Secretaresse Raad van Bestuur

MATCHT; Amsterdam; On-site; EUR 39,000 - 55,000; Part time

Benefits offered by this job

Fietsregeling

Laptop

Telefoon

Sportabonnement

Reiskostenvergoeding

Pensioen PFZW

Vakantietoeslag 8,33%

Eindejaarsuitkering 8,33%

Job summary

MATCHT zoekt een ervaren Bestuurssecretaresse voor een ziekenhuis in Amsterdam. Je bent de rechterhand van de Raad van Bestuur en de bestuurssecretaris, zorgt voor soepele processen achter de schermen en ondersteunt bij besluitvorming.

Je hebt ruime ervaring, een HBO-opleiding en uitstekende Nederlandse taalbeheersing. Werkdruk is hoog en contact met diverse afdelingen vraagt om een proactieve en representatieve houding.

Qualifications

• Afgeronde opleiding op hbo-niveau en/of directiesecretaresse-opleiding.
• Enkele jaren werkervaring als directiesecretaresse, managementassistent of personal assistant in een zorgorganisatie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Digitale vaardigheid en vaardigheid met MS Office.

Responsibilities

• Beheren van de agenda’s van de bestuurders en zorgen voor een goede planning.
• Verzorgt correspondentie, telefonie en ontvangst van bezoekers; zorgen dat stukken tijdig klaarliggen.
• Verzamelen en voorbereiden van vergaderingen, notuleren en bewaakten van opvolging van afspraken.
• Houdt deadlines scherp in de gaten en signaleert waar aandacht nodig is.
• Ondersteunt bij bestuurlijke besluitvorming en het opstellen van beleidsstukken.
• Onderhoudt contacten met interne en externe relaties en schakelt professioneel.
• Behandelt een deel van post en e-mail van de Raad van Bestuur zelfstandig.
• Draagt bij aan verbeteringen en digitalisering van het secretariaat.

Skills

Plannen & organiseren

Proactieve houding

Stressbestendig

Teamspeler

Communicatieve vaardigheden

Education

HBO-niveau diploma

Directiesecretaresse opleiding

Tools

MS Office

Job description

Je gaat aan de slag bij een persoonlijk en ondernemend ziekenhuis in Amsterdam. Een organisatie waar betrokkenheid, samenwerking en goede zorg centraal staan. Door de korte lijnen wordt er snel geschakeld en is er volop ruimte om samen resultaten te bereiken. Niet alleen de zorg voor patiënten is belangrijk, maar ook de aandacht voor elkaar.

Een werkomgeving waar professionaliteit en menselijkheid hand in hand gaan. En waar jij als Bestuurssecretaresse met jouw organisatietalent en proactieve houding echt het verschil kunt maken.

Omschrijving

Ben jij een ervaren bestuurssecretaresse die graag vooruitdenkt, overzicht houdt en energie krijgt van een dynamische werkomgeving? Zoek je een functie waarin je echt van betekenis bent en nauw samenwerkt met het bestuur? Dan is dit een mooie kans!

Als Bestuurssecretaresse ben je de rechterhand van de tweehoofdige Raad van Bestuur en de bestuurssecretaris. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt en weet precies wat er nodig is om de bestuurders optimaal te ondersteunen. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden, stelt de juiste prioriteiten en houdt ook in een hectische omgeving het overzicht.

Je komt terecht in een hecht team waarin je nauw samenwerkt met twee collega’s. De lijnen zijn kort, de samenwerking is prettig en er is ruimte voor humor. Daarnaast heb je veel contact met verschillende afdelingen en specialismen. Dat maakt je werk afwisselend en zorgt ervoor dat je midden in de organisatie staat.

Wat ga je doen?

• Je beheert de agenda’s van de bestuurders en zorgt voor een goede planning.
• Je verzorgt de correspondentie, telefonie en ontvangst van bezoekers. Ook zorg je ervoor dat de juiste stukken op tijd klaarliggen.
• Je bereidt vergaderingen tot in de puntjes voor, maakt heldere en actiegerichte verslagen en bewaakt de opvolging van afspraken.
• Je houdt deadlines scherp in de gaten, signaleert wat aandacht nodig heeft en onderneemt tijdig actie.
• Je ondersteunt bij bestuurlijke besluitvorming en helpt bij het opstellen van beleidsstukken.
• Je onderhoudt contact met interne en externe relaties en weet daarin op een prettige en professionele manier te schakelen.
• Je handelt een deel van de post en e-mail van de Raad van Bestuur zelfstandig af.
• Je denkt mee over hoe het secretariaat slimmer en efficiënter kan werken. Heb jij ideeën om processen te verbeteren of verder te digitaliseren? Die horen we graag!

Wie ben jij?

Je hebt plezier in het zichtbare verschil dat jij maakt voor onze patiënten en medewerkers. Je werkt graag in een team waar persoonlijke aandacht, een fijne werksfeer en korte communicatielijnen voorop staan. Daarnaast herken jij jezelf in de volgende punten:

• Je bent een enthousiaste, proactieve en daadkrachtige secretaresse die zowel zelfstandig kan werken als een echte teamspeler is;
• Je kunt goed plannen en organiseren, houdt overzicht en kunt prioriteiten stellen;
• Je bent stressbestendig en flexibel. Je kan goed omgaan met weerstand en je hebt overtuigingskracht;
• Je hebt een energieke en representatieve uitstraling, kritische houding en gevoel voor humor;
• Je hebt een afgeronde opleiding op hbo-niveau en/of een directiesecretaresse opleiding;
• Je hebt enkele jaren werkervaring als directiesecretaresse, managementassistent of personal assistent in een zorg organisatie;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift;
• Je bent digitaal vaardig en hebt een uitstekende beheersing van MS-office;

Arbeidsvoorwaarden

• Een dienstverband van 32 uur per week, voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Samen bespreken wij jouw inzetbaarheid op de afdeling zodat jouw werk en privé in balans blijft;
• Salaris schaal 50 CAO Ziekenhuizen ( € 3500 - € 4900,-);
• Arbeidsvoorwaarden conform de cao-ziekenhuizen, waaronder een vakantietoeslag van 8,33% en een eindejaarsuitkering van 8,33%;
• Secundaire arbeidsvoorwaarden die bij jou passen. Zo heb jij de mogelijkheid om een nieuwe fiets, laptop, telefoon of sportabonnement met belastingvoordeel aan te schaffen;
• Een goede pensioenregeling bij pensioenfonds PFZW;
• Een goede reiskostenvergoeding, zo wordt jouw OV-reis volledig vergoed;
• Een fijne werkplek met een uitstekende bereikbaarheid.