Office- & Events Coordinator bij Impact Hub Amsterdam

Banenbingo; Amsterdam; Hybrid; EUR 30,000 - 33,000; Part time

Benefits offered by this job

Werk met betekenis

Inspirerende werkplek

Jaarcontract 24u/wk

Vakantiegeld & pensioen

Toegang tot wereldwijd netwerk

Ruimte voor ontwikkeling en groei

Leuk en dynamisch team

Job summary

Impact Hub Amsterdam zoekt een hands-on Office & Events Coordinator om gastvrijheid, kantoorcoördinatie en eventondersteuning te combineren. Je bent een van de mensen achter de schermen die zorgt dat bezoekers welkom zijn en dat leveranciers en ruimtes kloppen.

De functie is 0,6 fte (24 uur per week) met flexibele werktijden in overleg, en je werkt vanuit onze locatie op Marineterrein in Amsterdam. Salaris tussen €2.700 en €3.000 bruto per maand op fulltime basis, naar rato voor 24 uur.

Qualifications

• Minimaal 2 jaar ervaring in office management, hospitality, eventproductie, facilitair management of vergelijkbare operationele functie.
• Vloeiende beheersing van Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.
• Woonachtig in of rond Amsterdam, zodat je makkelijk op locatie aanwezig kunt zijn.

Responsibilities

• Onderhouden contact met leveranciers en gebouwbeheer; praktische zaken opvolgen en oplossen.
• Zorgen voor schone, georganiseerde en uitnodigende werkplekken en ruimtes; beheer voorraad.
• Beheren van gedeelde inboxen en dagelijkse kantoorvragen.
• Tijdens events aanspreekpunt op locatie; ruimtes voorbereiden, catering regelen en AV-ondersteuning waar nodig.
• Regelen van verjaardagen en kleine kantoorhorendetails die de werkomgeving verbeteren.
• Ondersteunen bij planning en coördinatie van de eventkalender en voorbereidingen voor elk event.
• Zorgen voor schoon en veilig onderhoud van eventruimtes voor en na events.
• Organiseren maandelijkse teamlunches, teamuitjes en kwartaalbijeenkomsten.

Skills

Office management

Hospitality

Event production

Facilities management

Operations

Job description

Impact Hub Amsterdam maakt deel uit van het snelgroeiende wereldwijde Impact Hub-netwerk voor impactondernemers en innovators. We verbinden meer dan 500.000 impactmakers in 130+ steden wereldwijd en versnellen de transitie naar een circulaire en regeneratieve economie door innovatie binnen en tussen sectoren in beweging te brengen.

We zoeken een hands-onOffice & Events Coordinatordie ervoor zorgt dat Impact Hub Amsterdam en CRCL PARK gastvrij, georganiseerd en soepel blijven draaien, van de dagelijkse kantoororganisatie tot events en ondersteuning van het team.

Impact Hub Amsterdam maakt deel uit van een wereldwijd netwerk van ondernemers en innovators die werken aan oplossingen voor de grootste uitdagingen van deze tijd, van klimaatverandering en circulaire materialen tot duurzame voedselsystemen en een inclusievere economie.

In Nederland helpen we ondernemers en organisaties om veelbelovende innovaties verder te ontwikkelen, in de praktijk te brengen en op te schalen. Via onze venture support-programma’s en innovatieprojecten verbinden we ondernemers en organisaties met de kennis, partners en kansen die zij nodig hebben om hun werk verder te ontwikkelen en hun impact te vergroten.

Ons netwerk heeft locaties in meer dan 120 steden wereldwijd, en brengt zo ruim 500.000 ondernemers, investeerders, bedrijven, overheden en kennisinstellingen samen. Dankzij dat internationale bereik kunnen we lokale ideeën en vraagstukken verbinden aan kennis, kansen en samenwerkingen ver buiten Nederland.

En we doen dit inmiddels al een flink aantal jaren: al meer dan 17 jaar bouwen we programma’s, partnerships en communities die verschillende impactmakers bij elkaar brengen en sociale en ecologische innovatie vooruithelpen.

Als de spil van ons kantoor zorg je ervoor dat alles in en rond onze werkplek soepel verloopt en dat onze locatie een gastvrije en goed georganiseerde plek is voor collega’s, ondernemers, partners en bezoekers.

We zoeken hiervoor een hands-onOffice & Events Coordinatordie gastvrijheid, kantoorcoördinatie en eventondersteuning combineert. Je bent een van de mensen die achter de schermen zorgt dat alles goed geregeld is, of je nu bezoekers ontvangt, contact hebt met leveranciers, een ruimte voorbereidt voor een event of een teamlunch organiseert.

De functie is voor0,6 fte (24 uur per week). Je kunt je uren in overleg flexibel over de week verdelen, maar vragen wel dat je je planning, als dat nodig is, kunt aanpassen aan events en andere activiteiten op locatie.

Wat je gaat doen

Dit is een afwisselende functie, dus alles netjes in hokjes stoppen is lastig. En eerlijk gezegd houden we ook niet zo van hokjes. ( ) Maar om je een goed beeld te geven van je verantwoordelijkheden, draait je werk om drie hoofdgebieden:

Je bent een eerste aanspreekpunt voor bezoekers, partners en andere gasten en helpt hen met toegang, registraties en praktische vragen.

• Faciliteiten & Leveranciers

  Je onderhoudt contact met vaste leveranciers, reparatiediensten en gebouwbeheer en zorgt ervoor dat praktische zaken goed worden opgevolgd en opgelost.

• Kantoor & Ruimtes

  Je zorgt ervoor dat onze werkplekken, vergaderruimtes en gedeelde ruimtes schoon, georganiseerd en uitnodigend zijn. Daarbij houd je ook overzicht op voorraad, opslag en de algemene uitstraling van het kantoor.

• Algemene vragen & administratie

  Je beheert gedeelde inboxen, verwerkt binnenkomende post en pakt andere dagelijkse kantoorvragen op.

• Coördinatie tijdens events

  Tijdens events ben je het aanspreekpunt op locatie. Je bereidt ruimtes voor, regelt catering, coördineert eventmedewerkers waar nodig en helpt met eenvoudige technische en AV-opstellingen.

• De dagelijkse details

  Je regelt verjaardagen, viermomenten en de kleine praktische dingen die van ons kantoor een fijne plek maken om te werken.

Je ondersteunt bij de planning en coördinatie van onze eventkalender en zorgt ervoor dat de praktische voorbereidingen voor ieder event op tijd geregeld zijn.

Je zorgt ervoor dat onze eventruimtes schoon, veilig, goed onderhouden en klaar voor gebruik zijn, zowel voor als na events.

Je organiseert maandelijkse teamlunches, teamuitjes en kwartaalbijeenkomsten die helpen om ons team verbonden te houden.

Wie jij bent

Je bent hands-on, flexibel en voelt je thuis in een dynamische, sociale omgeving. Je vindt het leuk om structuur, warmte en efficiëntie te brengen in een plek waar veel tegelijk gebeurt.

Je herkent jezelf in het volgende:

• Je hebt relevante ervaring– Je brengt minimaal 2 jaar ervaring mee in office management, hospitality, eventproductie, facilitair management of een vergelijkbare operationele functie.
• Je bent georganiseerd en betrouwbaar– Je houdt overzicht over verschillende onderdelen, volgt praktische zaken goed op en zorgt dat dingen niet tussen wal en schip vallen.
• Je bent proactief en hands-on– Je ziet snel wat aandacht nodig heeft en neemt verantwoordelijkheid om het geregeld te krijgen.
• Je werkt graag met mensen– Je bent benaderbaar, servicegericht en communiceert makkelijk met collega’s, bezoekers, leveranciers en partners.
• Je bent flexibel– Je vindt het geen probleem om je werktijden af en toe aan te passen aan events en andere activiteiten in de ruimte.
• Je spreekt Nederlands en Engels– Je beheerst beide talen vloeiend, zowel mondeling als schriftelijk. Dit is een vereiste.
• Je woont in of rond Amsterdam– Zodat je gemakkelijk op locatie aanwezig kunt zijn wanneer dat nodig is.

Wat wij bieden

• Werk met betekenis– Een belangrijke rol binnen een missiegedreven organisatie die werkt aan positieve sociale en ecologische verandering.
• Een inspirerende werkplek– Je werkt vanuit onze locatie op het Marineterrein in Amsterdam: een unieke en dynamische omgeving waar ondernemers, partners en organisaties samenkomen.
• Een jaarcontract voor 24 uur per week– Met mogelijkheid tot verlenging. Het salaris ligt tussen€2.700 en €3.000bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband, naar rato voor 24 uur per week.
• Vakantiegeld & pensioen– 8% vakantiegeld en een pensioenbijdrage van 4%.
• Toegang tot een wereldwijd netwerk– Je wordt onderdeel van het bredere Impact Hub-netwerk en komt in contact met impactmakers in meer dan 120 steden wereldwijd.
• Ruimte voor ontwikkeling en groei– Er is ruimte om jezelf binnen de functie te ontwikkelen, en de rol in de loop van de tijd verder vorm te geven. Afhankelijk van je sterke punten en interesses kun je bijvoorbeeld geleidelijk meer operationele of administratieve verantwoordelijkheden oppakken.
• Een leuk en dynamisch team– Je komt terecht in een hecht team met maandelijkse lunches, teamuitjes en volop kansen om samen te werken aan verschillende projecten en programma’s.

Waarom deze rol ertoe doet

Achter al onze programma’s, projecten en partnerships zit een plek waar mensen samenkomen. Een plek waar ideeën worden gedeeld, uitdagingen worden besproken, nieuwe verbindingen ontstaan en samenwerkingen vorm beginnen te krijgen.

Daarom is onze ruimte zo belangrijk. Het is een verbindende factor in veel van wat we doen: de plek waar ondernemers, partners en teams elkaar ontmoeten, waar samenwerkingen concreet worden en waar ideeën uiteindelijk in beweging komen.

En juist daardoor is deze rol veel meer dan alleen een operationele functie: je helpt de omgeving te creëren waarin ons werk echt tot leven komt. Als onze Office & Events Coordinator help je de energie, structuur en gastvrijheid te creëren die dit allemaal mogelijk maken. Je zorgt ervoor dat mensen graag bij ons binnenkomen, zich op hun gemak voelen en zich kunnen richten op het werk waarvoor ze hier zijn.

Lijkt het je leuk om een plek te creëren waar mensen graag komen, alles goed geregeld is en nieuwe ideeën en samenwerkingen de ruimte krijgen om te groeien? Dan maken we ontzettend graag kennis met je.

• Sollicitatiedeadline:21 september
• Gesprekken:vanaf Week 39
• Startdatum:In overleg, bij voorkeur zo snel mogelijk