waaronder leaseauto’s, kantoorvoorzieningen, werkkleding, ICT- en hardwarevoorzieningen en leveranciers
• Coördineren van praktische en administratieve zaken rondom vastgoed, schade en verzekeringen en onderhouden van contacten met betrokken partijen
• Bewaken van een actuele en correcte klant- en salesadministratie

Deze functie past bij iemand die proactief en praktisch is ingesteld, vooruitdenkt en graag de zaken goed geregeld heeft. Je schakelt makkelijk tussen directie, medewerkers en externe partijen en voelt goed aan wat er binnen de organisatie speelt. Je houdt overzicht, pakt zaken uit jezelf op en krijgt energie van regelen, organiseren en ontzorgen.

• Hbo werk- en denkniveau
• Ruime ervaring in een brede ondersteunende rol, bijvoorbeeld als Management Assistent, Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager of vergelijkbaar
• Goede beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal, mondeling en schriftelijk
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen en overzicht te behouden
• Een nauwkeurige werkwijze, waarbij afspraken, administratie en dossiers op orde zijn
• Communicatief sterk, stevig in je schoenen en in staat om zaken op een prettige manier bespreekbaar te maken
• Ervaring met of affiniteit voor personeelszaken en plezier in het fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers
• Integer en discreet in de omgang met vertrouwelijke informatie

Op verzoek van onze opdrachtgever is het werving- en selectietraject voor Management Assistent discreet.

Reageren op deze functie kan uiterlijk tot vrijdag 18 september. De eerste gesprekken worden gevoerd door Melissa van Houten bij Siebert & Wassink, in week 39. De vervolggesprekken met de opdrachtgever zijn gepland in week 40 & 41.