Directiesecretaresse

Gewoon Jans; Utrecht; Hybrid; EUR 42,408 - 53,568; Part time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering van 8,33%

Balansregeling

Job summary

Gewoon Jans in Utrecht is op zoek naar een ervaren directiesecretaresse om de directeur op hoog niveau te ondersteunen. De rol omvat complex agendabeheer, coördineren van processen rond bestuursvergaderingen en het notuleren hiervan. Je hebt HBO niveau en jarenlange ervaring in een vergelijkbare functie is gewenst. De organisatie biedt een aantrekkelijk salaris tussen € 3.800 en € 4.800, met ruimte voor eigen initiatief en flexibiliteit in werkdagen. De functie biedt deels thuiswerken mogelijkheden.

Qualifications

• Ruime ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een bestuurlijke omgeving.
• Je voelt aan wat nodig is en schakelt snel.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Responsibilities

• Complex agendabeheer voor de directeur.
• Ondersteunen en coördineren van processen rondom verkiezingen en jaarverslagen.
• Voorbereiden en notuleren van bestuurs- en ledenvergaderingen.

Skills

Organisatorische vaardigheden

Analytische vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Proactief handelen

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Voor de Nederlandse Vereniging van Pedagogen en Onderwijskundigen (NVO) in Utrecht zijn wij op zoek naar een ervaren directiesecretaresse die de directeur op hoog niveau ondersteunt. In deze rol werk je nauw één-op-één samen met de directeur en lever je daarnaast een belangrijke bijdrage aan de ondersteuning van de Raad van Bestuur.

Over de organisatie

De NVO bundelt de kracht van meer dan 10.000 bevlogen professionals die zich dagelijks inzetten voor een gezonde ontwikkeling, sterke opvoeding en betekenisvolle relaties. Samen vormen zij een krachtige en betrokken beroepsgroep met impact op de toekomst van de samenleving.

De NVO ondersteunt haar leden met deskundig advies, stevige belangenbehartiging en hoogwaardige kwaliteitszorg, zodat zij hun werk met overtuiging en passie kunnen uitvoeren.

De organisatie is groeiend en ambitieus, en bestaat uit een team van ruim 20 enthousiaste collega’s, gevestigd in Utrecht.

Als directiesecretaresse ben jij de spil in de ondersteuning van de directeur. Je schakelt moeiteloos tussen operationele, organisatorische en bestuurlijke taken en weet altijd overzicht te houden in een dynamische omgeving. Je bent een proactieve professional met een vooruitziende blik, je denkt mee, anticipeert op wat komen gaat en zorgt dat alles tot in de puntjes is voorbereid.

Je bent de rechterhand van de directeur en zorgt ervoor dat alles soepel en gestructureerd verloopt. Jij houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt dat de directeur zich volledig kan richten op de inhoud. Tegelijkertijd speel je een belangrijke rol in de ondersteuning van bestuurlijke processen binnen de vereniging. Geen dag is hetzelfde, maar jij brengt rust, structuur en scherpte. Concreet bestaan je werkzaamheden onder andere uit:

• Complex agendabeheer voor de directeur, inclusief lange termijnplanning.
• Opstellen en bewaken van jaarplanningen.
• Ondersteunen en coördineren van processen rondom:
• Verkiezingen van de ledenraad.
• Jaarverslagen.
• Voorbereiden, bijwonen en notuleren van o.a.:
• Bestuursvergaderingen.
• Ledenvergaderingen.
• Beheren en tijdig gereedzetten van documentatie.
• Coördineren van communicatie en afstemming rondom afspraken en reizen.
• Boeken van reizen en accommodaties.
• Incidentele ondersteuning van de Raad van Bestuur en Tuchtcollege.

Wat breng jij mee?

Je bent iemand die graag ontzorgt, maar ook scherp blijft op wat er speelt. Je voelt aan wat nodig is, schakelt snel en weet wanneer je moet meebewegen of juist stevig moet staan. In een complexe omgeving houd jij het hoofd koel en het overzicht helder. Daarnaast beschik jij over:

• HBO werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring in een vergelijkbare functie (bij voorkeur in een bestuurlijke omgeving).
• Sterke organisatorische en analytische vaardigheden met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
• Je bent proactief, zelfstandig en denkt meerdere stappen vooruit.
• Je laat je niet snel uit het veld slaan en weet je staande te houden in een complexe omgeving.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk en beheerst de Nederlandse taal uitstekend.

Wat vragen we van jou?

• Beschikbaarheid voor 28–32 uur per week.
• Bereidheid om op locatie in Utrecht te werken, deels thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.
• Flexibiliteit in werkdagen, fijn is in ieder geval de dinsdagen en donderdagen omdat de directeur dan vaak op kantoor is.
• Beschikbaarheid in de avond voor:
• Bestuursvergaderingen (± 1x per 6 weken).
• Ledenvergaderingen (± 4x per jaar).

Wat bieden zij?

• Een veelzijdige en verantwoordelijke functie dicht op de besluitvorming.
• Werken in een professionele en maatschappelijke organisatie.
• Veel ruimte voor eigen initiatief en zelfstandigheid.
• Een aantrekkelijk salaris volgens de cao GGZ (salarisrange € 3.800 – € 4.800). De functie wordt op termijn opnieuw gewogen.
• Een eindejaarsuitkering van 8,33%.
• Balansregeling.