Managementassistent 32 u p/w

BlueTrail; Netherlands; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

BlueTrail ondersteunt twee afdelingsmanagers op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak. Je werkt nauw samen met de managers en de twee secretarissen.

Daarnaast maak je deel uit van het Management Team, waar je een belangrijke ondersteunende rol vervult en bijdraagt aan soepele processen. Je handelt proactief, bewaakt deadlines en zorgt voor tijdige correspondentie, verslaglegging en notuleren.

Responsibilities

• Secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning bieden aan twee afdelingsmanagers.
• Complexe agenda's bijhouden, vergaderingen inplannen en voorbereiden, notuleren en actielijsten opstellen.

Job description

Jouw functie

Je ondersteunt twee afdelingsmanagers op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak. Dit doe je in nauwe samenwerking met de managers en de twee secretarissen. Daarnaast maak je deel uit van het Management Team, waar je een belangrijke ondersteunende rol vervult.

Voor de afdelingsmanagers:

• Houd je de complexe agenda’s op orde, bij het plannen van afspraken weet je te prioriteren;
• Plan je vergaderingen in, meld je eventuele externe bezoekers aan en zet je stukken uit ter voorbereiding van vergaderingen;
• Zorg je, indien nodig, voor verslaglegging en actielijsten van overleggen;
• In goed overleg pak je proactief taken op uit de mailbox van de afdelingsmanager;
• Onderteken je vooraf afgesproken stukken namens de afdelingsmanager;
• Maak je prestatieverklaringen aan voor bestellingen en zorg je ervoor dat, samen met de besteller van de afdeling, de facturen betaald worden;
• Bestel je geschenken;
• Je bespreekt proactief met de afdelingsmanagers en teamleiders de jaarbonnen voor het komende jaar en zorgt voor de aanvraag hiervan.

Voor de afdeling:

• Je faciliteert de ketensessies en zorgt dat alles organisatorisch en technisch goed is geregeld;
• Vraag je inkoopordernummers aan;
• Organiseer je werkbezoeken en bijeenkomsten en boek je hiervoor geschikte locaties en bijbehorende catering.

Voor het secretariaat:

• Zorg je voor een overzicht van locaties die de kwaliteit leveren waar wij naar op zoek zijn;
• Werk je nauw samen met de collega’s binnen het team en vervang je elkaar bij afwezigheid;
• Signaleer je tijdig problemen op gebied van ondersteuning en processen en stel je oplossingen voor binnen het team, waarbij je het overzicht hebt over de teambreed ondersteunende taken;
• Vind je het heerlijk om in contact te zijn met je collega’s en zie je het als een uitdaging om alles op rolletjes te laten lopen;
• Draag je bij aan de resultaten van het team.