Managementassistent

Zone.college (VO); Almelo; On-site; EUR 26,000 - 39,000; Full time

Job summary

Zone.college Almelo zoekt een managementassistent die overzicht, structuur en continuïteit brengt binnen de locatie. Je ondersteunt de locatiedirecteur en het locatiemanagementteam en zorgt dat afspraken, informatie en communicatie goed samenkomen.

Je bereidt LMT-vergaderingen voor en notuleert, bewaakt acties en signaleert behoeften. Je denkt mee, neemt initiatief en werkt mee aan nieuwsbrieven en de website.

Responsibilities

• Het voorbereiden en notuleren van LMT-vergaderingen, inclusief bewaken van acties en uitnodigen van gasten.
• Het voorbereiden en notuleren van HR-overleg, inclusief bewaken van acties en uitnodigen van gasten.
• Het beheren van de agenda van de locatiedirecteur en het bewaken van afspraken en prioriteiten.
• Het verzorgen van communicatie vanuit de locatie, waaronder PR, nieuwsbrieven en het actueel houden van de website.
• Spil zijn in het organiseren van de open dag en groene doedagen.
• Het regelen van attenties voor collega’s en relaties.
• Functioneren als eerste aanspreekpunt voor uiteenlopende praktische en organisatorische vragen op de locatie.
• Schakelen bij wat zich gedurende de dag aandient en zorgen dat praktische en organisatorische zaken worden opgepakt.

Job description

Wat als je niet alleen ondersteunt, maar er ook voor zorgt dat mensen, informatie en afspraken op het juiste moment bij elkaar komen? Bij Zone.college Almelo zijn we volop in ontwikkeling. We kijken steeds opnieuw naar wat onze leerlingen en medewerkersnodig hebben en hoe we ons onderwijs en onze organisatie verder kunnen versterken.

Lijkt jou dat wat? Lees dan verder.

Jouw uitdaging

Wij zoeken een managementassistent die zorgt voor overzicht, structuur en continuïteit binnen de locatie. Jij weet wat er speelt, ziet wat er nodig is en zorgt dat afspraken niet alleen worden gemaakt, maar ook worden opgevolgd. Je zorgt dat het managementgood voorbereid aan tafel zit, dat informatie op het juiste moment beschikbaar is en dat afspraken niet blijven liggen. Je bent de verbindende schakel tussen de locatiedirecteur, het locatiemanagementteam en de organisatie. Je denkt vooruit, stelt de juistevragen en pakt zaken zelfstandig op. Of het nu gaat om een goed voorbereide LMT-vergadering, een heldere nieuwsbrief, een agenda die klopt of een vraag van een collega: jij zorgt dat het geregeld wordt.

Wat ga je doen?

Als managementassistent ben je een belangrijke spil binnen de locatie. Je ondersteunt de locatiedirecteur en het locatiemanagementteam en zorgt ervoor dat afspraken, informatie en communicatie goed samenkomen.

Je houdt overzicht, werkt vooruit en weet wat er speelt. Je zorgt dat vergaderingen goed zijn voorbereid, acties worden opgevolgd en informatie op het juiste moment beschikbaar is. Je bent daarbij niet alleen uitvoerend: je denkt mee, signaleert en neemt initiatief.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• het voorbereiden en notuleren van LMT-vergaderingen, het bewaken van acties, verzamelen van stukken en uitnodigen van gasten;
• het voorbereiden en notuleren van het HR-overleg, het bewaken van acties, verzamelen van stukken en uitnodigen van gasten.
• het beheren van de agenda van de locatiedirecteur en het bewaken van afspraken en prioriteiten;
• het verzorgen van communicatie vanuit de locatie, waaronder PR, nieuwsbrieven en het actueel houden van de website;
• spil in het organiseren van de open dag en groene doedagen;
• het regelen van attenties voor collega’s en relaties;
• fungeren als eerste aanspreekpunt voor uiteenlopende praktische en organisatorische vragen op de locatie;
• schakelen bij wat zich gedurende de dag aandient en ervoor zorgen dat praktische en organisatorische zaken worden opgepakt.

Geen dag is precies hetzelfde. Juist dat maakt deze functie interessant. Je werkt met verschillende mensen, onderwerpen en belangen en weet daarin het overzicht te bewaren.

Je bent onderdeel van de schoolorganisatie en werkt nauw samen met de locatiedirecteur, het locatiemanagementteam, medewerkers en andere collega's binnen Zone.college. Je weet wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer het belangrijk is om af te stemmen.