Executive Assistant

The Search; Utrecht; Hybrid; EUR 38,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Trainingen en cursussen

25 vakantiedagen

12 ATV-dagen

Job summary

The Search in Utrecht zoekt een proactieve Executive Assistant die de Managing Director ontzorgt en mee denkt. Je beheert de complexe agenda, bewaakt deadlines en organiseert reizen en events voor directie en aandeelhouders.

De ideale kandidaat heeft 6–10 jaar ervaring, uitstekende Nederlandse en Engelse vaardigheden en een sterke Office 365-kennis. Hybride werken en een no-nonsense cultuur kenmerken de positie.

Qualifications

• Afgeronde HBO-opleiding gericht op directiesecretaresse of vergelijkbaar.
• Minimaal 6–10 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels; Duits is een pré.
• Ruime kennis van Office 365-toepassingen (Word/Outlook/Excel/OneNote/Teams).
• Ervaring in een commerciële omgeving.

Responsibilities

• Managen van complexe agenda en prioriteitenoverzicht.
• Acties bijhouden en deadlines bewaken.
• Met input zelfstandig (deel)projecten oppakken.
• Vergaderingen plannen op meerdere locaties.
• Events en meetings voor directie en aandeelhouders organiseren.
• Voorbereiden van meetings met agendapunten en actiepunten.
• Reizen, vervoer en accommodatie regelen.
• Inkomende e-mails filteren op prioriteit.
• Informatie en documenten verzamelen en ondersteunen van dagelijkse activiteiten.

Skills

Tijdmanagement

Planningsvaardigheden

Communicatie

Taalvaardigheid NL/EN

Education

HBO-diploma secretaresse of vergelijkbaar

Tools

Office 365

Outlook

Excel

Teams

OneNote

Job description

Opdrachtgever is internationaal marktleider in de productie van innovatieve afbouwsystemen en -materialen voor nieuwbouw, renovatie en restauratie.

Opgericht door een bevlogen ondernemersfamilie die met gepaste trots zijn op die naamsbekendheid.

Maar ze weten ook: het gaat erom dat je elke dag waarmaakt wat je belooft.

Ze hebben passie voor wat ze doen en staan voor de klant en voor elkaar.

Hun waarden spelen daarbij een belangrijke rol: vriendelijkheid, betrokkenheid, partnership en ondernemerschap.

In Nederland werken er 160 medewerkers, wereldwijd 35.000.

Locatie: Utrecht.

De Managing Director is op zoek naar een pro-actieve en zelfstandige EA die graag ontzorgt en meedenkt.

Wat ga jij doen als Executive Assistant?

• Managen van complexe agenda en overzien van prioriteiten;
• Bijhouden van acties en bewaken van deadlines;
• Zelfstandig oppakken van (deel)projecten;
• Plannen en organiseren van vergaderingen op verschillende locaties;
• Organiseren van events en meetings voor directie en aandeelhouders;
• Voorbereiden van meetings door verwerken van actiepunten en opstellen agenda;
• Organiseren van reizen, transport en accommodatie;
• Filteren van inkomende e-mails op prioriteit;
• Verzamelen van informatie en documenten die nodig zijn;
• Verantwoordelijk voor het ondersteunen van alle dagelijkse activiteiten;

Wat breng jij mee als Executive Assistant?

• Afgeronde HBO Opleiding in de richting van directiesecretaresse of vergelijkbaar;
• Minimaal 6-10 jaar werkervaring in vergelijkbare rol;
• Uitstekende beheersing van Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift, Duits is een pré;
• Ruime kennis en ervaring van Office 365, zoals Word, Outlook, Excel, OneNote en Teams;
• Ervaring binnen commerciële omgeving;

Wat bieden wij?

• Een afwisselende en zelfstandige baan bij een prachtig A-merk bedrijf voor 32-40 uur per week;
• Een prettige werksfeer binnen een no-nonsense cultuur;
• De mogelijkheid tot het volgen van trainingen en cursussen;
• Mogelijkheid tot hybride werken;
• Naast een marktconform salaris biedt opdrachtgever jou ook uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder 25 vakantiedagen en 12 ATV dagen;