Executive Assistant - CEO & CFO

HoSt Group; Netherlands; Hybrid; EUR 52,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Winstdeling

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Vakantietoeslag

Ruimere thuiswerkmogelijkheden

Flexibele starttijden

Job summary

HoSt Group zoekt een Executive Assistant die dagelijks de CEO en CFO ontzorgt en hun effectiviteit vergroot. Je werkt in een internationale omgeving met snelle besluitvorming en gebruik van AI-tools om routinewerk te automatiseren.

Je beschermt hun focus, beheert agenda's en mailbox, en bereidt meetings voor met Notulen via AI. Daarnaast reis- en administratieve ondersteuning horen bij de rol, met ruimte voor groei en flexibiliteit.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar ervaring als Personal of Executive Assistant op directieniveau
• Hands-on en digitaal vaardig; durft AI-tools en automatisering te gebruiken
• Goede beheersing van Engels en Nederlands
• Voor 32 uur per week beschikbaar
• Kennis van moderne tools en professionele communicatie is vereist

Responsibilities

• Gatekeeper en focusbewaker voor CEO en CFO; minder en kortere meetings
• Mailbox beheren en prioriteren; verzoeken afhandelen namens de directie
• Regisseren van de complexe, continue schuivende agenda’s
• Actiepunten opvolgen en toezeggingen bewaken
• Verzorgen van vergaderingen van Executive Board en Raad van Commissarissen met notulen via AI-tools
• Reizen boeken en administratief ondersteunen van de CEO en CFO
• Overige ondersteuning en coördinatie voor ontzorging van het team

Skills

Executive Assistant

Digitale vaardigheden

Engels

Nederlands

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

MS Office

AI-tools

Job description

Ben jij een energieke duizendpoot die moeiteloos veel ballen tegelijk hooghoudt? Voor onze twee jonge, ambitieuze bestuurders – de CEO en CFO – zoeken wij een proactieve Executive Assistant die hen écht ontzorgt en hun effectiviteit vergroot. Jij bent hun rechterhand en een spil binnen onze snelgroeiende internationale organisatie met 700 medewerkers en vestigingen in 6 landen. Je werkt in hoog tempo, denkt in oplossingen en zet moderne tools – waaronder AI – in om het werk slimmer te organiseren.

De functie

Als Executive Assistant is jouw missie helder: zoveel mogelijk werk weghalen bij de CEO en CFO én hun effectiviteit vergroten, zodat zij zich volledig kunnen richten op de groei van HoSt. Je beschermt hun focus en stuurt op minder, kortere en effectievere meetings.High paceen ‘gettingthingsdone’-zijn jemiddlenames: je maakt zaken af en houdt de vaart erin.Omdat beide bestuurders regelmatig reizen, ben jij hun vaste ankerpunt op kantoor en zorg je dat alles doorloopt terwijl zij onderweg zijn. Proactief meedenken en echt vooruitkijken is daarbij cruciaal: je anticipeert op wat er nodig is, vaak nog voordat het gevraagd wordt, en zet moderne technologie en AI in om routinewerk te automatiseren in plaats van alles handmatig te doen.

Jouw verantwoordelijkheden

Fungeren als gatekeeper en focusbewaker: je beschermt de tijd en focus vande CEO en CFO, stuurt op minder, kortere en effectievere meetings en zegt waar nodig namens hen ‘nee’;

Beheren en prioriteren van de mailbox: je vangt berichten en verzoeken zelfstandig af en handelt ze waar mogelijk namens de CEO en CFO af, zodat alleenrelevantebeslissingen bij hen komen;

Regisseren van de complexe, continu schuivende agenda’s van de CEO en CFO;

Bewaken en opvolgen van actiepunten en toezeggingen: je jaagt acties proactief bij anderen na, zodat niets blijft liggen;

Organiseren en voorbereiden van de vergaderingen van de Executive Board en de Raad van Commissarissen, met AI-tools voor de notulen en actiepunten;

Boeken en volledig organiseren van (internationale) zakenreizen en de CEO en CFO onderweg ondersteunen;

Overige ondersteuningencoördinatiedie de CEO en CFO verder ontzorgt.

Wat vragen wij?

Energiek en flexibel: je houdt moeiteloos veel ballen tegelijk hoog en bloeit op in een dynamische, snelgroeiende omgeving waarin prioriteiten snel verschuigen;

Proactief en vooruitdenkend: je beslist zelfstandig wat je zelf oppakt en waarvoor je overlegt, wat nodeloze afstemming voorkomt;

Efficiënt: je raakt zaken het liefst maar één keer aanensluit ruis uit;

Minimaal 5 jaar ervaring als Personal of Executive Assistant op directieniveau, bij voorkeur in een dynamische, internationale omgeving;

Hands-on en digitaal vaardig: je zoekt slimmere werkwijzen, durft handmatige processen los te laten en bent enthousiast over AI-en automatiseringstools (naast MS Office);

Discreet en professioneel met vertrouwelijke informatie;

Uitstekende beheersing van Engelsen Nederlands;

HBO werk- en denkniveau;

Minimaal 32 uur per week beschikbaar.

Ons aanbod

Goede arbeidsvoorwaarden en een salaris passend bij werkervaring en opleiding;

Jaarlijkse aantrekkelijke winstdeling (uitgekeerd in september) bij een dienstverband van minimaal 12 maanden;

Uitstekende pensioenregeling;

Reiskostenvergoeding woon-werk verkeer €0,23 per km;

Jaarlijkse vakantietoeslag van 8%;

De mogelijkheid om 32 of 40 uur te werken;

Flexibele starttijden tussen 7 en 9 uur ‘s morgens;

Ruime mogelijkheden om thuis te werken ( minimaal twee dagen per week op kantoor);

De kans om te werken voor een marktleider in duurzame energie met een sterke focus op innovatie, winnaar van de Oryx en Gazelle prijs van 2024;

Werken in een internationaal familiebedrijf waar jouw ideeën ertoe doen en successen samen worden gevierd;

Aansluiten in een team met zowel startende als ervaren professionals;

Vanaf 2026: Werken in een volledig nieuw, duurzaam gebouwd kantoorgebouw voorzien van de modernste duurzame faciliteiten in Hengelo!

Hoge mate van zelfstandigheid en verantwoordelijkheid;

Volop kansen om jezelf te ontwikkelen op technisch en vakinhoudelijk vlak;

Cadeaubonnen sparen door kilometers te maken op de fiets.

Wil je vooraf meer informatie? Neem dan contact op met Irene Tan -Perk, via 088-460 90 80.

Op locatie, Hybride

• Enschede , Overijssel , Nederland