Procesondersteuner/ managementassistent (zzp - freelance)

gemeente Nieuwegein; Nieuwegein; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Gemeente Nieuwegein zoekt per direct een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De opdracht loopt tot eind januari 2027 met optie tot verlenging.

De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden. U voert onder andere plannen en coordineert afspraken, beheert de mailbox en ondersteunt bij notuleren tijdens

Qualifications

• Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands.
• Minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie, in pdf.
• Eerdere ervaring met agenda- en vergaderondersteuning is een pluspunt.

Responsibilities

• Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen.
• Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling.
• Voorbereiden en notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag).
• Beheer van de gezamenlijke mailbox.
• Het bijhouden van ons zaaksysteem CRM.
• Het opstellen van inkoopopdrachten en verwerken in Inconto.
• Organiseren van bijeenkomsten (locatie en catering).
• Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief.

Job description

Organisatie
Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Opdracht
Vanwege het vertrek van de huidige procesondersteuner zoeken wij per direct een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De opdracht loopt tot eind januari 2027 met optie tot verlenging. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden.
Werkzaamheden
De tijdelijke procesondersteuner/managementassistent maakt onderdeel uit van de vakgroep Management en Ondersteuning en werkt nauw samen met de andere procesondersteuner.
In deze rol worden onder andere de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

• Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen;
• Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling;
• Voorbereiden en (indien nodig) notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag);
• Beheer van de gezamenlijke mailbox;
• Het bijhouden van ons zaaksysteem CRM;
• Het opstellen van inkoopopdrachten en verwerken in Inconto;
• Meedenken over procesverbeteringen;
• Organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering);
• Opstellen van brieven, verzorgen van ondertekening en vastlegging in het inkoopsysteem;
• Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief;
• Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem;
• Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.;
• Postbeheer.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
*Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag, dinsdag en donderdag + dagdeel woensdag of vrijdag.