Office Manager

Four Months; Amsterdam; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Four Months zoekt een ervaren Office Manager voor zwangerschapsvervanging in Amsterdam. Je beheert financiële administratie, HR- en personeelszaken, PA-werkzaamheden en projectondersteuning in een klein, hecht team.

Je werkt zelfstandig, proactief en praktisch, met een duidelijke focus op nauwkeurigheid en structuur. Ervaring in een creatieve studio is een pré; vloeiend Nederlands en goede Engels zijn wenselijk.

Qualifications

• Ervaring als Office Manager of vergelijkbare brede ondersteunende rol.
• Affiniteit met de creatieve sector is gewenst.
• Goede omgang met Apple hardware en software.
• Beheersing van Microsoft Office 365 (Outlook en Excel).
• Ervaring met Exact Online voor in- en verkoop is een plus.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.
• Zelfstandig, proactief en praktisch ingesteld.
• Sterke administratieve en cijfermatige vaardigheden.

Responsibilities

• Zorgdragen voor financiële administratie en inkoop-/verkoopfacturen in Exact Online.
• Beheren van operationele HR- en personeelsadministratie voor medewerkers en freelancers.
• Ondersteunen van eigenaren met PA-werkzaamheden (agenda, afspraken, meetings).
• Regelen en coördineren van reizen, hotels en huurauto's.
• Zorgen voor orde op kantoor, inclusief ICT en facilitaire zaken.
• Ondersteunen bij projectmanagement en assisteren bij creatieve projecten.
• Bijhouden van planningen, actielijsten en opvolging.

Skills

Office management

Administratieve ondersteuning

Communicatieve vaardigheden

Proactief en zelfstandig

Financiële administratie

Recruitment-ervaring

Tools

Exact Online

Apple hardware/software

Microsoft Office 365 (Outlook, Excel)

Job description

Voor een creatieve ontwerpstudio in hartje Amsterdam zoeken wij een ervaren Office Manager voor een zwangerschapsvervanging. Een brede en afwisselende rol waarin financiële administratie, office management, PA-werkzaamheden en projectondersteuning samenkomen.

Je werkt in een klein en hecht team. Geen dag is hetzelfde. Je houdt overzicht, regelt wat geregeld moet worden en vindt het juist leuk dat je vooraf niet altijd weet hoe je werkdag eruitziet.

Office Manager

Als Office Manager zorg je ervoor dat de studio achter de schermen soepel blijft draaien. Je hebt een brede rol waarin administratie, organiseren, ondersteunen en regelen samenkomen. Je schakelt makkelijk tussen geplande werkzaamheden en zaken die onverwacht voorbijkomen. Het ene moment werk je de financiële administratie bij, het volgende moment ondersteun je de medewerkers, spring je bij in een project of los je iets praktisch op. Juist die afwisseling maakt deze functie leuk.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Verzorgen van de financiële administratie, waaronder de inkoop- en verkoopfacturen in Exact Online.
• Verzorgen van de operationele HR- en personeelsadministratie voor medewerkers en freelancers.
• Ondersteunen van de twee eigenaren met PA-werkzaamheden, waaronder agenda's, afspraken en overleggen.
• Regelen, wijzigen en annuleren van reizen, hotels en huurauto's.
• Zorgen dat alles op kantoor goed geregeld is, van boodschappen en gezamenlijke lunches tot facilitaire zaken en andere praktische zaken die voorbijkomen. Denk hierbij ook aan ICT, zoals de printer, computers en wifi. Hierbij heb je hulp van een externe ICT partij.
• Ondersteunen bij projectmanagement en bijspringen wanneer het creatieve team extra ondersteuning nodig heeft.
• Bijhouden van planningen, projectadministratie en actielijsten en bewaken van de opvolging.
• Regelen van praktische en administratieve zaken rondom het pand en onderhouden van de benodigde contacten met de overige pandeigenaren.
• Signaleren waar processen slimmer, sneller of beter kunnen en hier actief over meedenken.

Over de organisatie

Onze opdrachtgever is een creatieve ontwerpstudio in hartje Amsterdam, actief op het gebied van interieur- en productdesign. Vanuit een klein vast team wordt samengewerkt met een vaste groep freelancers aan uiteenlopende creatieve projecten.

De sfeer is informeel en familiair en de lijnen zijn kort. De manier van werken laat zich goed omschrijven als learning by doing: mensen pakken dingen op, denken mee en helpen elkaar als dat nodig is.

Jouw profiel

Voor deze opdracht zoeken we een ervaren Office Manager die zich thuis voelt in een kleine, creatieve en informele organisatie. Je vindt het leuk om veel verschillende dingen tegelijk te regelen en wacht niet af tot iemand je vertelt wat er moet gebeuren.

Je herkent jezelf in het volgende:

• Je hebt ervaring als Office Manager of in een vergelijkbare brede ondersteunende functie.
• Je hebt affiniteit met de creatieve sector.
• Je kunt goed met Apple hard- en software overweg.
• Je bent goed vaardig met Microsoft Office 365, zoals Outlook en Excell.
• Ervaring met Exact Online voor de in- en verkoop is een grote pre.
• Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift en bent ook het Engels goed vaardig.
• Je bent zelfstandig, proactief en praktisch ingesteld.
• Je bent administratief sterk en hebt gevoel voor cijfers.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, ook als er veel verschillende dingen tegelijk spelen.
• Je bent flexibel en vindt het prima als je werkdag anders loopt dan vooraf gepland.
• Je stelt de juiste vragen, zoekt dingen zelf uit en pakt vervolgens door.
• Je bent servicegericht en vindt het vanzelfsprekend om collega's en de eigenaren te ontzorgen.
• Je kunt makkelijk schakelen tussen financiële administratie, PA-werkzaamheden, projectondersteuning en praktische zaken op kantoor.
• Je ziet waar dingen slimmer of beter kunnen en vindt het leuk om hierover mee te denken.
• Ervaring met recruitment is mooi meegenomen, maar geen vereiste.

En misschien wel net zo belangrijk: je past bij een klein en familiair team. Je bent sociaal, toegankelijk, hebt gevoel voor humor en vindt het prettig om op kantoor te werken, midden in de dynamiek van de studio.