Office Manager

DELVA Landscape Architects; Amsterdam; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Gezonde lunch dagelijks

Borrels & teamuitjes

Jaarlijkse excursie

Job summary

DELVA Landscape Architecture & Urbanism zoekt een Office Manager in Amsterdam voor 32–40 uur per week. Je legt de basis voor een soepele studio-organisatie, ondersteunt management en team, ontvangt gasten en bewaakt de planning en administratie.

Je werkt midden in de organisatie en coördineert lunches, events en facilitaire zaken in een creatieve, internationale werkomgeving. Je profiel: proactief, communicatief en dienstverlenend met oog voor detail.

Qualifications

• Enkele jaren relevante werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende, organisatorische of office management functie.
• Je bent georganiseerd, nauwkeurig en houdt gemakkelijk overzicht.
• Je kunt goed prioriteiten stellen en schakelen tussen verschillende werkzaamheden.
• Je bent proactief, zichtbaar voor het team, zelfstandig en oplossingsgericht.
• Je bent servicegericht en vindt het leuk om bij te dragen aan een prettige en professionele werkomgeving.
• Je bent communicatief sterk en werkt graag samen met verschillende mensen binnen en buiten de organisatie.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent digitaal vaardig en kunt goed werken met gangbare kantoorsoftware.
• Je bent 32 tot 40 uur per week beschikbaar.
• Ervaring binnen een creatieve werkomgeving is een pré, maar geen vereiste.
• Een creatieve werkomgeving in het centrum van Amsterdam.
• Een zelfstandige en afwisselende functie met veel ruimte voor eigen initiatief.
• Een cultuur van directe communicatie en korte lijnen.
• Een hecht team van gedreven en getalenteerde collega’s.
• De ruimte om mee te denken over hoe we onze studio en interne organisatie verder kunnen verbeteren.
• Dagelijks een gezamenlijke gezonde lunch.
• Borrels, teamactiviteiten en unieke evenementen door het jaar heen.
• Een jaarlijkse excursie met het team.

Responsibilities

• Signaleer en organiseer dagelijkse taken zelfstandig.
• Beheer de dagelijkse kantoororganisatie en overzicht.
• Ondersteun directie en management bij afspraken.
• Gasten ontvangen en eerste aanspreekpunt zijn.
• Coördineer dagelijkse gezamenlijke lunch.
• Help bij borrels, teamuitjes en evenementen.
• Beheer kantoorbenodigdheden en leverancierscontact.
• Bijhouden administratie en tijdsregistratie.
• Onderhouden contact met externe partijen.

Skills

Organisatie

Nauwkeurigheid

Prioriteiten

Proactief

Klantgericht

Communicatief

Tweetalig NL/EN

Kantoorsoftware

Tools

Kantoorsoftware

Job description

Ben jij een geboren organisator die energie krijgt van een goed draaiende studio? Iemand die overzicht houdt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat collega’s, management en gasten zich welkom en ondersteund voelen?

Bij DELVA Landscape Architecture & Urbanism zoeken we voor ons kantoor in Amsterdam een enthousiaste en proactieve Office Manager voor 32 tot 40 uur per week. Je bent een belangrijke spil binnen onze studio en zorgt ervoor dat de dagelijkse organisatie soepel verloopt.

Geïnteresseerd? Kom ons team versterken!

De functie

Als Office Manager bij DELVA ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse organisatie van onze studio en ondersteun je het management en het team bij uiteenlopende organisatorische werkzaamheden.

Je houdt overzicht, signaleert wat er nodig is en zorgt ervoor dat zaken worden geregeld. Van agenda’s en kantoororganisatie tot gasten ontvangen en teamactiviteiten organiseren: jij zorgt voor structuur en een prettige werkomgeving waarin het team optimaal kan functioneren.

Je werkt zelfstandig, maar staat midden in de organisatie en hebt dagelijks contact met collega’s, management, bezoekers en externe partijen.

• Signaleren & organiseren: je ziet wat er nodig is, neemt initiatief en pakt praktische en organisatorische zaken zelfstandig op.
• Office management: je zorgt ervoor dat de dagelijkse organisatie van de studio soepel verloopt en houdt overzicht over praktische en organisatorische zaken.
• Management support: je ondersteunt de directie en het management bij agenda’s, afspraken en algemene organisatorische werkzaamheden.
• Gastvrijheid: je ontvangt gasten en bent een toegankelijk eerste aanspreekpunt voor bezoekers en externe contacten.
• Lunch & studio: je coördineert de dagelijkse gezamenlijke lunch en draagt bij aan een verzorgde, gastvrije en goed georganiseerde studio.
• Events & teamactiviteiten: je helpt bij het organiseren van borrels, teamuitjes, excursies en andere evenementen.
• Administratie: je houdt algemene bestanden, contactgegevens, andere kantooradministratie en de tijdsregistratie van de founding partner zorgvuldig bij.
• Leveranciers & faciliteiten: je beheert kantoorbenodigdheden en onderhoudt contact met leveranciers en andere externe partijen.

Wat we vragen

• – Enkele jaren relevante werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende, organisatorische of office management functie.
• – Je bent georganiseerd, nauwkeurig en houdt gemakkelijk overzicht.
• – Je kunt goed prioriteiten stellen en schakelen tussen verschillende werkzaamheden.
• – Je bent proactief, zichtbaar voor het team, zelfstandig en oplossingsgericht.
• – Je bent servicegericht en vindt het leuk om bij te dragen aan een prettige en professionele werkomgeving.
• – Je bent communicatief sterk en werkt graag samen met verschillende mensen binnen en buiten de organisatie.
• – Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• – Je bent digitaal vaardig en kunt goed werken met gangbare kantoorsoftware.
• – Je bent 32 tot 40 uur per week beschikbaar.
• – Ervaring binnen een creatieve werkomgeving is een pré, maar geen vereiste.
• – Een creatieve werkomgeving in het centrum van Amsterdam.
• – Een zelfstandige en afwisselende functie met veel ruimte voor eigen initiatief.
• – Een cultuur van directe communicatie en korte lijnen.
• – Een hecht team van gedreven en getalenteerde collega’s.
• – De ruimte om mee te denken over hoe we onze studio en interne organisatie verder kunnen verbeteren.
• – Dagelijks een gezamenlijke gezonde lunch.
• – Borrels, teamactiviteiten en unieke evenementen door het jaar heen.
• – Een jaarlijkse excursie met het team.

Bij DELVA krijg je een centrale rol binnen een creatieve en internationale studio. Je krijgt de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen, verbeteringen voor te stellen en de manier waarop onze studio dagelijks functioneert mede vorm te geven.

Je werkt in een omgeving waar veel gebeurt en geen dag precies hetzelfde is. Samen met een betrokken team zorg je ervoor dat DELVA niet alleen een plek is waar bijzondere projecten worden ontworpen, maar ook een fijne en professionele plek is om te werken.

DELVA staat voor diversiteit en inclusie. We nodigen iedereen die zich in dit profiel herkent van harte uit om te solliciteren, ongeacht gender, achtergrond of leeftijd.