Managementassistent – Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling

1UP Talent; Rotterdam; On-site; EUR 38,000 - 54,000; Full time

Job summary

1UP Talent in Rotterdam zoekt een managementassistent die de afdeling en het afdelingshoofd ondersteunt bij facilitaire en administratieve taken. Je coördineert en verwerkt mailings, plant ruimtes en bewaakt de uitvoering van gemaakte afspraken.

Een belangrijk onderdeel is het voorbereiden en notuleren van vergaderingen en het verzamelen van gegevens. Je bent thuis in digitaal vergaderen met MS Teams en hebt een proactieve, representatieve instelling.

Qualifications

• Verzorgt en organiseert administratieve taken met aandacht voor detail.
• Notuleren en voorbereiden van vergaderingen op professionele wijze.
• Proactieve en representatieve houding bij interne en externe communicatie.

Responsibilities

• Plannen van vergaderingen en overleggen; stukken verspreiden ter voorbereiding.
• Zorg dragen dat agenda’s van teamleiders up-to-date zijn.
• Notuleren bij vergaderingen en opstellen van actielijsten.
• Verzorgen van uitgaande en inkomende correspondentie met zorgprofessionals.
• Coördineren en afhandelen van mailing voor de afdeling.

Skills

Proactieve houding

Representatieve instelling

Tools

MS Teams

Job description

Functieomschrijving

Als managementassistent ondersteun je de afdeling en het afdelingshoofd bij facilitaire en administratieve zaken en verzorg je representatieve activiteiten voor teams en medewerkers. Je coördineert en handelt mailings af, boekt ruimtes en bewaakt de procedurele uitvoering van gemaakte afspraken. Een belangrijk onderdeel van je werk is het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, inclusief het verzamelen van gegevens. Je bent volledig thuis in digitaal vergaderen met MS Teams. Je bepaalt op basis van eigen inzicht de aanpak, prioriteiten en inhoudelijke samenstelling van je werkzaamheden en hebt een proactieve en representatieve instelling.

Belangrijkste taken

• Plannen van vergaderingen en overleggen; verspreiden van stukken ter voorbereiding en organiseren/faciliteren van afdelingsbijeenkomsten
• Zorgen dat de agenda’s van de teamleiders op orde zijn
• Notuleren bij overleggen en vergaderingen en/of opstellen van actielijsten
• Oppakken van administratieve taken
• Verzorgen van uitgaande en inkomende correspondentie, waaronder mailingen aan huisartsen of andere zorgprofessionals
• Coördinatie en afhandeling van mailing ten behoeve van de afdeling