Secretaresse

High Quality Recruitment; Baarn; Hybrid; EUR 54,000 - 72,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering 8,3%

Vakantietoeslag 8%

Pensioenregeling met werkgeversbijdrge

Zorgverzekering

Laptop en telefoon

Hybride werken

Opleidingsmogelijkheden

Job summary

High Quality Recruitment heeft een vacature voor een ervaren Medewerker Secretariaat. Je ondersteunt de Raad van Toezicht en de landelijke organisatie, bewaakt planning en documentatie en zorgt voor vertrouwelijke informatie.

Je werkt zelfstandig, houdt overzicht en schakelt tussen verschillende stakeholders. In deze senior rol biedt de organisatie een betrokken werkomgeving met hybride werken, een marktconform salaris en diverse arbeidsvoorwaarden zoals 8,3% eindejaarsuitkering en een

Qualifications

• Aantoonbare ervaring met ondersteuning van bestuurlijke organen (Raden van Toezicht, besturen of Raden van Commissarissen).
• Ruime ervaring binnen secretariële ondersteuning, directieondersteuning of management support.
• Afgeronde HBO-opleiding richting directiesecretariaat, managementondersteuning of vergelijkbaar.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Ervaring met Microsoft Outlook, Teams, Word en Excel.
• Ervaring met projectmatig werken of projectondersteuning is een pré.
• Kennis van agile werken is een pré.

Responsibilities

• Ondersteunen van de Raad van Toezicht, waaronder voorbereiding en planning van de vergadercyclus (avonduren mogelijk).
• Bewaken en opvolgen van afspraken, acties en besluitvorming.
• Ondersteunen van eerstverantwoordelijk voorgangers in landelijke werkzaamheden.
• Plannen, organiseren en coördineren van overleggen en afspraken.
• Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en bestuurlijke stukken.
• Vrijblijvende administratieve en secretariële werkzaamheden binnen de landelijke organisatie.

Skills

Bestuurlijke ondersteuning

Secretariaat

Directieondersteuning

Projectmatig werken

Microsoft Outlook

Microsoft Teams

Communicatieve vaardigheden

Excel

Education

HBO Directiesecretariaat

Tools

Microsoft Outlook

Microsoft Teams

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Ben jij een ervaren secretarieel professional die energie krijgt van een betekenisvolle rol dicht bij de Raad van Toezicht en de bestuurlijke besluitvorming? Je werkt binnen een maatschappelijk betrokken organisatie waarin zingeving, verbinding en persoonlijke aandacht centraal staan.

In deze senior functie breng je rust, overzicht en structuur in een dynamische omgeving. Je schakelt soepel tussen complexe agenda’s, bestuurlijke stukken, verschillende stakeholders en vertrouwelijke informatie. Daarbij zorg je ervoor dat afspraken, acties en besluitvorming zorgvuldig worden voorbereid, vastgelegd en opgevolgd.

Als Medewerker Secretariaat ondersteun je proactief binnen de organisatie en vervul je een centrale rol binnen de dagelijkse ondersteuning van de Raad van Toezicht en de landelijke organisatie.

De nadruk binnen de functie ligt op de ondersteuning van de Raad van Toezicht en de eerstverantwoordelijk voorgangers binnen hun landelijke werkzaamheden. Je zorgt voor structuur, overzicht en opvolging binnen bestuurlijke processen en bewaakt dat afspraken, acties en besluitvorming zorgvuldig worden voorbereid en opgevolgd.

Daarnaast ondersteun je samen met collega’s van het secretariaat de landelijke organisatie bij uiteenlopende administratieve en secretariële werkzaamheden.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• ondersteunen van de Raad van Toezicht, waaronder voorbereiding en planning van de vergadercyclus (deze kunnen in de avonduren plaatsvinden)
• bewaken en opvolgen van afspraken, acties en besluitvorming
• ondersteunen van eerstverantwoordelijk voorgangers in hun landelijke werkzaamheden
• plannen, organiseren en coördineren van overleggen en afspraken
• zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en bestuurlijke stukken
• ondersteunen bij uiteenlopende administratieve en secretariële werkzaamheden binnen de landelijke organisatie

Je bent een ervaren en zelfstandige professional die overzicht houdt in een dynamische omgeving. Je voelt bestuurlijke verhoudingen goed aan, werkt zorgvuldig en weet prioriteiten te bewaken zonder het menselijke aspect uit het oog te verliezen.

Daarnaast ben je proactief, accuraat en communicatief sterk. Je neemt eigenaarschap in je werk, denkt vooruit en schakelt gemakkelijk tussen verschillende belangen en stakeholders.

Daarnaast herken jij jezelf in het volgende:

• aantoonbare ervaring met ondersteuning van bestuurlijke organen, zoals Raden van Toezicht, besturen of Raden van Commissarissen
• ruime ervaring binnen secretariële ondersteuning, directieondersteuning of management support
• een afgeronde hbo-opleiding richting directiesecretariaat, managementondersteuning of vergelijkbaar
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk
• ervaring met Microsoft Outlook, Teams, Word en Excel
• ervaring met projectmatig werken of projectondersteuning is een pré
• kennis van agile werken is een pré

De organisatie en afdeling

De organisatie is een beweging voor religieus‑humanistische zingeving, waar mensen samenkomen om zich te verdiepen in levensvragen, elkaar te inspireren en vanuit gedeelde waarden bij te dragen aan een meer compassievolle en duurzame samenleving. De organisatie telt circa 12.000 leden en sympathisanten.

Om relevant te blijven in een veranderende samenleving, ontwikkelt de organisatie verschillende programma’s en vormen van betekenisvolle ontmoeting. Daarbij wordt gewerkt met lokale gemeenschappen, programma’s rond zingeving en levenskunst, initiatieven voor jongeren en maatschappelijke projecten.

De organisatie wil toegankelijk zijn voor iedereen die bewust met zingeving en persoonlijke ontwikkeling bezig wil zijn. Hiervoor werkt zij met een flexibel netwerk van vrijwilligers, medewerkers en externe professionals.

• een mooi salaris passend bij je ervaring, schaal 8 BBRA
• vaste eindejaarsuitkering van 8,3%
• vakantietoeslag van 8%
• pensioenregeling met werkgeversbijdrage
• bijdrage in de zorgverzekering
• laptop en telefoon
• flexibele werktijden, waarbij incidenteel avondwerk voorkomt
• hybride werken in overleg
• opleidingsmogelijkheden op basis van een persoonlijk ontwikkelplan