Managementassistent

Pro Assistance B.V.; Rotterdam; Hybrid; EUR 31,225 - 43,936; Full time

Benefits offered by this job

CAO PO schaal 7

ABP pensioenfonds

Eindejaarsuitkering

428 verlofuren bij fulltime

Job summary

Pro Assistance B.V. zoekt een Management Assistent die het College van Bestuur en het managementteam professioneel ondersteunt op organisatorisch, administratief en secretarieel gebied. Je bewaakt agenda’s, bereidt vergaderingen voor en zorgt voor een vlotte afdeling.

Daarnaast fungeer je als schakel tussen interne en externe relaties, werk je hybride en draag je bij aan een goed georganiseerde en efficiënte werkomgeving met oog voor discreet handelen en servicegerichtheid.

Qualifications

• Een afgeronde mbo opleiding.
• Meer dan 5 jaar soortgelijke ervaring.
• Ervaring in de onderwijsbranche (pré).
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Goede beheersing van MS Office.
• Klant- en servicegerichte houding.
• Gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen.
• Stressbestendig en flexibel in het omgaan met veranderingen.

Responsibilities

• Complex agenda beheer van het College van Bestuur en MT.
• Voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Coördineren van interne en externe communicatie.
• Bestellingen van kantoorartikelen, boeken en catering verzorgen.
• Facilitaire afstemming zoals onderhoud en serviceverzoeken.
• Signaleer knelpunten en draag bij aan efficiënte processen.

Skills

Klantgericht

Servicegericht

Stressbestendig

Flexibiliteit

Education

MBO diploma

Tools

MS Office

Job description

Op zoek naar een management assistent die zich richt op de ondersteuning van het College van Bestuur en het MT.

Functieomschrijving

Binnen een onderwijsorganisatie draait alles om het creëren van optimale omstandigheden waarin leerlingen zich kunnen ontwikkelen. Een professionele en toekomstgerichte ondersteuning van bestuur en management speelt daarin een belangrijke rol. Vanuit het bestuurskantoor wordt het primaire proces – het verzorgen van kwalitatief hoogwaardig onderwijs – optimaal ondersteund.

Als Management Assistent ondersteun je het College van Bestuur en het managementteam op organisatorisch, administratief en secretarieel gebied. Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer, de voorbereiding en ondersteuning van vergaderingen en bijeenkomsten en zorgt ervoor dat processen achter de schermen efficiënt verlopen.

Daarnaast ondersteun je waar nodig collega’s binnen de organisatie en fungeer je als een belangrijke schakel tussen interne en externe relaties. Je werkt nauw samen met een collega-managementassistent, waarbij jullie elkaar aanvullen en vervangen tijdens afwezigheid, maar ieder een eigen aandachtsgebied heeft.

Voor deze functie zoeken wij een Management Assistent die zich primair richt op de ondersteuning van het College van Bestuur en het managementteam. Je hebt daarbij veel contact met zowel interne als externe stakeholders en weet hierin professioneel, servicegericht en discreet te handelen.

Werken binnen het onderwijs betekent bijdragen aan een maatschappelijke organisatie die iedere dag impact maakt. In deze veelzijdige functie krijg je de ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en een belangrijke bijdrage te leveren aan een goed georganiseerde en professionele werkomgeving.

Je werkt voornamelijk op het bestuurskantoor, waar samenwerking, korte lijnen en betrokkenheid centraal staan. Tegelijkertijd biedt de functie ruimte voor flexibiliteit, met de mogelijkheid om één dag per week vanuit huis te werken. Zo combineer je de dynamiek van een kantooromgeving met de voordelen van hybride werken.

• Als Management Assistent ben je verantwoordelijk voor het complex beheren van de agenda’s van het College van Bestuur en het managementteam. Je plant afspraken, bewaakt prioriteiten en zorgt ervoor dat overleggen en bijeenkomsten efficiënt worden georganiseerd. Daarbij draag je zorg voor een tijdige en complete voorbereiding van vergaderingen en zorg je ervoor dat betrokken collega’s de benodigde stukken en informatie aanleveren.
• Daarnaast organiseer je vergaderingen, bijeenkomsten en andere afspraken van A tot Z. Indien gewenst verzorg je de verslaglegging en bewaak je de opvolging van actiepunten. Je bent een belangrijke schakel binnen de organisatie en ondersteunt collega’s bij organisatorische, administratieve en planningsvraagstukken. Dankzij jouw servicegerichte en proactieve houding weten collega's je gemakkelijk te vinden.
• Ook coördineer je inkomende communicatie, bewaak je acties en zorg je ervoor dat vragen en verzoeken bij de juiste personen terechtkomen. Verder verzorg je de bestellingen van onder andere kantoorartikelen, boeken en catering en stem je facilitaire zaken af, zoals onderhouds- en serviceverzoeken.
• Je denkt vooruit, signaleert knelpunten en neemt waar mogelijk werkzaamheden uit handen. Hierdoor kunnen het College van Bestuur en het managementteam zich optimaal richten op hun strategische en bestuurlijke verantwoordelijkheden. Dankzij jouw organisatietalent, nauwkeurigheid en gevoel voor prioriteiten verlopen processen soepel en blijft de ondersteuning van hoog niveau.

Organisatie

Deze onderwijsorganisatie staat voor kwalitatief hoogwaardig onderwijs en de optimale ontwikkeling van kinderen en jongeren. Vanuit een sterke maatschappelijke betrokkenheid werken zij dagelijks aan gelijke kansen, talentontwikkeling en een toekomstbestendige organisatie. Een professionele ondersteuning van bestuur en management is daarbij onmisbaar. Je werkt nauw samen met een collega management assistent. Samen vormen jullie een hecht team, waarbij ieder een eigen aandachtsgebied heeft, maar jullie elkaar ook ondersteunen en vervangen waar nodig. Dankzij jullie inzet verlopen processen soepel.

Wat vraagt onze opdrachtgever?

Je hebt:

• Een afgeronde mbo opleiding
• >5 jaar soortgelijke ervaring
• Ervaring in de onderwijs branche (is een pré)
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
• Goede beheersing van MS Office
• Een positieve en collegiale houding
• Gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen
• Klant- en servicegericht. Je werkt nauwkeurig en houdt overzicht. Je bewaakt de voortgang van werkzaamheden en zorgt dat afspraken worden nagekomen.
• Goed in het oplossen van puzzels en prioriteiten stellen. Complexe agenda's en planningen schrikken jou niet af.
• Collegiaal en tegelijkertijd neem je verantwoordelijkheid voor je eigen werkzaamheden.
• Integer en je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Stressbestendig en flexibel en kunt snel schakelen wanneer dat nodig is.

Wat biedt onze opdrachtgever?

• Een aanstelling voor bepaalde tijd met uitzicht op een vast dienstverband
• Start bij voorkeur 1 september 2026 en anders uiteraard in overleg
• Een passend salaris conform CAO Primair Onderwijs, schaal 7 (min. € 2.798 en max. € 3.937)
• 428 verlofuren op jaarbasis bij fulltime aanstelling
• Deelname aan het ABP-pensioenfonds met uitstekende voorwaarden
• Eindejaarsuitkering, vakantiegeld en andere cao PO-gerelateerde voordelen