Personal assistent 28 u p/w

Gemeente Arnhem; Gelderland; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Job summary

gemeente Arnhem zoekt een Personal Assistant die ondersteuning biedt aan het afdelingshoofd. De functie combineert secretariële en administratieve taken om dagelijkse processen soepel te laten verlopen.

Je taken omvatten het plannen en coördineren van afspraken, beheren van e-mail en agenda, en zorgen voor nauwkeurige verslaglegging. Je werkt proactief samen met een team van 60 Management Support-medewerkers en meerdere leidinggevenden.

Qualifications

• Een organisatorisch talent dat snel kan schakelen en initiatief toont.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatie, ook met externe partijen.
• Sterk in plannen, prioriteren en nauwkeurig werken.
• Ervaring met ondersteuning van leidinggevenden is een pre.

Responsibilities

• Het plannen en coördineren van complexe afspraken.
• Ondersteuning bij beheer van e-mail en agendabeheer.
• Beheer van administratieve processen.
• Het voorbereiden van vergaderingen en zorgen voor verslaglegging.
• Proactieve ondersteuning om kerntaken te ontzorgen.

Skills

Organisatie talent

Plannen en coördineren

Communicatieve vaardigheden

Proactieve ondersteuning

Job description

Maken we een Connectie?

Bij gemeente Arnhem mag je jezelf zijn en is iedereen welkom. Om dat te realiseren werken we aan een cultuur waarin iedereen zich betrokken voelt, waar de samenstelling divers is en niemand wordt uitgesloten. Wij willen verschillen in talent, kennis en vaardigheden aan ons binden, omdat wij overtuigd zijn dat de verschillen elkaar versterken. Voel je dus welkom bij gemeente Arnhem, wie je ook bent of hoe je ook in het leven staat.

Houd je van een dynamische werkomgeving waarin je voortdurend schakelt en geen dag hetzelfde is? Wil je een cruciale rol spelen in het ontzorgen van leidinggevenden en het soepel laten verlopen van diverse projecten? Dan is deze functie iets voor jou:

Wat ga je doen?

Als Personal Assistant ga je ondersteuning bieden aan een afdelingshoofd. De werkzaamheden zijn zowel secretarieel als administratief van aard. Je speelt een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse processen.

Jouw belangrijkste taken zijn:

• Het plannen en coördineren van complexe afspraken. Dit omvat een groot deel van de werkzaamheden.
• Ondersteuning bieden bij het beheer van e-mailcorrespondentie en agendabeheer.
• Het bewaken en beheren van administratieve processen.
• Het voorbereiden van vergaderingen en zorgen voor accurate verslaglegging, indien nodig.
• Het bieden van proactieve ondersteuning om ervoor te zorgen dat zij zich kunnen richten op hun kerntaken.

Dit ben jij

Je bent van nature een organisatorisch talent: plannen en organiseren gaan je moeiteloos af. Snel schakelen is voor jou geen probleem, en je toont graag initiatief in je werk. Met jouw sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, leg je gemakkelijk contact met collega’s en externe partijen. Daarnaast werk je nauwkeurig en doelgericht, waarbij je altijd oog hebt voor het gewenste resultaat. Dankzij je ervaring in het ondersteunen van leidinggevenden weet je precies hoe je hen kunt ontzorgen. Je houdt overzicht in een dynamische werkomgeving en vindt voldoening in het ondersteunen van meerdere projecten en managers tegelijkertijd.

Jouw toekomstige team

Jij komt het team Management Support versterken. Een professionele, dienstverlenende en betrokken team dat bestaat uit 60 enthousiaste medewerkers. Dagelijks ondersteunen zij diverse leidinggevenden, programmamanagers en afdelingen bij de gemeente Arnhem.