Secretaresse management en bestuur

Woonzorg Nederland; Amstelveen; Hybrid; EUR 45,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering

Pensioenregeling

Kilometervergoeding / mobiliteitspas

Thuiswerkvergoeding

Opleidingsbudget €900 per jaar

Laptop en telefoon

189,8 vakantie-uren

Sport- en beweegvergoeding €128

Health Check every two years

Moderne werkplek in Amstelveen

Job summary

Woonzorg Nederland in Amstelveen zoekt een gedreven secretaresse voor management en bestuur, die het secretariaat naar een hoger niveau tilt en bekend staat om proactieve en servicegerichte ondersteuning.

Je werkt nauw samen met het MT en de Raad van Bestuur, beheert agenda's, notuleert vergaderingen en zorgt voor een professionele, flexibele en vitale werkomgeving met ruimte voor thuiswerken en opleidingen.

Qualifications

• Dienstverlenende houding en prioriteiten kunnen stellen.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatie.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Ervaring met notuleren en verslaglegging is een pré.

Responsibilities

• Ondersteunen van managementteam en Raad van Bestuur als verbindende schakel.
• Agenda-management en organiseren van vergaderingen.
• Notuleren en samenstellen van vergaderdossiers en opvolging.

Skills

Notuleren

Communicatieve vaardigheden

Organisatie

Teamwerk

Verantwoordelijkheidsgevoel

Education

HBO-niveau

Tools

iBabs

Microsoft Teams

Office

Job description

Ondersteun het managementteam en de Raad van Bestuur — en til ons secretariaat naar een hoger niveau

Jij maakt het verschil doordat je…

• het managementteam en de Raad van Bestuur voorziet van gedegen secretariële ondersteuning, zodat zij zich kunnen richten op hun belangrijke taak: kleur geven aan het woongeluk van senioren in heel Nederland.

• het management- en bestuurssecretariaat samenbrengt en zorgt dat we als afdeling proactief en servicegericht werken.

• breed inzetbaar bent en jouw collega’s soepel kunt vervangen wanneer dat nodig is.

Het werkgeluk van het bestuurssecretariaat

Op het secretariaat werken we samen om het beste resultaat te bereiken. We denken mee over verbeteringen in processen, groeien als team en gaan flexibel mee in alle veranderingen. Natuurlijk is er ook ruimte voor gezelligheid: We vinden het daarom belangrijk om elkaar op kantoor te treffen.

Ben jij iemand die energie krijgt van samenwerken, vooruitdenken en een fijne werksfeer? Dan pas je perfect bij ons!

Benieuwd naar andere collega’s? Lees hen verhalen >>

Jouw bijdrage als secretaresse management en bestuur

In deze rol breng jij alles mooi samen als verbindende schakel tussen het management- en bestuurssecretariaat. Jouw missie? Het managementteam optimaal ondersteunen én taken oppakken van het bestuurssecretariaat. Je houdt overzicht, organiseert strak en werkt vanuit één team samen aan professionaliteit en kwaliteit.

Samen met onze secretaresse van het managementteam voer je algemene secretariële taken uit, zoals het inplannen van afspraken en — waar nodig — het beheren van agenda’s. Bij afwezigheid kun je collega’s vervangen en neem je werkzaamheden over, zoals het versturen van vergaderuitnodigingen en het bijhouden van de postbus.

Je speelt daarnaast een belangrijke rol in de voorbereiding en ondersteuning van bestuur- en managementvergaderingen van het bestuur en management. Jij zorgt dat deze bijeenkomsten soepel verlopen: je plant ze in, stelt een duidelijk en actueel vergaderdossier samen en notuleert.

Wat maakt deze functie extra mooi?

• Je takenpakket geeft je ruimte om te pionieren, ontwikkelen en je werk optimaal in te richten.

• Je schakelt met veel verschillende collega’s en stakeholders, waaronder het MT, het bestuur, de bestuursadviseur, en externe partijen.

• Waar het werk het toelaat, bepaal jij zelf waar en wanneer je werkt met als uitgangspunt dat je de helft van je werkweek op kantoor bent.

Wat je verder krijgt

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.998,- en € 5.042,- (bij 36 uur, schaal H cao Woondiensten).
• Een jaarcontract met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd.
• Een eindejaarsuitkering.
• Een goede pensioenregeling.
• Kilometervergoeding voor woon-werkverkeer of afspraken, plus een mobiliteitspas voor al het OV of een deelauto.
• Een thuiswerkvergoeding, faciliteiten voor een fijn thuiskantoor en de vrijheid om te bepalen waar je werkt.
• Een opleidingsbudget van € 900,- per jaar en veel mogelijkheden voor scholing.
• Een laptop en een nieuw model telefoon.
• 189,8 vakantie-uren (bij 36 uur).
• Aandacht voor werkgeluk en vitaliteit, inclusief € 128,- sport- en beweegvergoeding en elke twee jaar een Health Check.
• Een moderne werkplek in Amstelveen, met barista en goede lunchfaciliteiten

En dat is nog niet alles. In december kies je zelf van welke extra voorwaarden je het volgende jaar gebruik wilt maken. Denk aan extra verlofuren. Lees meer >>

Een warm team waarin je wordt gezien en gehoord

Samen met vijf secretariaatmedewerkers en een teamleider vorm je het secretariaat voor de Raad van Bestuur en het management. Een ervaren, betrokken en hecht team dat staat voor optimale ondersteuning. Jullie stemmen onderling af wie wanneer op kantoor werkt, zodat er altijd voldoende bezetting is. Thuis of op kantoor: jullie vinden elkaar altijd — sparrend, meedenkend en gericht op het beste resultaat.

Lees op Woonzorg.nl meer over werken bij onze organisatie >>

Zo vul jij ons aan

Je hebt een dienstverlenende houding én weet tegelijkertijd prioriteiten te stellen, zodat je efficiënt en gestructureerd werkt. Je voelt je verantwoordelijk, werkt nauwkeurig en neemt initiatief. Je houdt het hoofd koel als er iets onverwachts gebeurt en kunt snel schakelen. Je werkt prettig samen met verschillende in- en externe partijen en overziet processen: je ziet de kleine details én wat ze betekenen voor het grotere geheel.

Verder heb je:

• minimaal hbo-niveau
• enkele jaren ervaring in het secretariaat van bijvoorbeeld een bestuur, directie of management
• woensdag beschikbaar als vaste werkdag

• goede digitale vaardigheden (iBabs, Microsoft Teams, Office)
• sterke beheersing van de Nederlandse taal
• uitstekende communicatieve vaardigheden, mondeling én schriftelijk
• ervaring met notuleren en verslaglegging
• een hands-on mentaliteit
• focus op IC-vergaderingen en BMT-overleggen
• het vermogen om vanuit verantwoordingsperspectief te denken

Goed om te weten

• Meer informatie over de sollicitatieprocedure vind je op onze website.
• Een assessment kan onderdeel zijn van de procedure.
• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag nodig.