Bestuurssecretaresse

Driessen; Rotterdam; On-site; EUR 41,000 - 58,000; Part time

Benefits offered by this job

Reiskostenvergoeding

53,5 vakantiedagen per jaar

8% vakantiegeld

Pensioen vanaf dag 1

Eindejaarsuitkering

E-learning en trainingen

Job summary

Driessen zoekt een ervaren bestuurssecretaresse voor ondersteuning van één lid van het College van Bestuur. Je beheert agenda en mailbox, verwelkomt bezoekers, verzorgt stukken en ondersteunt meerdere bestuursvergaderingen.

Je werkt 32 uur per week op kantoor aan het Museumpark in Rotterdam; thuiswerken is beperkt. Salaris volgens cao HBO, schaal 9, met goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

Qualifications

• Hbo-werk- en denkniveau aangetoond door relevante opleiding en werkervaring.
• Minimaal 5 jaar ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of executive assistant in een grote organisatie.
• Kennis van administratieve processen en ervaring met het uitvoeren daarvan.
• Uitstekende beheersing van Office 365 en MS Teams en ervaring met systemen zoals iBabs en Unit4.

Responsibilities

• Beheer van de agenda en mailbox van een bestuurslid en stemt afspraken zorgvuldig af.
• Verwelkom bezoekers en ondersteunt interne en externe contacten via telefoon en e-mail.
• Zorgt dat vergaderstukken op tijd beschikbaar zijn en schrijft of redigeert brieven en andere berichten.
• Maakt jaarplanningen voor vergaderingen en bijeenkomsten en brengt alle afspraken bij elkaar.
• Bereidt samen met de bestuurssecretarissen vergaderingen voor, notuleert en verzorgt de afronding.
• Denkt mee over project- en procesondersteuning en doet voorstellen om administratieve en secretariële werkzaamheden te verbeteren.

Skills

Office 365

MS Teams

Administratieve processen

Communicatie

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

iBabs

Unit4

Job description

Driessen verbindt mens en werk in de sectoren overheid, onderwijs, zorg & welzijn en cultuur. Zo creëren wij werkgeluk voor meer dan 15.000 talenten die op hun beurt miljoenen mensen gelukkig maken. Want mensen die werken in de publieke sector maken de wereld elke dag een stukje mooier. Een stukje gelukkiger. En dat werkt door.

Functiebeschrijving

Jij ziet wat nodig is, vaak voordat iemand erom vraagt. Je maakt ruimte in een volle agenda, zorgt dat vergaderstukken op tijd klaarstaan en helpt contacten snel verder. Als bestuurssecretaresse ondersteun je één lid van het College van Bestuur (CvB). Ook werk je voor het college als geheel en de bestuurssecretarissen. Zo draag jij direct bij aan een goed georganiseerd bestuur van de hogeschool.

Jouw werkzaamheden:

• Je beheert de agenda en mailbox van een bestuurslid en stemt afspraken zorgvuldig af.
• Je verwelkomt bezoekers en helpt interne en externe contacten via telefoon en e-mail.
• Je zorgt dat deelnemers hun vergaderstukken op tijd ontvangen en schrijft of redigeert brieven en andere berichten.
• Je maakt jaarplanningen voor vergaderingen en bijeenkomsten en brengt alle afspraken bij elkaar.
• Je bereidt samen met de bestuurssecretarissen vergaderingen voor, notuleert en verzorgt de afronding. Denk aan vergaderingen van het CvB, directeurenoverleggen en de Raad van Toezicht.
• Je denkt mee over project- en procesondersteuning en doet voorstellen om de administratieve en secretariële werkzaamheden te verbeteren.

Je werkt 32 uur per week en start zo snel mogelijk. De functie loopt tot en met 18 december 2026, met grote kans op verlenging. Er zijn geen vaste werkdagen bepaald. Je werkt voornamelijk op kantoor aan het Museumpark in Rotterdam. Thuiswerken is beperkt

Functie-eisen

Een volle agenda en verschillende verzoeken tegelijk? Jij blijft rustig en weet wat voorrang heeft. Je denkt vooruit, werkt nauwkeurig en regelt zaken graag goed voor anderen. Je pakt makkelijk de telefoon en schrijft heldere berichten. Of je nu spreekt met een bestuurder, directeur, stagiair of collega: jij kiest de juiste toon. Je voelt je thuis in een formele bestuurlijke omgeving, stelt je flexibel op en helpt je team wanneer dat nodig is. Nieuwe systemen maak je snel eigen.

Verder heb je:

• Hbo-werk- en denkniveau, aantoonbaar door een relevante opleiding en relevante werkervaring.
• Minimaal 5 jaar ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of executive assistant in een grote organisatie, waarbij je een directeur of bestuurder met eindverantwoordelijkheid ondersteunde.
• Kennis van administratieve processen en ervaring met het uitvoeren daarvan.
• Uitstekende beheersing van Office 365 en MS Teams en ervaring met systemen zoals iBabs en Unit4.

Arbeidsvoorwaarden

• Een salaris van €3667, tot €5154 / schaal 9 cao HBO
• Een reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer met een max. van 20 km per enkele reis o.b.v. Google Maps, kortste route.
• Je bouwt naar rato 53,50 vakantiedagen per jaar op en ontvangt 8% vakantiegeld over je verdiende salaris.
• Jouw persoonlijk leerplatform met gratis e-learnings, workshops en trainingen.
• Pensioenopbouw vanaf dag 1.
• Een eindejaarsuitkering.
• Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.