Managementassistent

Gemeente Den Haag; Den Haag; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Gemeente Den Haag zoekt een managementassistent die drie afdelingshoofden binnen de beleidsafdeling Stadsbeheer ondersteunt. Je bewaakt en coördineert complexe agenda's, bereidt overleggen voor en zorgt voor een strakke opvolging van afspraken.

Daarnaast voer je diverse administratieve werkzaamheden uit, verwerk correspondentie en help bij jaarafsluiting en de ja-ja-sticker. Je werkt nauw samen met MT-leden en collega’s en vervangt waar nodig andere managementondersteuners, waardoor je midden in

Qualifications

• Organisatorisch sterk en nauwkeurig
• Goede communicatieve vaardigheden
• Inzicht in administratieve processen en planning

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's voor drie afdelingshoofden
• Plannen en coördineren van afspraken en voorbereiden van overleggen
• Zorgen voor een duidelijke opvolging van afspraken en actiepunten
• Ondersteunen bij jaarafsluiting en administratieve taken
• Ondersteunen bij personeelszaken zoals inkooporders en ziek- en herstelmeldingen

Job description

Als managementassistent zorg jij ervoor dat drie afdelingshoofden binnen de beleidsafdeling Stadsbeheer hun werk goed en efficiënt kunnen doen. Je houdt overzicht over complexe agenda’s, plant en coördineert afspraken en bereidt overleggen zorgvuldig voor. Daarbij zorg je dat de agenda op orde is, leg je afspraken en actiepunten vast en bewaak je de opvolging. Je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet wat prioriteit heeft wanneer de planning onverwacht verandert.

Daarnaast pak je uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden op voor de afdeling. Denk aan het verwerken van correspondentie, het ondersteunen bij de jaarafsluiting en de administratie rondom de ja-ja-sticker. Ook ondersteun je bij personeelsgerelateerde zaken, zoals inkooporders, ziek- en herstelmeldingen en lief en leed binnen de afdeling. Je werkt nauw samen met de afdelingshoofden, andere MT-leden en collega’s en vervangt waar nodig de andere managementondersteuner. Zo sta je midden in de organisatie en krijg je een brede blik op het werk en de ontwikkelingen binnen Stadsbeheer.