Interim Executive Assistant

MatchT; Bergen op Zoom; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

MatchT zoekt een ervaren Executive Assistant die vooruitdenkt en overzicht bewaart terwijl prioriteiten veranderen. Je bent makkelijk benaderbaar, schakelt tussen niveaus en ondersteunt directeur en het MT met agenda- en organisatiebeheer.

Start zo spoedig mogelijk, 40 uur per week, kantoor op maandag en dinsdag, met flexibiliteit. Je hebt minimaal 5 jaar ervaring, HBO-denkniveau en sterke communicatieve vaardigheden; discreet en dienstverlenend in een dynamische omgeving.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar relevante ervaring als Executive Assistant of vergelijkbaar.
• HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring met agenda-, meeting- en organisatiebeheer.
• Sterk in plannen, organiseren en prioriteiten stellen.
• Proactief en zelfstandig in het oppakken van werkzaamheden.
• Goede communicatieve en organisatorische vaardigheden.

Responsibilities

• Beheren en coördineren van de agenda van de directeur en ondersteunen van het MT.
• Voorbereiden en organiseren van MT-overleggen en strategische bijeenkomsten.
• Plannen en organiseren van strategiedagen en MT-bijeenkomsten.
• Wekelijks afstemmen met de directeur over lopende acties en prioriteiten.
• Ondersteunen bij organisatiebrede bijeenkomsten en evenementen.
• Ondersteuning bij projecten en samenwerking met Shared Services.
• Organiseren van teamactiviteiten en personeelsevenementen.

Skills

Executive Assistant ervaring

Agenda-beheer

Organisatievaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Proactief werken

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Je komt te werken binnen een organisatie van ruim 500 professionals met een achtergrond in onder andere Defensie, Politie, Inlichtingendiensten en specialistische vakgebieden.
Vanuit een combinatie van menselijke expertise, innovatieve technologie en een breed netwerk wordt gewerkt aan oplossingen die bijdragen aan een veiligere en weerbaardere samenleving.
De cultuur is professioneel, ondernemend en resultaatgericht. Kwaliteit, integriteit en impact staan centraal en er is ruimte voor mensen die verantwoordelijkheid nemen, initiatief tonen en graag buiten de gebaande paden denken.

Omschrijving

• beheren en coördineren van de agenda van de directeur en ondersteunen van het MT;
• voorbereiden, organiseren en ondersteunen van MT-overleggen en strategische bijeenkomsten;
• plannen en organiseren van onder andere strategiedagen en andere MT-bijeenkomsten;
• wekelijks afstemmen met de directeur over lopende acties, prioriteiten en aandachtspunten;
• opvolgen van acties en zelfstandig oppakken van werkzaamheden die hieruit voortkomen;
• aansluiten bij de weekstart en operationele overleggen;
• fungeren als aanspreekpunt voor projectondersteuning en nauw samenwerken met andere PA's en ondersteunende collega's;
• ondersteunen bij verschillende projecten, waarbij je in overleg bepaalt waar jouw inzet het meest waardevol is;
• waar nodig ondersteunen van Shared Services en organisatiebrede werkzaamheden;
• organiseren en ondersteunen van teamactiviteiten, borrels en personeelsevenementen;
• ondersteunen bij organisatiebrede bijeenkomsten en interne evenementen.

Wie ben jij?

Je bent een ervaren Executive Assistant die graag vooruitdenkt. Je ziet wat er nodig is en wacht niet af tot iemand je vertelt wat je moet doen. Je houdt overzicht, ook als prioriteiten veranderen en er veel tegelijk speelt. Je bent makkelijk benaderbaar, schakelt soepel met verschillende mensen en voelt goed aan wanneer je zelfstandig kunt handelen. Je bent dienstverlenend, maar zeker niet afwachtend. Je vindt het leuk om verschillende onderwerpen op te pakken en krijgt energie van een omgeving waarin geen dag hetzelfde is.

Kortom: je bent scherp, georganiseerd en altijd een stap vooruit.

• Minimaal 5 jaar relevante ervaring als Executive Assistant, Personal Assistant, Management Assistant of vergelijkbaar;
• HBO werk- en denkniveau;
• Ervaring met agenda-, meeting- en organisatiebeheer;
• Sterk in plannen, organiseren en prioriteiten stellen;
• Proactief en zelfstandig in het oppakken van werkzaamheden;
• Goede communicatieve en organisatorische vaardigheden;
• Makkelijk kunnen schakelen tussen verschillende niveaus, onderwerpen en werkzaamheden;
• Dienstverlenend, toegankelijk en discreet;
• Je voelt je prettig in een dynamische en veranderlijke werkomgeving.

Arbeidsvoorwaarden

• Start: zo spoedig mogelijk
• Looptijd: tot en met eind februari
• Uren: 40 uur per week
• Kantoordagen: maandag en dinsdag, overige dagen flexibel
• Uurtarief: max €75 per uur exclusief btw en reiskosten