Executive Assistant to Founder | Strategisch & Innovatief

ONTAPE; Amsterdam; On-site; EUR 42,000 - 53,000; Full time

Benefits offered by this job

Veel ruimte voor eigen initiatief en責n

Werken vanuit een prachtig nieuw kanto

Directe samenwerking met ambitieuze/in

Job summary

ONTAPE zoekt een zelfstandige en daadkrachtige Personal Assistant die de founder ondersteunt bij zowel operationele als strategische taken. Je bewaakt complexe agenda’s, onderhoudt relaties met klanten en leveranciers, en coördineert internationale orders en logistieke processen in een dynamische studio-omgeving in Amsterdam Noord.

Je werkt proactief mee aan procesverbeteringen, inzet van AI-tools en automatiseringen, en neemt verantwoordelijkheid voor meerdere projecten tegelijk.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• Beschikbaarheid van 32 tot 40 uur per week.
• Minimaal enkele jaren ervaring als Personal Assistant, Executive Assistant, Office Manager, Projectmanager of vergelijkbare functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Ervaring met het beheren van complexe agenda's en het coördineren van uiteenlopende werkzaamheden.

Responsibilities

• Beheer van een complexe agenda en planning van afspraken.
• Rechterhand van de founder bij operationele en organisatorische vraagstukken.
• Onderhouden van contact met klanten, leveranciers, partners en externe stakeholders.
• Afspraken maken met leveranciers en opvolging bewaken.
• Internationale bestellingen, leveringen en logistieke processen coördineren.
• Projectplanningen, deadlines en actiepunten bewaken.
• Voorbereiden van meetings, presentaties en documenten.
• Signaleren en implementeren van efficiëntere werkprocessen.
• Inzetten van AI-tools en automatiseringen om werkzaamheden slimmer te organiseren.
• Ondersteunen bij commerciële trajecten en onderhandelingen.

Skills

Agenda beheer

Communicatieve vaardigheden

Nederlands

Engels

Proactief handelen

AI/Automatisering affiniteit

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

ONTAPE zoekt een zelfstandige en daadkrachtige Personal Assistant die de founder ondersteunt bij zowel operationele als strategische taken. Je bewaakt complexe agenda’s, onderhoudt relaties met klanten en leveranciers, en coördineert internationale orders en logistieke processen in een dynamische studio-omgeving in Amsterdam Noord.

Je werkt proactief mee aan procesverbeteringen, inzet van AI-tools en automatiseringen, en neemt verantwoordelijkheid voor meerdere projecten tegelijk.