Medewerker Secretariaat

High Quality; Baarn; Hybrid; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

8,3% eindejaarsuitkering

8% vakantietoeslag

Pensioenregeling met werkgeversbijdrag

Zorgverzekering

Laptop en telefoon

Hybride werken

Opleidingsmogelijkheden

Job summary

High Quality zoekt een ervaren Medewerker Secretariaat die proactief ondersteuning biedt aan de Raad van Toezicht en de landelijke organisatie.

Je zorgt voor structuur in bestuurlijke processen, bewaakt afspraken en opvolging van besluiten, en ondersteunt bij diverse administratieve en secretariële werkzaamheden. Je werkt zelfstandig, prioriteert zorgvuldig en communiceert helder met stakeholders. Hybride werken is mogelijk.

Qualifications

• Aantoonbare ervaring met ondersteuning van bestuurlijke organen zoals Raden van Toezicht, besturen of Raden van Commissarissen.
• Ruime ervaring binnen secretariële ondersteuning, directieondersteuning of management support.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.

Responsibilities

• Ondersteunen van de Raad van Toezicht, inclusief voorbereiding en planning van de vergadercyclus (avonduren mogelijk).
• Bewaken en opvolgen van afspraken, acties en besluitvorming.
• Ondersteunen van eerstverantwoordelijk voorgangers in landelijke werkzaamheden.
• Plannen, organiseren en coördineren van overleggen en afspraken.
• Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en bestuurlijke stukken.
• Ondersteunen bij uiteenlopende administratieve en secretariële werkzaamheden.

Skills

Bestuurlijke ondersteuning

Secretariële ondersteuning

Directieondersteuning

Management support

Nederlands (vloeiend)

Microsoft Outlook

Teams

Word

Excel

Projectmatig werken

Agile werken

Education

HBO-opleiding richting directiesecretariaat

Tools

Microsoft Outlook

Teams

Word

Excel

Job description

Als Medewerker Secretariaat ondersteun je proactief binnen de organisatie en vervul je een centrale rol binnen de dagelijkse ondersteuning van de Raad van Toezicht en de landelijke organisatie.

De nadruk binnen de functie ligt op de ondersteuning van de Raad van Toezicht en de eerstverantwoordelijk voorgangers binnen hun landelijke werkzaamheden. Je zorgt voor structuur, overzicht en opvolging binnen bestuurlijke processen en bewaakt dat afspraken, acties en besluitvorming zorgvuldig worden voorbereid en opgevolgd.

Daarnaast ondersteun je samen met collega’s van het secretariaat de landelijke organisatie bij uiteenlopende administratieve en secretariële werkzaamheden.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• ondersteunen van de Raad van Toezicht, waaronder voorbereiding en planning van de vergadercyclus (deze kunnen in de avonduren plaatsvinden)
• bewaken en opvolgen van afspraken, acties en besluitvorming
• ondersteunen van eerstverantwoordelijk voorgangers in hun landelijke werkzaamheden
• plannen, organiseren en coördineren van overleggen en afspraken
• zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en bestuurlijke stukken
• ondersteunen bij uiteenlopende administratieve en secretariële werkzaamheden binnen de landelijke organisatie

Je bent een ervaren en zelfstandige professional die overzicht houdt in een dynamische omgeving. Je voelt bestuurlijke verhoudingen goed aan, werkt zorgvuldig en weet prioriteiten te bewaken zonder het menselijke aspect uit het oog te verliezen.

Daarnaast ben je proactief, accuraat en communicatief sterk. Je neemt eigenaarschap in je werk, denkt vooruit en schakelt gemakkelijk tussen verschillende belangen en stakeholders.

Daarnaast herken jij jezelf in het volgende:

• aantoonbare ervaring met ondersteuning van bestuurlijke organen, zoals Raden van Toezicht, besturen of Raden van Commissarissen
• ruime ervaring binnen secretariële ondersteuning, directieondersteuning of management support
• een afgeronde hbo-opleiding richting directiesecretariaat, managementondersteuning of vergelijkbaar
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk
• ervaring met Microsoft Outlook, Teams, Word en Excel
• ervaring met projectmatig werken of projectondersteuning is een pré
• kennis van agile werken is een pré

De organisatie en afdeling

De organisatie is een beweging voor religieus-humanistische zingeving, waar mensen samenkomen om zich te verdiepen in levensvragen, elkaar te inspireren en vanuit gedeelde waarden bij te dragen aan een meer compassievolle en duurzame samenleving. De organisatie telt circa 12.000 leden en sympathisanten.

Om relevant te blijven in een veranderende samenleving, ontwikkelt de organisatie verschillende programma’s en vormen van betekenisvolle ontmoeting. Daarbij wordt gewerkt met lokale gemeenschappen, programma’s rond zingeving en levenskunst, initiatieven voor jongeren en maatschappelijke projecten.

De organisatie wil toegankelijk zijn voor iedereen die bewust met zingeving en persoonlijke ontwikkeling bezig wil zijn. Hiervoor werkt zij met een flexibel netwerk van vrijwilligers, medewerkers en externe professionals.

• een mooi salaris passend bij je ervaring, schaal 8 BBRA
• vaste eindejaarsuitkering van 8,3%
• vakantietoeslag van 8%
• pensioenregeling met werkgeversbijdrage
• bijdrage in de zorgverzekering
• laptop en telefoon
• flexibele werktijden, waarbij incidenteel avondwerk voorkomt
• hybride werken in overleg
• opleidingsmogelijkheden op basis van een persoonlijk ontwikkelplan