Personal assistent

OverheidZZP; Arnhem; On-site; EUR 29,000 - 47,000; Full time

Job summary

Gemeente Arnhem zoekt een Personal Assistant die een afdelingshoofd secretarieel en administratief ondersteunt, waarbij agenda- en e-mailbeheer, vergaderingen en verslaglegging centraal staan.

Je werkt in een dynamische overheidsomgeving, coördineert meerdere projecten en levert proactieve ondersteuning zodat leiders zich kunnen richten op kerntaken.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau vereist.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in een 1-op-1 ondersteuningsrol als Personal Assistant van bestuurder/leidinggevende.
• Detachering als dienstverband.

Responsibilities

• Je ondersteunt een afdelingshoofd secretarieel en administratief.
• Je beheert complexe agenda’s en e-mail.
• Je bewaakt en beheert administratieve processen.
• Je bereidt vergaderingen voor en maakt accurate verslaglegging.
• Je biedt proactieve ondersteuning zodat de leiding zich kan richten op kerntaken.

Skills

Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid

Plannen en organiseren

Samenwerken

Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat als personal assistant een afdelingshoofd secretarieel en administratief ondersteunen, complexe agenda’s en e-mail beheren, vergaderingen voorbereiden en verslagleggen en zo dagelijkse processen en projecten soepel laten verlopen.

Maken we een Connectie?

Bij gemeente Arnhem mag je jezelf zijn en is iedereen welkom. Om dat te realiseren werken we aan een cultuur waarin iedereen zich betrokken voelt, waar de samenstelling divers is en niemand wordt uitgesloten. Wij willen verschillen in talent, kennis en vaardigheden aan ons binden, omdat wij overtuigd zijn dat de verschillen elkaar versterken. Voel je dus welkom bij gemeente Arnhem, wie je ook bent of hoe je ook in het leven staat.

Houd Je Van Een Dynamische Werkomgeving Waarin Je Voortdurend Schakelt En Geen Dag Hetzelfde Is? Wil Je Een Cruciale Rol Spelen In Het Ontzorgen Van Leidinggevenden En Het Soepel Laten Verlopen Van Diverse Projecten? Dan Is Deze Functie Iets Voor Jou

Wat ga je doen?

Als Personal Assistant ga je ondersteuning bieden aan een afdelingshoofd. De werkzaamheden zijn zowel secretarieel als administratief van aard. Je speelt een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse processen.

Jouw Belangrijkste Taken Zijn

• Het plannen en coördineren van complexe afspraken. Dit omvat een groot deel van de werkzaamheden.
• Ondersteuning bieden bij het beheer van e-mailcorrespondentie en agendabeheer.
• Het bewaken en beheren van administratieve processen.
• Het voorbereiden van vergaderingen en zorgen voor accurate verslaglegging, indien nodig.
• Het bieden van proactieve ondersteuning om ervoor te zorgen dat zij zich kunnen richten op hun kerntaken.

Dit ben jij

Je bent van nature een organisatorisch talent: plannen en organiseren gaan je moeiteloos af. Snel schakelen is voor jou geen probleem, en je toont graag initiatief in je werk. Met jouw sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, leg je gemakkelijk contact met collega’s en externe partijen. Daarnaast werk je nauwkeurig en doelgericht, waarbij je altijd oog hebt voor het gewenste resultaat. Dankzij je ervaring in het ondersteunen van leidinggevenden weet je precies hoe je hen kunt ontzorgen. Je houdt overzicht in een dynamische werkomgeving en vindt voldoening in het ondersteunen van meerdere projecten en managers tegelijkertijd.

Jouw toekomstige team

Jij komt het team Management Support versterken. Een professionele, dienstverlenende en betrokken team dat bestaat uit 60 enthousiaste medewerkers. Dagelijks ondersteunen zij diverse leidinggevenden, programmamanagers en afdelingen bij de gemeente Arnhem.

Werklocatie

Werklocatie: Gemeente Arnhem Stadskantoor

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal HBO werk- en denkniveau.
• De kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring opgedaan in een 1-op-1 ondersteuningsrol als Personal Assistant van een bestuurder, directeur of leidinggevende.

Wensen

• De kandidaat heeft aantoonbaar recent minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan binnen een overheidsorganisatie.
• De kandidaat beschikt aantoonbaar over een diploma in secretariële richting.
• Tijdens een verificatiegesprek wordt er getoetst op een aantal competenties conform de Competentiegids van de Rijksoverheid.
• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid (5 punten).
• Plannen en organiseren (5 punten).
• Samenwerken (5 punten).
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (5 punten).

Competenties

• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, maximaal 10 maanden

Gespreksdatum: De interviews worden zsm na sluiting ingepland

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

De gemeente Arnhem is een stad in Gelderland met ongeveer 162.000 inwoners. De stad ligt aan de rivier de Nederrijn en de IJssel. Arnhem staat bekend om de groene omgeving met parken en bossen, zoals park Sonsbeek en de Veluwe. Arnhem is ook bekend vanwege de Slag om Arnhem tijdens de Tweede Wereldoorlog. De gemeente Arnhem heeft een divers cultureel aanbod met musea, theaters en evenementen. Daarnaast is de stad een belangrijk knooppunt voor openbaar vervoer en heeft het een historische binnenstad met winkelgebieden en horecagelegenheden. Arnhem wil een duurzame en leefbare stad zijn waarin inwoners zich thuis voelen en waar ruimte is voor talentontwikkeling en ondernemerschap.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.