Office Manager

Archined; Amsterdam; On-site; EUR 20,000 - 30,000; Part time

Benefits offered by this job

Gratis vegetarische lunch dagelijks

Yoga/sportabonnement

Job summary

MORE Architecture zoekt vanaf de tweede helft van november een enthousiaste Office Manager die helpt ons bureau verder te groeien. De functie is 20–24 uur per week, bij voorkeur 09:00–14:00 uur, met ruimte voor aanpassing aan ouderschapsroosters.

Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en hebt HR-ervaring. Je beheert administratieve taken, facturatie en projectplanning, en ondersteunt het team en externe partners. Het kantoor ligt in Amsterdam en Engels is veelal de voertaal.

Qualifications

• Vloeiend in Nederlands en Engels is.
• Ervaring met HR en het werken in teamverband.
• Affiniteit met architectuur heeft.
• Zorgt voor overzicht in administratie en contact met accountant.
• Ervaring met tijdregistratie en projectplanning is een pre.

Responsibilities

• Overzicht in financieel reilen en zeilen en administratieve processen.
• Versturen en opvolgen van facturen en betalingen.
• Contact met accountant met betrekking tot loonadministratie en btw.
• Overzicht van projectplanning en urenadministratie.
• Coördinatie van sollicitaties en eerste selectie kandidaten.
• Contracten en verlof en ziekte regelen.
• Team – oren en ogen van het bureau.
• Coördinatie van IT-onderhoud met IT-student/partner.
• Afspraken plannen en voorbereiden voor meetings en workshops.
• Gasten ontvangen en kantoor representatief houden.

Skills

Zelfstandig werken

Initiatief nemen

Nauwkeurig werken

Cijferinzicht

HR ervaring

Teamwerk

Tools

Timechimp

Basecone

Job description

MORE Architecture is een progressief internationaal ontwerpbureau met een focus op inclusieve ontwerpprocessen, verdichting en hergebruik, dat als doel heeft een positieve bijdrage te leveren aan de gebouwde omgeving. MORE werd in 2012 in Shanghai opgericht en is momenteel gevestigd in Amsterdam. Het bureau wordt geleid door oprichter en creatief directeur Daan Roggeveen.

MORE werkt met een team van vijf ontwerpers vanuit hartje Amsterdam aan projecten door heel Nederland en soms ook internationaal. Vanwege de internationale medewerkers is de voertaal op kantoor veelal Engels.
Wij zoeken vanaf de tweede helft van november een enthousiaste Office Manager die helpt ons bureau verder te groeien.

Office Manager
20 – 24 uur per week

Wij zoeken iemand die

• Zelfstandig werkt, initiatief neemt en knopen kan doorhakken.
• Vertrouwen geeft en graag samen werkt met founder.
• Vloeiend in Nederlands en Engels is.
• Gemakkelijk omgaat met Excel, nauwkeurig is en goed inzicht heeft in cijfers.
• Ervaring met HR en het werken in teamverband.
• Affiniteit met architectuur heeft.
• Goed gevoel voor humor heeft.
• Ervaring met Timechimp en Basecone is een pre.
• Ervaring in een vergelijkbare rol is een pre.

Je staat klaar om het bureau te ondersteunen en je vindt het leuk om zowel administratieve als praktische zaken aan te pakken en te verbeteren. Het werk bestaat uit het op orde houden van de administratie, het verzorgen van praktische zaken voor het draaiend houden van het bureau, en het organiseren en plannen van afspraken. Je werkt nauw samen met het team en hebt contact met externen waar nodig.

Bedrijfsvoering en administratie

• Overzicht in financieel reilen en zeilen.
• Versturen en opvolgen van facturen en verzorgen van betalingen.
• Contact accountant met betrekking tot administratie (loonadministratie, btw).
• Overzicht over projectplanning en urenadministratie.
• Verder helpen professionaliseren van het team en werkwijze.
• Coördinatie van sollicitaties (advertenties, communicatie en eerste selectie kandidaten).
• Contracten, verlof, ziekte.
• Team – ‘oren en ogen’.
• Overzicht abonnementen en software.
• Coördinatie IT onderhoud ism IT specialist.
• Afspraken plannen – met name voor meetings met veel deelnemers, workshops etc.
• Afspraken voorbereiden (klaarleggen materiaal, gasten ontvangen etc.).

Praktische zaken

• Zorgt dat het kantoor georganiseerd en representatief is.
• Gasten ontvangen, telefoon aannemen, pakketjes verzenden.

Wij bieden

• 20 – 24 uur per week, bij voorkeur in vier ochtenden 09:00 tot 14:00 uur of vergelijkbaar (kan ook aansluiten bij ritme voor ouders met schoolgaande kinderen).
• Gezellig dynamisch, internationaal team.
• Werken in hartje Amsterdam met zonnige binnentuin.
• Bij aanstelling: salaris conform cao Architectenbureaus schaal 4.
• Eten is belangrijk! Wij hebben dagelijks gratis een gezonde vegetarische lunch op kantoor.
• Vitaliteit is key! Wij bieden een (bijdrage aan) een maandelijks abonnement aan op onze naburige yoga- of sportschool.