Personal Assistant to Founder

ONTAPE; Amsterdam; On-site; EUR 42,000 - 53,000; Full time

Benefits offered by this job

Veel ruimte voor eigen initiatief en責n

Werken vanuit een prachtig nieuw kanto

Directe samenwerking met ambitieuze/in

Job summary

ONTAPE zoekt een zelfstandige en daadkrachtige Personal Assistant die de founder ondersteunt bij zowel operationele als strategische taken. Je bewaakt complexe agenda’s, onderhoudt relaties met klanten en leveranciers, en coördineert internationale orders en logistieke processen in een dynamische studio-omgeving in Amsterdam Noord.

Je werkt proactief mee aan procesverbeteringen, inzet van AI-tools en automatiseringen, en neemt verantwoordelijkheid voor meerdere projecten tegelijk.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• Beschikbaarheid van 32 tot 40 uur per week.
• Minimaal enkele jaren ervaring als Personal Assistant, Executive Assistant, Office Manager, Projectmanager of vergelijkbare functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Ervaring met het beheren van complexe agenda's en het coördineren van uiteenlopende werkzaamheden.

Responsibilities

• Beheer van een complexe agenda en planning van afspraken.
• Rechterhand van de founder bij operationele en organisatorische vraagstukken.
• Onderhouden van contact met klanten, leveranciers, partners en externe stakeholders.
• Afspraken maken met leveranciers en opvolging bewaken.
• Internationale bestellingen, leveringen en logistieke processen coördineren.
• Projectplanningen, deadlines en actiepunten bewaken.
• Voorbereiden van meetings, presentaties en documenten.
• Signaleren en implementeren van efficiëntere werkprocessen.
• Inzetten van AI-tools en automatiseringen om werkzaamheden slimmer te organiseren.
• Ondersteunen bij commerciële trajecten en onderhandelingen.

Skills

Agenda beheer

Communicatieve vaardigheden

Nederlands

Engels

Proactief handelen

AI/Automatisering affiniteit

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Onze opdrachtgever is een toonaangevende studio binnen het exclusieve segment van interieur, design en high-end maatwerkprojecten. Vanuit een prachtig nieuw pand in Amsterdam Noord werkt een compact en ambitieus team van circa 12 professionals aan bijzondere projecten voor een veeleisende nationale en internationale klantenkring. Kwaliteit, aandacht voor detail en een persoonlijke aanpak vormen de basis van alles wat zij doen.

De organisatie wordt geleid door een bevlogen ondernemer met een sterke visie, een groot creatief vermogen en een oprechte aandacht voor zowel klanten als medewerkers. Om haar meer ruimte te geven voor creativiteit, innovatie en groei, zoeken wij een ervaren rechterhand die overzicht creëert, structuur aanbrengt en zaken zelfstandig naar een hoger niveau tilt.

Binnen deze omgeving beweeg je je dagelijks tussen leveranciers, klanten, partners en collega's. Materialen, producten en contacten bevinden zich over de hele wereld, waardoor geen dag hetzelfde is. De organisatie staat open voor innovatie en zoekt iemand die AI-tools en slimme automatiseringen niet ziet als toekomstmuziek, maar als een vanzelfsprekend onderdeel van modern werken.

Voor deze functie zoeken wij een zelfstandige en daadkrachtige professional die zich prettig voelt in een omgeving waar veel gebeurt. Je bent georganiseerd, commercieel bewust, oplossingsgericht en beschikt over een sterk ontwikkeld gevoel voor prioriteiten. Je hoeft niet voortdurend aangestuurd te worden, maar neemt juist initiatief en verantwoordelijkheid.

Verder breng je het volgende mee:

• HBO werk- en denkniveau;
• Beschikbaarheid van 32 tot 40 uur per week;
• Minimaal enkele jaren ervaring als Personal Assistant, Executive Assistant, Office Manager, Projectmanager of vergelijkbare functie;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• Ervaring met het beheren van complexe agenda's en het coördineren van uiteenlopende werkzaamheden;
• Affiniteit met AI-tools, automatisering en moderne manieren van werken;
• Sterke organisatorische vaardigheden en een uitstekend gevoel voor planning;
• Het vermogen om meerdere projecten tegelijkertijd te overzien;
• Commerciële sensitiviteit en zakelijk inzicht;
• Discretie en een professionele omgang met vertrouwelijke informatie;
• Een proactieve houding en het vermogen om vooruit te denken;
• Een hands-on mentaliteit waarbij geen taak te groot of te klein is;
• Het vermogen om rust en overzicht te creëren in een dynamische omgeving.

De werkzaamheden

Als Personal Assistant to Founder ben je veel meer dan een traditionele assistant. Je bent de verlengde arm van de ondernemer en zorgt ervoor dat zowel operationele als strategische zaken soepel verlopen. Je houdt overzicht over projecten, bewaakt deadlines, onderhoudt relaties en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen.

Je bent iemand die kansen ziet om processen slimmer in te richten, commerciële mogelijkheden herkent en niet terugschrikt voor het voeren van gesprekken met leveranciers wanneer er ruimte lijkt te zijn voor betere afspraken of voorwaarden. Tegelijkertijd ben je praktisch ingesteld en vind je het vanzelfsprekend om zaken op te pakken die bijdragen aan een soepel draaiende organisatie.

Je dagelijkse taken omvatten onder andere:

• Het beheren van een complexe agenda en het plannen van afspraken;
• Het fungeren als rechterhand van de founder bij dagelijkse operationele en organisatorische vraagstukken;
• Het onderhouden van contact met klanten, leveranciers, partners en andere externe stakeholders;
• Het maken van afspraken met leveranciers en het bewaken van de opvolging;
• Het coördineren van internationale bestellingen, leveringen en logistieke processen;
• Het bewaken van projectplanningen, deadlines en actiepunten;
• Het voorbereiden van meetings, presentaties en belangrijke documenten;
• Het signaleren en implementeren van efficiëntere werkprocessen;
• Het inzetten van AI-tools en automatiseringen om werkzaamheden slimmer te organiseren;
• Het ondersteunen bij commerciële trajecten en onderhandelingen met leveranciers;
• Het organiseren en coördineren van fotoshoots;
• Het afstemmen met sponsors, partners en leveranciers zodat kleding, materialen en andere benodigdheden tijdig beschikbaar zijn;
• Het verzorgen van attenties voor medewerkers, klanten en zakelijke relaties;
• Het regelen van facilitaire en organisatorische zaken binnen de studio;
• Het organiseren van uiteenlopende persoonlijke en zakelijke zaken voor de founder;
• Het bewaken van representatieve zaken zoals onderhoudsafspraken en het verzorgen van praktische zaken waaronder het laten wassen van de auto;
• Het oppakken van overige ad hoc werkzaamheden die bijdragen aan een soepel verloop van de organisatie.

Is dit iets voor jou?

Deze functie biedt een unieke kans om nauw samen te werken met een inspirerende ondernemer binnen een exclusieve en creatieve branche. Je krijgt veel verantwoordelijkheid, een brede rol en de mogelijkheid om daadwerkelijk impact te maken op het succes van de organisatie. Binnen het team heerst een professionele maar informele sfeer, waarin kwaliteit, betrokkenheid en ondernemerschap centraal staan.

Daarnaast wordt er gezorgd voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:

• Een salaris tussen € 3.750,- en € 4.750,- bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband, afhankelijk van kennis en ervaring;
• Een functie voor 32 tot 40 uur per week;
• Werken vanuit een prachtig nieuw kantoor in Amsterdam Noord;
• Directe samenwerking met een ambitieuze en inspirerende ondernemer;
• Veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid;
• De mogelijkheid om processen te verbeteren en innovaties door te voeren;
• Een afwisselende functie waarin geen dag hetzelfde is;
• Werken binnen een exclusieve, internationale en creatieve omgeving;
• Een betrokken team van professionals met passie voor kwaliteit en vakmanschap.

Ben jij de proactieve rechterhand die rust brengt in de dynamiek, kansen signaleert voordat anderen ze zien en energie krijgt van het volledig ontzorgen van een ondernemer? Dan komen wij graag met je in contact.